Jeśli nie znasz się zbyt dobrze na programie Microsoft Excel, może się wydawać, że jest to onieśmielający program. Na szczęście łatwo jest zacząć. Możesz wpisywać dane, kopiować i wklejać je z innych dokumentów oraz formatować za pomocą kilku kliknięć. Przy odrobinie praktyki będziesz w stanie szybko wprowadzać, edytować i zarządzać danymi w programie Microsoft Excel.
Kroki
Część 1 z 3: Wprowadzanie i wybieranie danych
Krok 1. Uruchom Microsoft Excel
Program Excel można zlokalizować, klikając menu „Start”, wybierając „Wszystkie programy”, wybierając „Microsoft Office”, a następnie wybierając „Microsoft Excel”. Program Excel jest dostarczany z pakietem produktów Microsoft Office, które zazwyczaj są dostarczane z komputerami i notebookami z systemem Windows.
Użytkownicy komputerów Mac, którzy kupili program Excel dla komputerów Mac, znajdą program znajdujący się w ich Docku lub wśród, otwierając „Finder”, a następnie wybierając „Aplikacje”
Krok 2. Otwórz arkusz kalkulacyjny
Po otwarciu programu Excel może automatycznie pojawić się pusty „skoroszyt”. W przeciwnym razie zobaczysz „Galerię szablonów”, z której możesz wybrać nowy pusty skoroszyt lub specjalnie sformatowany szablon.
Zawsze możesz otworzyć nowy arkusz kalkulacyjny podczas pracy nad innym skoroszytem w programie Excel. Po prostu kliknij „Plik” na pasku menu i wybierz opcję „Nowy skoroszyt”
Krok 3. Wprowadź dane do żądanych komórek
Możesz wpisywać liczby, słowa, równania, formuły lub funkcje w dowolnej komórce po zaznaczeniu i kliknięciu na nią.
- Gdy skończysz z daną komórką, naciśnij ↵ Enter lub Tab ↹, aby automatycznie przejść do następnej komórki w poziomie.
- Możesz także utworzyć nowy wiersz w komórce, w którym chcesz dodać więcej tekstu. Po prostu wpisz „Przełamanie wiersza”, naciskając Alt+↵ Enter.
Krok 4. Utwórz nagłówki dla swoich kolumn
Wprowadź tekst w wierszu 1, aby utworzyć nagłówki kolumn dla swoich danych. Na przykład wpisz „Nazwa” w komórce A1 i „Data” w komórce B1 i pozwól im służyć jako nagłówki kolumn do śledzenia nazwy i informacji o dacie.
Krok 5. Utwórz zsekwencjonowaną serię danych
Excel może uczyć się wzorców leżących u podstaw danych, a następnie wypełniać dane na podstawie tych wzorców, aby zaoszczędzić czas i energię. Zacznij od ustalenia wzorca w kolejnych komórkach (np. wpisując „styczeń” w jednej komórce i „luty” w następnej). Następnie wybierz wypełnione komórki i kliknij i przeciągnij prawy dolny róg wybranego prostokąta, aby rozszerzyć wzór o nowe komórki. Excel automatycznie rozpozna ustalony wzór i wypełni kolejne komórki słowami „marzec”, „kwiecień” i tak dalej.
Excel potrafi rozpoznać wiele typowych wzorców, takich jak dni tygodnia, równomiernie rozmieszczone daty, kolejne liczby i wiele innych
Krok 6. Wybierz zakres komórek
Aby wybrać zakres komórek za pomocą myszy (w celu sformatowania lub edycji większych ilości danych), po prostu kliknij początek lub koniec zakresu danych i przeciągnij kursor w żądanym kierunku, aby podświetlić odpowiedni tekst. Poniżej wymieniono również szereg pomocnych skrótów klawiaturowych.
- Naciśnięcie klawisza Ctrl i spacji rozszerza zaznaczenie w całej kolumnie, w której znajduje się oryginalna komórka.
- Naciśnięcie klawisza ⇧ Shift i spacji rozszerza zaznaczenie w wierszu, w którym znajduje się oryginalna komórka.
- Naciśnięcie Ctrl+⇧ Shift i spacji lub Ctrl+A zaznaczy cały arkusz.
Krok 7. Wstaw wiersze
Zacznij od kliknięcia numeru wiersza (spowoduje to zaznaczenie całego wiersza). Wybierz wiersz, powyżej którego chcesz umieścić nowy wiersz. Kliknij prawym przyciskiem myszy (Control+klik na Macu) i wybierz „Wstaw” z wyświetlonego menu.
- Ta funkcja jest również dostępna z zakładki „Strona główna”, wybierając „Wstaw” z „Komórki”, a następnie „Wstaw wiersze arkusza”.
- Wstawianie wielu wierszy wymaga zaznaczenia wielu wierszy powyżej miejsca, w którym chcesz umieścić nowe wiersze. Po prostu wybierz tę samą liczbę wierszy, które chcesz wstawić poniżej.
Krok 8. Wstaw kolumny
Zacznij od kliknięcia litery kolumny (spowoduje to zaznaczenie całej kolumny). Wybierz kolumnę, od której chcesz, aby po lewej stronie znajdowała się nowa kolumna. Kliknij prawym przyciskiem myszy (Control+klik na Macu) i wybierz „Wstaw” z wyświetlonego menu.
- Ta funkcja jest również dostępna z zakładki „Strona główna”, wybierając „Wstaw” z „Komórki”, a następnie „Wstaw wiersze arkusza”.
- Wstawianie wielu kolumn wymaga wybrania wielu kolumn na prawo od miejsca, w którym chcesz umieścić nowe kolumny. Po prostu wybierz tę samą liczbę kolumn, które chcesz wstawić po lewej stronie.
Część 2 z 3: Edycja danych
Krok 1. Skopiuj jedną lub więcej komórek
Po wybraniu komórek, które chcesz skopiować, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz „Kopiuj” z menu, które się pojawi. Alternatywnie naciśnij Ctrl + C (lub ⌘ Command + C dla użytkowników komputerów Mac). Spowoduje to dodanie wybranych danych do schowka.
Krok 2. Wytnij jedną lub więcej komórek
Po wybraniu komórek, które chcesz wyciąć, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz "Wytnij" z menu, które się pojawi. Alternatywnie naciśnij Ctrl + X (lub ⌘ Command + X dla użytkowników komputerów Mac). Spowoduje to dodanie wybranych danych do schowka.
Krok 3. Wklej jedną lub więcej komórek
Po wybraniu komórek, do których chcesz wkleić swoje dane, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz „Wklej” z menu, które się pojawi. Alternatywnie naciśnij Ctrl + V (lub ⌘ Command + V dla użytkowników komputerów Mac). Spowoduje to wklejenie zawartości skopiowanych lub wyciętych komórek.
Jeśli Twoja komórka zawiera formułę, „Wklej” wklei formułę, a nie obliczoną wartość formuły. Aby „Wklej” wartości komórek, użyj „Wklej specjalnie”
Krok 4. Wklej wartości komórek zamiast formuł
Rozpocznij od wybrania opcji „Edytuj” na karcie „Strona główna” i kliknięcia „Wklej specjalnie”. Wybierz „Wartości” z listy atrybutów do wklejenia.
W zależności od wersji programu Excel inne opcje w „Wklej specjalnie” mogą obejmować „Komentarze” (komentarze tekstowe, które można dodać do poszczególnych komórek), „Formaty” (wszystkie opcje formatowania tekstu) lub „Wszystko”, aby wkleić wszystko w pewnego razu
Krok 5. Usuń zawartość komórki
Po prostu wybierz komórki, z których chcesz usunąć tekst i naciśnij Del lub kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz "Usuń" z menu, które się pojawi.
Krok 6. Przenieś komórki, wiersze lub kolumny
Zaznacz wybrane komórki i aktywuj „wskaźnik ruchu” (występujący jako cztery strzałki kierunkowe dla użytkowników Windows lub jako ikona dłoni dla użytkowników Mac). Przeciągnij do preferowanej lokalizacji, aby zastąpić istniejące tam dane komórkami, które zdecydowałeś się przenieść
Krok 7. Użyj formuły
Program Excel używa „formuł” do wykonywania obliczeń w komórce i może odwoływać się do innych komórek w ramach tego obliczenia. Kliknij komórkę, w której chcesz wprowadzić formułę, a następnie zacznij od wpisania „=”. Teraz wpisz wzór matematyczny i kliknij „Enter”. Excel wyświetli wyniki (nie samą formułę).
Możesz również dowiedzieć się więcej o tym, jak wpisywać formuły w programie Microsoft Excel
Krok 8. Wartości referencyjne z innych komórek
Formuły mogą odwoływać się do innych komórek i ich wartości. Podczas wpisywania formuły po prostu kliknij pojedynczą komórkę lub zakres komórek, a program Excel automatycznie wstawi nazwę komórki (np. B2, D5) do formuły. Teraz twoja formuła odwołuje się do tej konkretnej komórki i będzie stale pobierać z niej wartość. Jeśli wartość w komórce, do której istnieje odwołanie, ulegnie zmianie, wyniki formuły również ulegną zmianie.
Możesz także odwoływać się do wartości z innych arkuszy. Rozpocznij od wybrania komórki, w której chcesz odwołać się do wartości, wpisz „=” w pasku formuły, a następnie wpisz żądaną formułę bezpośrednio po „=”. Po wpisaniu formuły po prostu kliknij kartę arkusza, który chcesz chcesz się odwołać, a następnie wybierz żądany zakres danych, który chcesz wprowadzić do formuły
Krok 9. Śledź swoje zmiany
Możesz śledzić zmiany, wybierając „Narzędzia” na pasku menu, a następnie klikając „Śledź zmiany”. Na koniec wybierz „Wyróżnij zmiany”.
Jeśli ta opcja jest niedostępna, jesteś w formacie tylko do odczytu. W sekcji „Śledź zmiany” zaznacz opcję obok „Śledź zmiany podczas edycji. Spowoduje to również udostępnienie skoroszytu”. Po wybraniu tej opcji możesz wprowadzać zmiany i wyświetlać te zmiany, wybierając tę opcję ponownie i zaznaczając pole obok „Wyróżnij zmiany”
Krok 10. Dodaj komentarze
Może to być przydatny sposób omawiania zmian wprowadzonych w arkuszu kalkulacyjnym programu Excel. Zacznij od wybrania komórek, które chcesz skomentować. Następnie wybierz „Wstaw” z paska menu i kliknij „Wstaw komentarz” z menu, które się pojawi. W wybranej lokalizacji pojawi się pole tekstowe, w którym możesz zostawić komentarz.
Krok 11. Zapisz zmiany
Wybierz „Plik” z paska menu i kliknij „Zapisz”. Następnie wybierz przycisk listy rozwijanej „Zapisz w” i wybierz preferowany folder. Jeśli spróbujesz zamknąć program Excel przed zapisaniem ostatnich zmian, pojawi się okno dialogowe z pytaniem, czy chcesz zapisać zmiany. Możesz kliknąć „Zapisz” lub „Nie zapisuj”, w zależności od swoich preferencji.
Część 3 z 3: Formatowanie danych
Krok 1. Wyświetl wstążkę „Format”
Upewnij się, że wstążka „Format” jest widoczna, aby można było łatwo i szybko uzyskać dostęp do różnych opcji formatowania. Po prostu kliknij strzałkę skierowaną w dół po prawej stronie wstążki „Format”, aby ją rozwinąć. Umożliwi to dostosowanie stylu i rozmiaru czcionki, a także uczynienie tekstu kursywą, pogrubieniem lub podkreśleniem. Daje również dostęp do kilku funkcji omówionych w krokach formatowania opisanych poniżej.
Kliknięcie prawym przyciskiem myszy komórki lub grupy komórek powoduje również wyświetlenie opcji formatowania. Po kliknięciu komórki (komórek) prawym przyciskiem myszy wybierz „Formatuj komórki”. Zapewni to szereg opcji dotyczących Numeru (stylu), Wyrównania, Czcionki, Obramowania, Wzorów i Ochrony
Krok 2. Zawiń swój tekst
Spowoduje to, że tekst zawinie się i pozostanie widoczny w komórce, zamiast zanikać i zasłaniać następną komórkę. Zacznij od podświetlenia komórek, które chcesz dostosować. Następnie w zakładce „Strona główna” spójrz na grupę przycisków „Wyrównanie” i wybierz opcję „Zawijaj tekst”.
Możesz również dostosować tekst, aby pasował do komórek, dzięki czemu kolumny i wiersze automatycznie dostosowują swoją szerokość lub wysokość (odpowiednio) w celu dostosowania do zawartości komórki. Na karcie „Strona główna” spójrz na grupę przycisków „Komórki” i kliknij „Formatuj”. Z menu „Format” wybierz „Rozmiar komórki” i kliknij „Autodopasowanie szerokości kolumny” lub „Autodopasowanie wysokości wiersza”
Krok 3. Wyrównaj tekst
Spowoduje to wyrównanie tekstu w lewej, prawej lub środkowej części komórek. Zacznij od podświetlenia komórek, które chcesz dostosować. Następnie w zakładce „Strona główna” wybierz odpowiednie wyrównanie. Zobaczysz trzy przyciski z liniami zorientowanymi tak, aby pokazać stronę komórki (komórek), od której zaczyna się tekst.
Krok 4. Zmień numeryczny styl danych
Na pasku narzędzi „Format” znajdziesz kilka podstawowych stylów numerowania. Po prostu wybierz komórki, które chcesz sformatować, a następnie kliknij odpowiedni styl numeryczny znajdujący się na pasku narzędzi. Aby uzyskać dostęp do dodatkowych stylów, kliknij prawym przyciskiem myszy wybrane komórki, kliknij „Formatuj komórki”, a następnie wybierz kartę „Liczba”. Zobaczysz różne opcje w sekcji „Kategoria”.
Krok 5. Zmień kolor tekstu
Wybierz komórki, dla których chcesz dostosować kolor tekstu. Następnie na pasku narzędzi „Format” kliknij strzałkę skierowaną w dół obok „Kolor czcionki”. Jest to opcja, która wygląda jak litera „A” z kolorową linią pod nią. Kliknięcie w strzałkę wyświetla menu z różnymi opcjami kolorystycznymi.
Krok 6. Zmień kolor tła
Wybierz komórki, dla których chcesz dostosować kolor tła. Następnie na pasku narzędzi „Format” kliknij strzałkę skierowaną w dół obok „Kolor wypełnienia”. Jest to opcja, która wygląda jak puszka z farbą listową z kolorową linią pod nią. Kliknięcie w strzałkę wyświetla menu z różnymi opcjami kolorystycznymi.
Porady
- Naciśnięcie Ctrl+⇧ Shift i odpowiedniej strzałki kierunkowej rozszerza zaznaczenie do ostatniej wypełnionej komórki w tej samej kolumnie lub wierszu, co oryginalna komórka.
- Naciśnięcie Ctrl+⇧ Shift+⇱ Home rozszerza zaznaczenie na sam początek arkusza.
- Naciśnięcie Ctrl+⇧ Shift+⇟ PgDn rozszerza zaznaczenie przez bieżący arkusz i następny arkusz po nim.
- Naciśnięcie Ctrl+⇧ Shift+⇞ PgUp rozszerza zaznaczenie przez bieżący arkusz i poprzedni arkusz poprzedzający.
- Możesz także ręcznie dostosować szerokość kolumn i wysokość komórek. Po prostu kliknij linię oddzielającą dwie komórki i przytrzymaj ją, aż pojawią się dwie przeciwstawne strzałki. Następnie przeciągnij te strzałki w preferowanym kierunku, aby zmniejszyć lub rozwinąć wiersz lub kolumnę.
- Możesz także utworzyć formatowanie warunkowe dla określonych komórek (lub kategorii komórek). W zakładce „Strona główna” wybierz „Formatowanie warunkowe” z grupy przycisków „Style”.
