Jak napisać e-mail (ze zdjęciami)

2024 Autor: Gilbert Ryder | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-16 17:39

Pisanie wiadomości e-mail jest dość proste, ale istnieje ogólny format, o którym należy pamiętać. Należy również pamiętać o różnicach między nieformalnymi i formalnymi wiadomościami e-mail. Oto, co musisz wiedzieć.

Jak napisać najlepszy pokaz slajdów e-maili

Kroki

Część 1 z 5: Podstawowe wiadomości e-mail

Krok 1. Skonfiguruj adres e-mail

Jeśli nie masz jeszcze adresu e-mail, przed kontynuowaniem musisz zarejestrować się u dostawcy poczty e-mail. Na szczęście istnieje wielu bezpłatnych internetowych dostawców poczty e-mail, z którymi można bezpłatnie uzyskać bezpłatny adres e-mail. Niektóre z najpopularniejszych to:

Gmail
Hotmail
Poczta Yahoo

Krok 2. Kliknij „Utwórz” lub „Nowy

Zanim będziesz mógł napisać wiadomość e-mail, musisz otworzyć nową, pustą wiadomość, aby wpisać wiadomość e-mail. Dokładna metoda różni się w zależności od używanej usługi, ale zwykle u góry strony znajduje się przycisk z etykietę, taką jak „Utwórz”, „Nowa” lub „Nowa wiadomość”.

Jeśli nie masz pewności, jak utworzyć nową wiadomość, sprawdź strony pomocy swojej usługi poczty e-mail, aby dowiedzieć się więcej na ten temat bardziej szczegółowo

Krok 3. Wymień adresy e-mail odbiorców

Nie musisz podawać własnego adresu e-mail, ale musisz podać adres e-mail osoby lub osób, do których zamierzasz wysłać wiadomość e-mail.

Spacja często wystarcza do oddzielenia wielu adresów e-mail, ale niektóre usługi wymagają oddzielenia wielu adresów przecinkiem lub inną formą interpunkcji. W takim przypadku instrukcje te powinny być określone przez konkretnego dostawcę poczty e-mail.
Wpisz adres e-mail głównego odbiorcy lub odbiorców w polu „Do:”. Główny odbiorca zwykle odnosi się do każdego, do kogo wiadomość e-mail jest bezpośrednio przeznaczona lub adresowana w treści wiadomości e-mail.
Wpisz inne adresy e-mail w polu „CC:”. To jest pole „kopia”. Odbiorca powinien być wymieniony w polu „CC:”, jeśli wiadomość e-mail nie wspomina o nim bezpośrednio, ale odnosi się do czegoś, o czym osoba powinna być świadoma.
Użyj pola „BCC:”, aby ukryć adresy e-mail. Jeśli nie chcesz, aby odbiorcy wiadomości e-mail widzieli listę adresów e-mail, na które trafiła wiadomość, powinieneś wpisać te adresy e-mail w polu „ukryta kopia”.

Krok 4. Dołącz temat informacyjny

Każda usługa e-mail pozwoli Ci wpisać temat lub tytuł wiadomości e-mail w polu „Temat”.

Temat powinien być zwięzły, ale powinien również dać odbiorcy pewne pojęcie o tym, o czym jest e-mail.
- Na przykład zwykły e-mail do przyjaciela może po prostu powiedzieć „Co się dzieje?” Jeśli jednak wysyłasz wiadomość e-mail z pytaniem o zadanie, wiersz tematu może brzmieć mniej więcej w stylu „Praca domowa z matematyki”.
- Podobnie pytanie do promotora lub profesora może być oznaczone wierszem tematu, takim jak „Pytanie” lub „Pytanie o…”, po którym następuje krótka etykieta opisująca dany temat.
Pamiętaj, że wiadomość bez tematu pojawi się w skrzynce odbiorczej odbiorcy z etykietą „(brak tematu)”.

Krok 5. Napisz treść swojego e-maila

Treść wiadomości e-mail powinna być napisana w dużym polu tekstowym poniżej wiersza tematu.

Treść każdego e-maila powinna zazwyczaj zawierać zwrot grzecznościowy, wiadomość i zakończenie.
Wiadomość e-mail jest szybka, dlatego zazwyczaj należy utrzymywać wiadomość dość krótką.

Krok 6. Naciśnij przycisk „Wyślij”

Po wpisaniu wiadomości e-mail przejrzyj ją, aby sprawdzić, czy nie ma błędów ortograficznych lub gramatycznych oraz czy wiadomość wyraźnie odnosi się do sprawy, którą chciałeś poruszyć. Jeśli wiadomość e-mail jest gotowa, naciśnij przycisk „Wyślij” w polu wiadomości, aby wysłać ją do wymienionych odbiorców.

Część 2 z 5: Pisanie przyjaznego e-maila

Krok 1. Dowiedz się, kiedy przyjazny e-mail jest odpowiedni

Przyjazne e-maile powinny być zarezerwowane dla bliskich, w tym przyjaciół, rodziny i romantycznych partnerów. Jeśli wiadomość ma charakter swobodny i wysyłasz ją do kogoś, z kim jesteś na nieformalnych warunkach, możesz wysłać przyjaznego e-maila.

Jedyny przypadek, w którym nie wysłałbyś przyjacielskiego e-maila do rodziny lub przyjaciela, to wysłanie grupowego e-maila o charakterze oficjalnym, na przykład prośby o darowizny lub reklamę sprzedaży. Ponieważ te e-maile będą prawdopodobnie wysyłane do osób, z którymi nie jesteś w luźnych stosunkach, musisz skierować e-mail do nich

Krok 2. Utrzymuj luźny temat

Linia tematu nie jest absolutnie niezbędna, ale nadal dobrym pomysłem jest dołączenie tematu. Niech będzie zwięzła, słodka i rzeczowa.

Jeśli piszesz tylko wiadomość e-mail, aby porozmawiać ze znajomym, możesz dołączyć humorystyczny temat lub tak prosty, jak „Długo się nie widzieliśmy!”
Jeśli piszesz w jakimś celu, wspomnij, jaki jest ten cel. Na przykład, jeśli zdecydujesz się napisać e-maila o wycieczce grupowej, oznacz e-maila tematem, który wyraźnie wspomina o wycieczce.

Krok 3. Rozważ zwrócenie się do odbiorcy po imieniu

W przypadku przyjaznej wiadomości e-mail nie jest to bezwzględnie konieczne, ale nadal jest to uprzejmy sposób na rozpoczęcie treści wiadomości.

Twoje pozdrowienie może być tak proste, jak podanie imienia osoby:

Bob,
Możesz też dołączyć przyjazne powitanie o tej nazwie:
- "Hej Bob!"
- "Cześć Bob,"
- „Poranny Bob!”

Krok 4. Pisz jasno, ale nie rób tego w swobodnym języku

Treść wiadomości powinna być łatwa do zrozumienia, ale ton powinien być nieformalny i konwersacyjny.

Przeczytaj e-mail i zadaj sobie pytanie, czy treść e-maila brzmi jak sposób, w jaki mówisz osobiście. Jeśli tak, to masz dobry ton na przyjazny e-mail.
Używaj skurczów. Skurcze nie są częścią formalnego pisania, ale są powszechną częścią codziennej rozmowy, dzięki czemu nadają się do przyjaznego e-maila.
Zapraszam do używania slangu. W razie potrzeby możesz użyć slangu internetowego: „thx” zamiast „thank”, „4” zamiast „for”, „l8r” zamiast „later” itp.
W razie potrzeby używaj również emotikonów.:)

Krok 5. Rozważ podpisanie swojego nazwiska

Podobnie jak zwroty grzecznościowe, zamknięcie lub podpis nie są bezwzględnie konieczne w przypadku przyjaznej wiadomości e-mail, ale może to być dobry sposób na zakończenie wiadomości.

Twoje zamknięcie może być tak proste, jak imię i nazwisko:
- „Jen”
- „-Jen”
Możesz również zwiększyć swoją kreatywność podczas zamykania:
- "Później! Jen"
- „Ten e-mail ulegnie samozniszczeniu za 3…2…1…”

Część 3 z 5: Pisanie oficjalnego e-maila

Krok 1. Zrozum, kiedy formalne e-maile są konieczne

Powinieneś użyć formalnego e-maila, gdy piszesz do kogoś, z kim nie jesteś w swobodnych stosunkach. Obejmuje to między innymi przełożonych, współpracowników, klientów i klientów, instruktorów oraz urzędników społecznych lub politycznych.

Pamiętaj, że może się okazać, że ścisłe formalne e-maile nie są konieczne w przypadku kogoś, kto należy do jednej z tych kategorii, gdy nawiążesz z tą osobą relację roboczą. Kiedy „formalny” e-mail staje się zbyt sztywny, powinieneś napisać „półformalny” e-mail.
- Ton twojej wiadomości może być nieco bardziej konwersacyjny, ale powinieneś trzymać się z dala od internetowego slangu.
- Nadal powinieneś dołączyć swój podpis, ale może nie być konieczne podanie wszystkich informacji kontaktowych pod swoim imieniem i nazwiskiem.

Krok 2. Dołącz temat informacyjny

Temat powinien być krótki, ale dokładny. Przejdź od razu do sprawy.

Przykład:
- „Pytanie do wypracowania” (podczas pisania e-maila do profesora z prośbą o szczegóły dotyczące zadania wypracowania)
- „Aplikacja o ogłoszenie o pracę” (przy wysyłaniu wiadomości e-mail w odpowiedzi na ogłoszenie o pracę)
- „Problem z częścią #00000” (podczas wpisywania wiadomości e-mail, aby poprosić o obsługę klienta lub zgłosić problem techniczny)

Krok 3. Wpisz formalne pozdrowienie

Formalne pozdrowienie powinno zawierać słowo „Kochanie”, po którym następuje imię adresata. Użyj nazwiska odbiorcy i odpowiedniego tytułu, a zwrot grzecznościowy wykonaj dwukropkiem.

Przykład:
- "Szanowny Pan Smith:"
- "Droga Pani Jones:"
- „Drogi doktorze Evans:”

Krok 4. Upewnij się, że treść wiadomości e-mail jest zwięzła i dokładna

Ogranicz treść wiadomości e-mail do kilku akapitów, które bezpośrednio odnoszą się do tematu wiadomości e-mail. Używaj języka formalnego i upewnij się, że Twoja pisownia i gramatyka są poprawne.

Unikaj używania skurczów.
Nie używaj slangu internetowego ani emotikonów.

Krok 5. Dołącz odpowiednie zamknięcie

Najczęstszym zamknięciem jest „Z poważaniem”, ale jest też kilka innych, które również mogą działać. Zachowaj grzeczność zamykającą i zakończ ją przecinkiem.

Inne możliwe zamknięcia to:
- Pozdrowienia
- Z poważaniem
- Z wyrazami szacunku
- Dziękuję Ci
- Wszystkiego najlepszego

Krok 6. W razie potrzeby podaj informacje kontaktowe w swoim podpisie

Podaj swoje imię i nazwisko pod zamknięciem wiadomości e-mail. Pod swoim imieniem i nazwiskiem możesz podać swój oficjalny tytuł i wszelkie przydatne informacje kontaktowe.

Twój tytuł, jeśli go posiadasz, powinien zawierać stanowisko oraz nazwę firmy lub instytucji, której jesteś częścią.
Podaj co najmniej swój numer telefonu, numer faksu i adres e-mail. Możesz również podać swój adres pocztowy i adres URL witryny.

Część 4 z 5: Określone typy przyjaznych e-maili

Krok 1. Napisz e-mail do znajomego, który się wyprowadził.

Jeśli przyjaciel, krewny lub ukochana osoba przeprowadziła się niedawno do nowej lokalizacji, napisz e-maila, aby się zameldować, pytając, jak poszła przeprowadzka, jak wygląda nowa okolica i tak dalej.

Krok 2. Wyślij przyjaznego e-maila do znajomego, który nigdy nie podał Ci adresu e-mail

Jeśli masz adres e-mail zwykłego znajomego od osoby trzeciej, ważne jest, abyś użył swojego adresu e-mail, aby sprawdzić, czy adres jest poprawny i szybko wyjaśnić, kim jesteś.

Krok 3. Dowiedz się, jak napisać e-mail do faceta.

Jeśli jesteś dziewczyną, która pisze e-maila do faceta po raz pierwszy, możesz czuć się trochę zdenerwowany. Jest to szczególnie ważne, jeśli facet, do którego piszesz, jest potencjalnym materiałem na zmiażdżenie. Spróbuj napisać e-mail, który wydaje się swobodny, ale inteligentny i skomponowany.

Chociaż jest to dość ryzykowne posunięcie, możesz również użyć poczty e-mail, aby powiedzieć facetowi, że go lubisz

Krok 4. Dowiedz się, jak napisać e-mail do dziewczyny.

Jeśli jesteś facetem, który pisze e-maila do dziewczyny po raz pierwszy, zadanie może wydawać się dość trudne. Zachowaj spokój i napisz wiadomość, która jest zarówno luźna, jak i dobrze ułożona.

Krok 5. Skomponuj zalotnego e-maila

Jeśli chcesz być słodki i zabawny z odbiorcą wiadomości e-mail, użyj tego samego języka, którego użyłbyś do flirtowania z tą osobą w rzeczywistości. Przydają się również emotikony oraz „uściski i pocałunki” (xoxo).

Podobnie, napisz zalotnego e-maila do kogoś na portalu randkowym. Jednak w przypadku takiego e-maila musisz być zarówno zalotny, jak i pouczający, aby odbiorca miał dobre pojęcie o tym, kim jesteś

Krok 6. Napisz e-mail miłosny

W erze cyfrowej miłosny e-mail może być traktowany jako odpowiednik miłosnego listu. Jeśli twój romantyczny partner jest daleko i chcesz wysłać krótką notatkę wyrażającą twoją miłość, e-mail jest najszybszym sposobem, aby to zrobić.

Część 5 z 5: Określone typy formalnych wiadomości e-mail

Krok 1. Aplikuj o pracę przez e-mail

Wysyłając swoje CV i podanie o pracę pocztą elektroniczną, musisz wyjaśnić, o jaką pracę się ubiegasz, dlaczego jej chcesz i jakie masz kwalifikacje, które sprawiają, że dobrze nadajesz się do tej pracy. Powinieneś również dołączyć swoje CV jako załącznik.

Podobnie możesz również napisać maila aplikującego na staż. Opisz, jakiego rodzaju stażu szukasz i w jaki sposób pomoże Ci osiągnąć cele zawodowe. Podaj również powody, dla których powinieneś zostać wybrany na staż.
Wyślij e-mail uzupełniający, jeśli nie otrzymałeś jeszcze odpowiedzi na temat stanowiska, na które aplikowałeś.

Krok 2. Dowiedz się, jak napisać e-mail do swojego profesora

Wysyłanie e-maila do profesora może wydawać się onieśmielające, ale nie jest trudniejsze niż jakikolwiek inny formalny e-mail. Twój profesor jest prawdopodobnie osobą zajętą, więc postaraj się, aby pytania były jak najbardziej zwięzłe.

Jeśli twój profesor zna cię wystarczająco dobrze, możesz również wysłać e-mail do profesora, prosząc o list polecający

Krok 3. Napisz list z zapytaniem przez e-mail

List z zapytaniem to list z pytaniem redaktora, czy rozważy przyjęcie pracy pisemnej do rozpatrzenia publikacji. Musisz opisać daną pracę na tyle dobrze, aby dać redaktorowi dobre pojęcie o czym jest.

Krok 4. Skorzystaj z poczty e-mail, aby skontaktować się z działem kadr

Jeśli masz obawy związane z zasobami ludzkimi dotyczące swojej firmy, najszybszym sposobem na rozwiązanie tego problemu jest wysłanie e-maila do odpowiednich osób w dziale HR. Upewnij się, że e-mail wyraźnie dotyczy problemu.