Jeśli Twoja praca wymaga kontaktowania się z klientami przez telefon, prawdopodobnie zostawiasz wiele wiadomości głosowych. Ale co dokładnie powiedzieć po sygnale dźwiękowym? Przywołanie wszystkich istotnych informacji, które musisz przekazać, może być denerwujące, w wyniku czego ważne szczegóły zostaną pominięte. Zostaw roztrzepane, improwizowane wiadomości, wymyślając system do pozostawiania wiadomości głosowych. Przechodząc przez szybką listę kontrolną w swojej głowie, możesz upewnić się, że dostarczyłeś wszystkie informacje, których potrzebujesz, aby przekazać odbiorcy i zwiększyć swoje szanse na oddzwonienie.
Kroki
Część 1 z 3: Identyfikowanie się
Krok 1. Użyj odpowiedniego tonu głosu
Gdy tylko zaczniesz nagrywać wiadomość, mów wyraźnym, słyszalnym głosem. Nie mrucz ani nie mów zbyt szybko. Postaraj się brzmieć na zainteresowanego i energicznie, aby przyciągnąć uwagę słuchacza. Nawet jeśli odbiorca Cię nie widzi, Twój ogólny ton zostanie odebrany przez telefon, więc upewnij się, że przekazujesz właściwy.
- Wypowiadaj wszystko, co mówisz. Zły odbiór może zniekształcić Twój głos i spowodować odcięcie. Nawet zwykły głos może zostać zagmatwany przez telefon.
- Jakość Twojego głosu powinna odpowiednio odzwierciedlać sposób rozmowy. Na przykład możesz brzmieć na podekscytowanego, kiedy zostawiasz pocztę głosową, aby pogratulować bratankowi ukończenia szkoły średniej. Jeśli jednak składasz kondolencje żałobnemu przyjacielowi, powinieneś zachować uroczysty i pełen szacunku ton.
Krok 2. Wymień swoje imię
Najpierw podaj odbiorcy swoje imię. W ten sposób osoba, do której dzwonisz, od razu będzie wiedziała, kim jesteś. Proste „to jest (twoje imię)” wystarczy w większości sytuacji lub bardziej wprowadzające „nazywam się (pełne imię)”, jeśli osoba, do której dzwonisz, nie spotkała Cię wcześniej. Przyjaciele i krewni rozpoznają Cię bez potrzeby dalszej identyfikacji. Jeśli jest to rozmowa zawodowa, będą mieli nazwę, którą można powiązać z głosem i wiadomością, co pomoże otworzyć bardziej osobistą linię komunikacji.
- Ten krok wydaje się oczywisty, ale dzwoniący często o nim zapominają, gdy są stawiane na miejscu.
- Jeśli posiadasz tytuł zawodowy lub opis siebie, które mogą okazać się przydatne dla odbiorcy podczas rozmowy kontrolnej, podaj je po swoim imieniu, np. „Nazywam się dr Holdsworth, starszy radiolog w Sacred Heart Medical Center” lub „To jest Gloria Carpenter, jestem matką Chloe ze szkoły”.
Krok 3. Zostaw swój numer telefonu
Wyrecytuj swój numer telefonu zaraz po swoim imieniu. Większość dzwoniących czeka z podaniem swoich danych kontaktowych do końca poczty głosowej, ale jeśli odbiorca nie złapie ich za pierwszym razem, będzie zmuszony ponownie odsłuchać całą wiadomość. Pamiętaj, aby zostawiając swój numer telefonu mówić powoli i wypowiadać słowa, aby był zrozumiały.
- Prostym sposobem na zaoferowanie numeru telefonu na początku wiadomości jest powiedzenie czegoś w stylu „to jest (twoje imię), mój numer to (twój numer telefonu)” lub „nazywam się (imię) dzwoni z (numer)”.
- Pomimo rozpowszechnienia funkcji Caller ID, zawsze zaleca się pozostawienie numeru telefonu na wypadek, gdyby osoba, do której dzwonisz, nie ma zapisanego numeru lub prosisz o oddzwonienie na inny numer wewnętrzny.
Krok 4. Nawiąż połączenie
Słuchając wiadomości głosowych lub wiadomości związanych z biznesem od nieznanych nadawców, ludzie zaczną być podejrzliwi lub bezinteresowni, jeśli nie będą wiedzieć, kim jesteś i dlaczego dzwonisz. Uspokój je, wspominając wspólnego przyjaciela lub referencję, która podała ci swój numer. Ponownie sprawia to, że rozmowa jest bardziej osobista. Poczta głosowa będzie wydawać się mniej inwazyjna i będzie bardziej prawdopodobne, że otrzymasz odpowiedź.
- Spróbuj zrobić krótkie wprowadzenie, które wprowadzi słuchacza, np. „Dostałem twój numer od Pata, który mówi, że jesteś zainteresowany sprzedażą swojej łodzi”.
- Nawet jeśli nie prowadzisz rozmowy biznesowej, nawiązanie połączenia może zwiększyć komfort odbiorcy. „To jest Bob, twój sąsiad z drugiej strony ulicy” jest bardziej przystojny niż „To jest Robert Henderson”.
Wynik
0 / 0
Część 1 Quiz
Jeśli zostawiasz wiadomość dla przyjaciela lub krewnego, jak powinieneś się przedstawić?
Tylko z twoim imieniem.
Dokładnie tak! Jeśli dzwonisz do kogoś, kto dobrze Cię zna, będzie mógł Cię zidentyfikować na podstawie Twojego imienia. Pozostawienie pełnego imienia i nazwiska członkowi rodziny lub przyjacielowi zabrzmi po prostu sztywno i niezręcznie. Czytaj dalej, aby uzyskać kolejne pytanie dotyczące quizu.
Tylko z twoim nazwiskiem.
Spróbuj ponownie! Jeśli nie podasz swojego nazwiska ze znajomymi, dziwne jest przedstawianie się w ten sposób w wiadomości głosowej. Wielu członków Twojej rodziny prawdopodobnie nosi to samo nazwisko, więc nie pomoże im to zidentyfikować Ciebie. Zgadnij jeszcze raz!
Z twoim pełnym imieniem i nazwiskiem.
Nie do końca! Zostaw swoje imię i nazwisko, jeśli zostawiasz wiadomość głosową dla kogoś, kogo nigdy nie spotkałeś. Ale członek rodziny lub przyjaciel nie będzie potrzebował Twojego pełnego imienia i nazwiska, aby Cię zidentyfikować. Zgadnij jeszcze raz!
Właściwie nie musisz podawać swojego imienia komuś, kto dobrze cię zna.
Niekoniecznie! Pamiętaj, że rozmowa przez telefon zniekształca Twój głos. Dlatego nawet osoby, które dobrze Cię znają, mogą nie rozpoznać Twojego głosu przez telefon. Wybierz inną odpowiedź!
Chcesz więcej quizów?
Testuj sam!
Część 2 z 3: Oświadczenie o swojej firmie
Krok 1. Zastanów się wcześniej, co zamierzasz powiedzieć
Miej jasne wyobrażenie o tym, co zamierzasz powiedzieć, zanim zaczniesz opuszczać pocztę głosową. Nie powinno to stanowić większego problemu, jeśli dzwonisz w konkretnym zamiarze, ale usłyszenie sygnału dźwiękowego na drugim końcu i świadomość, że są nagrywane, może spowodować, że wielu dzwoniących będzie puste. Podziel informacje na wypunktowane punkty i uderz w każdy z nich przed rozłączeniem.
- W przypadku wiadomości głosowych, które są szczególnie naglące lub ważne, rozważ wcześniejsze napisanie szorstkiego scenariusza.
- Jeśli złapiesz się na dystans, po prostu skup się na podaniu w kilku słowach swojego imienia, numeru oddzwaniania i powodu dzwonienia.
- Obraz, że wysyłasz wiadomość głosową, aby kontynuować romantyczne zainteresowanie o wczorajszej randce. Umysłowe nakreślenie wiadomości przed jej nagraniem może oznaczać różnicę między wyluzowaniem, spokojem i opanowaniem, a jąkaniem się, nerwowym wrakiem.
Krok 2. Zachowaj krótką wiadomość
Ogranicz swoją wiadomość głosową do 20-30 sekund. Rzadko zdarza się, że poczta głosowa musi być dłuższa. Nie chcesz zanudzać odbiorcy zbyt długim, zawiłym wprowadzeniem lub historią. Bądź zwięzły i rzeczowy. Krótka wiadomość może w rzeczywistości wzbudzić ciekawość i skłonić osobę do oddzwonienia, gdy może nie mieć inaczej.
- Z drugiej strony, jeśli zostawisz wiadomość głosową, która jest zbyt krótka, odbiorca może uznać ją za nieważną i usunąć ją, nawet nie odsłuchując. Jest to szczególnie prawdopodobne, jeśli dzwonisz z numeru spoza listy.
- Celem pozostawienia poczty głosowej jest zmuszenie kogoś do oddzwonienia, a nie wyładowanie wszystkich informacji, którymi zamierzałeś się z nim podzielić podczas rozmowy.
Krok 3. Otwórz z najważniejszymi informacjami
Przejdź do sedna i wyjaśnij, dlaczego dzwonisz. Jeśli tylko dotykasz podstawy, powiedz to; jeśli masz ofertę sprzedaży lub śledzisz transakcję lub potwierdzasz spotkanie, poinformuj o tym odbiorcę. Twój słuchacz szybko straci zainteresowanie i może usunąć wiadomość, jeśli nie poinformujesz go z góry o swoim celu.
- Masz tylko krótki czas, aby przekazać swój punkt widzenia. Jeśli będziesz owijać w bawełnę, Twój słuchacz może zrezygnować z wiadomości, zanim dotrze do jakiejkolwiek istotnej informacji.
- Dużo lepiej jest przekazywać wprost trudne wiadomości, takie jak „tata jest w szpitalu”, i wykorzystać pozostałą część wiadomości do pocieszenia i wyjaśnienia, niż tańczyć wokół tematu i niepokoić słuchacza.
Krok 4. Bądź osobisty i organiczny
Oprzyj się pokusie wślizgnięcia się w sztywno brzmiący „głos telefonu”. Po prostu bądź grzeczny, bądź sobą i mów naturalnie. Ludzie mogą powiedzieć, kiedy ktoś próbuje im coś sprzedać lub odpaść w określony sposób, i znacznie częściej podadzą ci porę dnia, jeśli poczują, że zbliżasz się do nich na równych prawach.
Brzmienie, jakbyś czytał ze scenariusza, sprawi, że słuchacz odniesie wrażenie, że to tylko kolejna rozmowa, którą musisz wykonać
Wynik
0 / 0
Część 2 Quiz
Ile informacji należy podać w poczcie głosowej?
Jak najmniej, np. imię i nazwisko oraz numer.
Nie! Nie staraj się być tajemniczy przez pocztę głosową, zwłaszcza jeśli dzwonisz z numeru spoza listy. Jeśli jesteś zbyt tajemniczy, osoba, do której dzwonisz, może po prostu usunąć Twoją pocztę głosową jako nieistotną. Wybierz inną odpowiedź!
Wystarczy, żeby wyjaśnić, dlaczego powinni do ciebie oddzwonić.
Prawidłowy! Bądź zwięzły, ale podaj osobie, do której dzwonisz, wystarczająco dużo informacji, aby wiedzieć, dlaczego dzwonisz. Bardziej prawdopodobne jest, że oddzwonią, jeśli nie będziesz ani zbyt powstrzymywany, ani zbyt rozmowny. Czytaj dalej, aby uzyskać kolejne pytanie dotyczące quizu.
Wszystkie informacje, które dałbyś, gdyby odebrali telefon.
Nie dokładnie! Wiadomości głosowe nie zastępują pełnych rozmów. Jeśli porozmawiasz dłużej niż 20 lub 30 sekund, osoba, do której zadzwoniłeś, prawdopodobnie się znudzi lub zirytuje i prawdopodobnie nie oddzwoni. Wybierz inną odpowiedź!
Chcesz więcej quizów?
Testuj sam!
Część 3 z 3: Wylogowanie
Krok 1. Zadaj konkretne pytanie lub prośbę
Kończąc wiadomość, sprecyzuj, dlaczego chcesz, aby odbiorca do Ciebie oddzwonił. Zadaj im precyzyjne pytanie lub złóż prośbę, która zmotywuje ich do odebrania telefonu. Jeśli po odsłuchaniu Twojej poczty głosowej poczują się zdezorientowani lub niepewni co do Twoich zamiarów, oznacza to, że nie wykonała swojej pracy.
- Wypróbuj wyrażenia takie jak „daj mi znać, jak podobał Ci się przepis, który Ci wysłałem” lub „Chcę poznać Twoje pomysły dotyczące tej propozycji”.
- Ludzie są bardziej zmotywowani do nawiązania kontaktu, gdy wybierzesz ich z prośbą, niż gdy powiesz „oddzwoń do mnie”.
Krok 2. Podaj ponownie swoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe
Zakończ swoją wiadomość jeszcze raz, podając słuchaczowi swoje imię i nazwisko oraz numer telefonu. Powtórz swój numer telefonu dwa razy, aby nie było szansy, że pomyli się cyfra lub go nie zapisze. Pamiętaj również o podaniu wszelkich szczegółów, które mogą być pomocne, gdy odbiorca oddzwoni, na przykład kiedy będziesz, a kiedy nie będziesz dostępny oraz o której godzinie najlepiej zadzwonić.
- Przeliterowanie numeru telefonu więcej niż dwa razy po zakończeniu połączenia jest przesadą i może być nawet zinterpretowane jako niegrzeczne.
- Możesz również przeliterować swoje nazwisko, jeśli osoba dzwoniąca nigdy wcześniej Cię nie spotkała.
- Nie musisz się martwić o ten krok, jeśli Twoja wiadomość jest zwyczajna dla znajomego lub krewnego.
Krok 3. Unikaj długich zakończeń
Kiedy nadejdzie czas, aby się rozłączyć, nie marnuj czasu ani nie przedłużaj niepotrzebnie wiadomości. O ile nie jest to osobista rozmowa z ukochaną osobą, nie ma potrzeby życzyć komuś cudownego dnia. Uwaga odbiorcy będzie słabnąć, im dłużej trwa poczta głosowa, więc staraj się nie tracić koncentracji na końcu. Podziękuj im za poświęcony czas i pozostaw im kolejną fazę komunikacji.
- Przyjazne zamknięcia, takie jak „Nie mogę się doczekać wiadomości od Ciebie”, są cieplejsze i dlatego bardziej skuteczne niż ogólne, komercyjne, takie jak „miłego dnia”.
- Nie rekapituluj ani nie streszczaj swojego przesłania na końcu. Jeśli odbiorca musi ponownie usłyszeć jakiś szczegół, może odtworzyć go później.
Wynik
0 / 0
Część 3 Quiz
Ile razy należy powiedzieć swój numer telefonu na końcu wiadomości głosowej?
Brak, zakładając, że powiedziałeś to na początku wiadomości.
Nie do końca! Tak, powinieneś podać swój numer na początku wiadomości głosowej. Ale nawet wtedy jest szansa, że osoba przeoczyła to za pierwszym razem, więc dobrze jest powtórzyć to na końcu wiadomości. Kliknij inną odpowiedź, aby znaleźć właściwą…
Pewnego razu
Blisko! Wypowiedzenie swojego numeru raz na końcu wiadomości jest zdecydowanie lepsze niż nie wypowiadanie go w ogóle. Ale najlepiej byłoby powtórzyć to więcej niż raz, aby upewnić się, że dana osoba to dostanie. Wybierz inną odpowiedź!
Dwa razy
Tak! Na samym końcu wiadomości powtórz swój numer dwa razy. To idealna liczba, aby upewnić się, że dana osoba słyszy ją poprawnie, nie będąc nachalną lub niegrzeczną. Czytaj dalej, aby uzyskać kolejne pytanie dotyczące quizu.
Trzy razy
Prawie! Nie musisz trzykrotnie podawać swojego numeru na końcu poczty głosowej. Osoba, do której dzwonisz, otrzyma Twój numer z mniejszą liczbą powtórzeń. Co gorsza, powtórzenie tego trzy razy lub więcej może być niegrzeczne. Wypróbuj inną odpowiedź…
Chcesz więcej quizów?
Testuj sam!
Wideo - Korzystając z tej usługi, niektóre informacje mogą być udostępniane YouTube
Porady
- Pomyśl o tym, kiedy dostałeś wiadomości głosowe, które sprawiły, że pomyślałeś „czego ta osoba chce?” Pozostaw rodzaj poczty głosowej, którą chcesz otrzymywać.
- Podaj swój adres e-mail lub inną metodę kontaktu oprócz numeru telefonu, gdy jest to istotne dla interakcji z odbiorcą.
- Uśmiechnij się! Przechodzi, nawet przez telefon.
- Pamiętaj, aby wspomnieć o dacie, jeśli udostępniasz ważne informacje.
- Jeśli dzwonisz na drażliwy temat, ogranicz informacje zawarte w poczcie głosowej na wypadek, gdyby ktoś ją podsłuchał.
- W razie nagłego wypadku lub klęski żywiołowej użyj wychodzącej wiadomości głosowej, aby dać innym znać, że wszystko w porządku.
Ostrzeżenia
- Jeśli próbujesz nakłonić kogoś do oddzwonienia, nie wspominaj o wcześniejszych nieudanych próbach połączenia. Może to sprawić, że będziesz wyglądać na zirytowanego, a oni będą mniej komfortowi, gdy będą mieli do czynienia z tobą.
- W sytuacjach zawodowych zawsze powinieneś zostawić wiadomość głosową, jeśli osoba, do której dzwonisz, nie odpowiada. Widząc wiele nieodebranych połączeń bez wiadomości głosowych, podważa znaczenie Twojej firmy.
