Większość ludzi napisała niezliczoną ilość e-maili i zastanawiała się, dlaczego muszą długo czekać na odpowiedź. Nadanie e-mailowi poczucia pilności jest proste, ale musisz starannie dobierać słowa. Polegaj na słowach, w których liczy się czas, wzywając czytelnika do natychmiastowego działania. Jeśli zachowasz zwięzły i spójny ton wiadomości e-mail, możesz sprawić, by każdy e-mail brzmiał pilnie.
Kroki
Część 1 z 3: Tworzenie wiersza tematu
Krok 1. Odwołaj się do odbiorcy w swoim temacie
Jeśli zwrócisz się bezpośrednio do drugiej osoby, Twój e-mail będzie się bardziej wyróżniał. Możesz to zrobić, wymieniając imię osoby lub używając słów „ty” i „twój”. Te słowa są bezpośrednie, konwersacyjne i zachęcają odbiorcę do otwarcia e-maila.
- Na przykład zacznij wiersz tematu od frazy „Hej Bill!” lub „Zadzwoniłeś już?”
- Jeśli nie znasz nazwiska osoby, możesz odwołać się do danych osobowych, takich jak lokalizacja odbiorcy. Na przykład powiedz „Najlepsze restauracje w Twoim mieście”.
Krok 2. W temacie użyj pilnego języka
Ważne jest, aby jak najszybciej przekazać pilność. Zachęć czytelnika do kliknięcia e-maila, dołączając wezwanie do działania lub odniesienie do niedoboru. Te taktyki sugerują, że czytelnik musi działać od razu, aby skorzystać z wiadomości e-mail.
- Na przykład użyj słów i wyrażeń, takich jak „Pospiesz się!” lub „Pozostały 24 godziny”, aby zadzwonić do czytelnika, aby działał teraz.
- Podpowiedz, że coś jest ograniczone, na przykład mówiąc: „Ten przedmiot znika z półek”.
Krok 3. Podpowiedz, co znajduje się w wiadomości e-mail
Kontynuuj pilne słowo z wyraźnym obrazem tego, czego czytelnik powinien oczekiwać w wiadomości e-mail. Użyj słów zorientowanych na działanie, aby zasugerować, jak czytelnik powinien zareagować. Upewnij się, że wiersz tematu jest jasny i zwięzły, aby tytuł nie był mylący.
- Na przykład możesz powiedzieć coś w stylu „Pospiesz się! To wyprzedaż.
- Możesz również wyjaśnić e-mail za pomocą liczb. Na przykład powiedz „5 sposobów na obniżenie rachunku za prąd”.
Krok 4. Zadaj czytelnikowi pytanie o alternatywny sposób zaangażowania
Pytanie może być świetnym sposobem na wskazanie, co znajduje się w wiadomości e-mail. Pytanie musi być istotne dla czytelnika. Powinien odnosić się do pilnego wydarzenia lub tematu, który czytelnik musi znać, zachęcając go do natychmiastowego przeczytania wiadomości e-mail.
- Na przykład możesz powiedzieć coś w stylu „Ostatnia szansa – czy już zamówiłeś bilety?”
- Innym przykładem jest: „Jak możesz być dzisiaj bardziej produktywny?”
Część 2 z 3: Struktura tekstu e-maila
Krok 1. Poprowadź rozwiązanie istotnego problemu
W tekście wyjaśnij, dlaczego wysyłasz e-mail. Pokaż czytelnikowi, dlaczego ten e-mail jest tak pilny i dlaczego powinien jak najszybciej na niego odpowiedzieć. Bądź jak najbardziej konkretny, aby zasugerować, co druga osoba czerpie z czytania Twojego e-maila.
- Na przykład możesz powiedzieć: „Zmęczony chodzeniem w znoszonych butach? W naszej wyprzedaży znajdziesz markowe buty w najniższych cenach.”
- Możesz napisać: „Zadzwoń do klienta już dziś, aby dotrzymać terminu”.
Krok 2. Opisz cel wiadomości e-mail w zwięzłych zdaniach
Unikaj tworzenia pilnych e-maili długich i mylących. Ogranicz się do kilku krótkich zdań lub akapitów. Przekaż swoją wiadomość w sposób łatwy do zrozumienia i poprawny gramatycznie.
- Aby uniknąć zbyt długiej wiadomości, spróbuj sporządzić listę najważniejszych punktów, które musisz zrobić.
- Wiele firm dołącza obraz do wiadomości e-mail. Reklama sprzedażowa skutecznie wyjaśnia cel wiadomości e-mail.
Krok 3. Użyj delikatnego i niekonfrontacyjnego tonu
Próbując brzmieć pilnie, możesz wyjść na natrętny lub onieśmielający. Unikaj wymagania, aby czytelnik zwrócił uwagę i odpowiedział, ponieważ to często przynosi odwrotny skutek. Zamiast tego połącz słowa związane z czasem z sugestiami działań, które czytelnik powinien podjąć.
- Na przykład powiedz: „W samolocie pozostało 5 miejsc. Zadzwoń już dziś, aby zarezerwować miejsce.
- Aby nie brzmieć onieśmielająco, bądź trochę niebezpośredni. Na przykład powiedzmy: „Kradzież tożsamości wzrasta o 5% każdego roku, co sprawia, że ochrona danych osobowych jest ważniejsza niż kiedykolwiek”.
Krok 4. Na końcu umieść wezwanie do działania
Użyj ostatniego zdania swojego e-maila, aby poprowadzić czytelnika w kierunku działania, które chcesz, aby wykonał. To musi być konkretne, więc dołącz wszelkie informacje, których potrzebują, aby odpowiedzieć na Twój e-mail. Może to być przycisk do naciśnięcia, link do strony internetowej lub numer telefonu.
- Na przykład, jeśli chcesz, aby ktoś zadzwonił, powiedz „Proszę, zadzwoń do mnie dzisiaj” i uzupełnij swój numer telefonu.
- Podaj dokładny link do witryny. Jeśli chcesz, aby dana osoba zobaczyła konkretny produkt, umieść link do strony produktu, a nie do całej witryny.
- Jeśli chcesz skierować kogoś do fizycznej lokalizacji, warto podać wskazówki, mapy i inne odniesienia.
Część 3 z 3: Ulepszanie wiadomości e-mail
Krok 1. Użyj adresu e-mail, który jest łatwy do rozpoznania
Wiele osób najpierw widzi adres e-mail, a jeśli nie jest rozpoznawalny, mogą go pominąć. Upewnij się, że Twój adres e-mail sugeruje, czego druga osoba może się spodziewać w wiadomości e-mail. Spersonalizuj swój adres e-mail, aby Twój e-mail był bardziej widoczny.
- Na przykład użyj swojego imienia i nazwiska. E-mail powinien wyglądać mniej więcej tak: „Jan Kowalski, wikiHow” lub „[email protected]”.
- Unikaj używania losowych liczb i symboli, ponieważ nie jest to profesjonalne i sprawia, że Twój e-mail wygląda jak spam.
Krok 2. Ustal termin odpowiedzi na e-mail
Aby zabrzmieć pilnie, sprawiaj wrażenie, że czytelnik musi działać teraz. Nawet jeśli nie masz określonego terminu, udawaj, że taki jest. Upewnij się, że odwołujesz się do tego terminu tak często, jak to możliwe w całej wiadomości e-mail.
- Na przykład możesz powiedzieć „Ta umowa kończy się jutro”.
- Jeśli nie masz określonego terminu, spróbuj powiedzieć „Proszę odpowiedzieć do wtorku” lub „Będę wdzięczny za odpowiedź do 17:00”.
Krok 3. Ponownie przeczytaj wiadomość e-mail, aby upewnić się, że ma spójny cel
Wszystkie informacje zawarte w e-mailu powinny dotyczyć celu wysłania go. Ten cel należy podkreślić w temacie iw całym tekście. Każdy szczegół musi prowadzić do tego celu, mówiąc czytelnikowi, co musi wiedzieć, aby działać. Edytuj wszelkie szczegóły, które nie pasują, ponieważ umniejszają one pilny ton.
- Jeśli sprzedajesz produkt, uwzględniłbyś cechy produktu i największe korzyści. Długie historie lub drobne szczegóły mogą rozpraszać.
- Na przykład, jeśli kontaktujesz się z klientem, możesz mu powiedzieć: „Zaoszczędź 20%, robiąc zakupy w mojej nowej witrynie”.
- Pomyśl, co dana osoba powinna wiedzieć. Jeśli już się z kimś skontaktowałeś, nie musisz powtarzać tego, co powiedziałeś wcześniej.
Krok 4. Unikaj pisania wielkimi literami lub skrótów
Dobre techniki pisania i zmysł gramatyczny znacznie ułatwiają zrozumienie wiadomości e-mail. Unikaj używania wielu wykrzykników lub niepotrzebnych wielkich liter. Używaj odpowiedniego języka i okazuj szacunek.
- Unikaj skróconych słów, takich jak „u”, „ur”, „plz” i emoji.
- Wiele wykrzykników, wielkich liter lub cyfr może również aktywować filtr antyspamowy, co oznacza, że Twój e-mail może w ogóle nie zostać wyświetlony.
Porady
- Zachowaj spójność i możliwość działania wiadomości e-mail od tematu do ostatniego zdania.
- Upewnij się, że e-mail koncentruje się na tym, co chcesz wyrazić. Usuń wszystko, co jest sprzeczne z Twoją wiadomością.
- Zawsze czytaj i edytuj swój e-mail przed wysłaniem. Często znajdziesz miejsca, które muszą być bardziej zwięzłe i pilne.
