Ta wikiHow uczy, jak zautomatyzować raportowanie danych w programie Microsoft Excel. W przypadku danych zewnętrznych to wikiHow nauczy Cię, jak wysyłać zapytania i tworzyć raporty z dowolnego zewnętrznego źródła danych (MySQL, Postgres, Oracle itp.) z poziomu arkusza roboczego za pomocą wtyczek programu Excel, które łączą arkusz roboczy z zewnętrznymi źródłami danych.
W przypadku danych już przechowywanych w arkuszu Excel, użyjemy makr do tworzenia raportów i eksportowania ich w różnych typach plików za pomocą jednego klawisza. Na szczęście Excel ma wbudowany rejestrator kroków, co oznacza, że nie będziesz musiał samodzielnie kodować makr.
Kroki
Metoda 1 z 2: dla danych już w programie Excel
Krok 1. Jeśli dane, których dotyczy raport, są już przechowywane, aktualizowane i utrzymywane w programie Excel, możesz zautomatyzować przepływy pracy związane z raportowaniem za pomocą makr
Makra to wbudowana funkcja, która pozwala zautomatyzować złożone i powtarzalne zadania.
Krok 2. Otwórz Excel
Kliknij dwukrotnie (lub kliknij, jeśli korzystasz z komputera Mac) ikonę aplikacji Excel, która przypomina biały „X” na zielonym tle, a następnie kliknij Pusty skoroszyt na stronie szablonów.
- Na komputerze Mac może być konieczne kliknięcie Plik a następnie kliknij Nowy pusty skoroszyt w wynikowym menu rozwijanym.
- Jeśli masz już raport programu Excel, który chcesz zautomatyzować, kliknij dwukrotnie plik raportu, aby otworzyć go w programie Excel.
Krok 3. W razie potrzeby wprowadź dane arkusza kalkulacyjnego
Jeśli nie dodałeś etykiet i numerów kolumn, dla których chcesz zautomatyzować wyniki, zrób to przed kontynuowaniem.
Krok 4. Włącz kartę Deweloper
Domyślnie Deweloper karta nie pojawia się u góry okna programu Excel. Możesz go włączyć, wykonując następujące czynności w zależności od systemu operacyjnego:
- Okna - kliknij Plik, Kliknij Opcje, Kliknij Dostosuj wstążkę po lewej stronie okna zaznacz pole „Programista” w prawym dolnym rogu okna (być może najpierw będziesz musiał przewinąć w dół) i kliknij ok.
- Mac - kliknij Przewyższać, Kliknij Preferencje…, Kliknij Wstążka i pasek narzędzi, zaznacz pole „Programista” na liście „Główne karty” i kliknij Zapisać.
Krok 5. Kliknij Deweloper
Ta karta powinna teraz znajdować się u góry okna programu Excel. Spowoduje to wyświetlenie paska narzędzi u góry okna programu Excel.
Krok 6. Kliknij opcję Nagraj makro
Jest na pasku narzędzi. Pojawi się wyskakujące okienko.
Krok 7. Wprowadź nazwę makra
W polu tekstowym „Nazwa makra” wpisz nazwę makra. Pomoże to później zidentyfikować makro.
Na przykład, jeśli tworzysz makro, które utworzy wykres z dostępnych danych, możesz nazwać je „Wykres1” lub podobnie
Krok 8. Utwórz kombinację klawiszy skrótu dla makra
Naciśnij klawisz ⇧ Shift wraz z innym klawiszem (np. klawiszem T), aby utworzyć skrót klawiaturowy. To jest to, czego użyjesz do późniejszego uruchomienia makra.
Na komputerze Mac kombinacja klawiszy skrótu będzie miała postać ⌥ Option + ⌘ Command i twój klawisz (np. ⌥ Option + ⌘ Command + T)
Krok 9. Zapisz makro w bieżącym dokumencie Excel
Kliknij menu rozwijane „Przechowuj makro w”, a następnie kliknij Ten skoroszyt aby upewnić się, że makro będzie dostępne dla każdego, kto otworzy skoroszyt.
Będziesz musiał zapisać plik Excel w specjalnym formacie, aby makro zostało zapisane
Krok 10. Kliknij OK
Jest na dole okna. Spowoduje to zapisanie ustawień makr i przejście do trybu nagrywania. Wszelkie kroki, które podejmiesz od teraz do momentu zatrzymania nagrywania, zostaną nagrane.
Krok 11. Wykonaj kroki, które chcesz zautomatyzować
Excel będzie śledzić każde kliknięcie, naciśnięcie klawisza i opcję formatowania, którą wprowadzisz, i doda je do listy makra.
- Na przykład, aby wybrać dane i utworzyć z nich wykres, możesz podświetlić swoje dane, kliknij Wstawić u góry okna programu Excel kliknij typ wykresu, kliknij format wykresu, którego chcesz użyć, i edytuj wykres zgodnie z potrzebami.
- Jeśli chcesz użyć makra do dodania wartości z komórek A1 Poprzez A12, należy kliknąć pustą komórkę, wpisać =SUMA(A1:A12) i nacisnąć ↵ Enter.
Krok 12. Kliknij Zatrzymaj nagrywanie
To jest w Deweloper pasek narzędzi karty. Spowoduje to zatrzymanie nagrywania i zapisanie wszelkich kroków wykonanych podczas nagrywania jako indywidualne makro.
Krok 13. Zapisz arkusz Excela jako plik z obsługą makr
Kliknij Plik, Kliknij Zapisz jakoi zmień format pliku na xlsm zamiast xls. Następnie możesz wprowadzić nazwę pliku, wybrać lokalizację pliku i kliknąć Zapisać.
Jeśli tego nie zrobisz, makro nie zostanie zapisane jako część arkusza kalkulacyjnego, co oznacza, że inne osoby na różnych komputerach nie będą mogły używać Twojego makra, jeśli wyślesz im skoroszyt
Krok 14. Uruchom swoje makro
Aby to zrobić, naciśnij kombinację klawiszy utworzoną jako część makra. Powinieneś zobaczyć, jak Twój arkusz kalkulacyjny zautomatyzuje się zgodnie z krokami Twojego makra.
Możesz także uruchomić makro, klikając Makra w Deweloper wybierz nazwę makra i kliknij Biegać.
Metoda 2 z 2: W przypadku danych zewnętrznych (MySQL, Postgres, Oracle itp.)
Krok 1. Pobierz wtyczkę Kloudio Excel z Microsoft AppSource
Umożliwi to utworzenie trwałego połączenia między zewnętrzną bazą danych lub źródłem danych a skoroszytem. Ta wtyczka działa również z Arkuszami Google.
Krok 2. Utwórz połączenie między arkuszem roboczym a zewnętrznym źródłem danych, klikając przycisk + w portalu Kloudio
Wpisz szczegóły swojej bazy danych (typ bazy danych, poświadczenia) i wybierz dowolne opcje bezpieczeństwa/szyfrowania, jeśli pracujesz z danymi poufnymi lub firmowymi.
Krok 3. Po utworzeniu połączenia między arkuszem roboczym a bazą danych będziesz mógł wykonywać zapytania i tworzyć raporty na podstawie danych zewnętrznych bez opuszczania programu Excel
Twórz własne raporty z portalu Kloudio, a następnie wybierz je z rozwijanego menu w programie Excel. Następnie możesz zastosować dodatkowe filtry i wybrać częstotliwość odświeżania raportu (dzięki czemu arkusz kalkulacyjny sprzedaży może być aktualizowany automatycznie co tydzień, dzień, a nawet godzinę).
Krok 4. Ponadto możesz również wprowadzić dane do połączonego arkusza i zlecić aktualizację zewnętrznego źródła danych
Utwórz szablon przesyłania z portalu Kloudio, a będziesz mógł ręcznie lub automatycznie przesłać zmiany w arkuszu kalkulacyjnym do zewnętrznego źródła danych.
Wideo - Korzystając z tej usługi, niektóre informacje mogą być udostępniane YouTube
Porady
- Pobieraj wtyczki Excel tylko z Microsoft AppSource, chyba że ufasz dostawcy zewnętrznemu.
- Makr można używać do wszystkiego, od prostych zadań (np. dodawanie wartości lub tworzenie wykresu) po złożone (np. obliczanie wartości komórki, tworzenie wykresu z wyników, oznaczanie wykresu etykietami i drukowanie wyniku).
- Podczas otwierania arkusza kalkulacyjnego z dołączonym makrem może być konieczne kliknięcie Włącz zawartość na żółtym banerze u góry okna, zanim będzie można użyć makra.
Ostrzeżenia
- Makra mogą być wykorzystywane złośliwie (np. do usuwania plików na komputerze). Nie uruchamiaj makr z niewiarygodnych źródeł.
- Makra realizują dosłownie każdy krok, który wykonasz podczas nagrywania. Upewnij się, że przypadkowo nie wprowadzisz nieprawidłowej wartości, nie otworzysz programu, którego nie chcesz używać, ani nie usuniesz pliku.
