Ten wikiHow nauczy Cię, jak wykonać korespondencję seryjną w Microsoft Office lub OpenOffice.org. Korespondencja seryjna to bardzo wygodna funkcja, która pozwala automatycznie spersonalizować dokument dla każdego adresata, do którego jest wysyłany. Dzięki temu nie musisz indywidualnie zmieniać dokumentu dla każdego odbiorcy. To ogromna oszczędność czasu i jest naprawdę łatwa do zrobienia! Poniższe kroki przeprowadzą Cię krok po kroku przez cały proces.
Kroki
Metoda 1 z 3: Przygotowanie
Krok 1. Zbuduj plik danych
Może to być plik arkusza kalkulacyjnego, plik bazy danych, a nawet dokument tekstowy z odpowiednim formatowaniem. Najczęściej używane są pliki arkuszy kalkulacyjnych; w tym przewodniku założono, że używasz arkusza kalkulacyjnego.
-
Twój plik danych powinien zawierać wszystkie informacje, które będą musiały zmienić się z kopii na kopię. Na przykład, jeśli piszesz list, plik danych będzie zawierał nazwiska i prawdopodobnie adresy wszystkich, do których zamierzasz wysłać list.
Umieść jedną informację w każdej komórce wzdłuż linii, tak aby każdy rodzaj informacji (imię, nazwisko, honoryfikat itd.) znajdował się w osobnej kolumnie
-
Twórz rozsądne nazwy kolumn. Korespondencja seryjna odczytuje dane w kolumnach. Zakłada, że pierwszy wpis w każdej kolumnie informacji jest ogólną nazwą tego typu informacji, więc używaj nazw, które mają dla Ciebie sens.
Na przykład rozpocznij kolumnę imion, wpisując „imię”, a następnie umieść wszystkie imiona poniżej. Gdy zostaniesz zapytany, które pole wstawić do swojego listu, zobaczysz opcję „imię” i zapamiętasz, co zawiera ta kolumna
- Użytkownicy pakietu Microsoft Office, którzy również używają programu Outlook do obsługi poczty e-mail, mogą w razie potrzeby użyć książki adresowej programu Outlook jako pliku danych.
Krok 2. Zapisz plik danych
Zapisz go w miejscu, w którym możesz go łatwo znaleźć, i nazwij go czymś, co łatwo zapamiętasz.
Krok 3. Napisz swój główny dokument
To jest dokument, do którego będziesz wstawiać informacje. Na przykład, jeśli piszesz list seryjny, głównym dokumentem jest list. Każdy element, który zostanie wypełniony przez korespondencję seryjną (na przykład imiona i nazwiska), powinien na razie pozostać pusty.
Metoda 2 z 3: Korespondencja seryjna w MS Office
Krok 1. Otwórz okienko zadań korespondencji seryjnej
W dokumencie głównym kliknij okienko, aby je otworzyć. Jeśli go nie widzisz, otwórz menu Narzędzia i wybierz z listy opcję Korespondencja seryjna.
Krok 2. Odpowiedz na pytania MS Office
Narzędzie do korespondencji seryjnej w pakiecie Office zawiera kilka kroków zaprojektowanych, aby ułatwić Ci życie dzięki sprytniejszemu i dokładniejszemu scalaniu plików.
- Zacznij od powiedzenia, jaki rodzaj dokumentu piszesz. Kliknij najlepsze dopasowanie, a następnie kliknij Dalej.
- Powiedz, jakiego „dokumentu początkowego” (dokumentu podstawowego) chcesz użyć. Jeśli wykonałeś te kroki, powinieneś być w stanie wybrać „użyj tego dokumentu”. Kliknij Następny.
Krok 3. Wybierz plik do scalenia
To jest plik danych, który utworzyłeś wcześniej. Wybierz odpowiedni przycisk radiowy i kliknij Dalej, aby wyszukać plik i połączyć go z głównym dokumentem.
Jeśli wolisz używać książki adresowej programu Outlook, kliknij tę opcję
Krok 4. Wybierz dane, których chcesz użyć
Office umożliwia zaznaczanie lub odznaczanie wierszy informacji według własnego uznania. Pozwala to wybrać, które elementy informacji w pliku danych chcesz scalić z dokumentem podstawowym, dzięki czemu plik danych będzie z czasem bardziej użyteczny, gdy będziesz go używać do różnych rzeczy. Gdy jesteś zadowolony, kliknij Dalej.
Dane można sortować, klikając nagłówki każdej kolumny. Może to być przydatne, jeśli chcesz szybko przeszukać wiele informacji
Krok 5. Wstaw pola danych
Na następnej stronie okienka zadań zostaniesz poproszony o napisanie dokumentu, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, i zostaniesz zaprezentowany z szeregiem opcji wstawiania danych z pliku do dokumentu.
-
Wstaw pole danych, umieszczając kursor w miejscu, w którym pole zostanie umieszczone, a następnie klikając odpowiedni przycisk w okienku zadań, aby je tam wstawić.
Możesz usunąć źle umieszczone lub zduplikowane pola danych, naciskając klawisz Delete, tak samo jak zwykłą literę lub cyfrę
-
Wstępnie ustawione opcje zmieniają się nieznacznie w zależności od rodzaju dokumentu, o którym poinformowałeś Office, że piszesz. Biuro dokłada wszelkich starań, aby z podanych przez Ciebie danych wpisać odpowiednie informacje. Na przykład, jeśli piszesz list firmowy, możesz zobaczyć opcję wstawienia bloku adresu, który zawiera imię i nazwisko każdego adresata oraz pełny adres, uporządkowane w kilku wierszach.
- Niektóre z gotowych opcji otworzą dodatkowe okna, w których możesz wpisać odpowiednie informacje. Wszystkie są mniej lub bardziej proste i łatwe do zrozumienia.
- Jeśli używasz ustawienia wstępnego i wydaje się, że nie możesz znaleźć właściwych informacji, kliknij przycisk „Dopasuj pola”, aby nauczyć program, które nazwy pól odpowiadają jego standardowym nazwom. Na przykład możesz pokazać, że powinien użyć kategorii "Nazwisko rodziny" w twoim pliku danych, aby wypełnić dane "Nazwisko" w bloku adresowym.
- Aby użyć własnych pól, kliknij „więcej opcji”. Będziesz mógł zobaczyć nazwy nadawane każdej kolumnie i używać ich zamiast nich.
Krok 6. Sprawdź swoje listy
Korespondencja seryjna nie wyświetli określonych informacji w polach, które stosujesz do dokumentu podstawowego, dopóki go nie wydrukujesz, ale pakiet Office oferuje funkcję podglądu, która umożliwia sprawdzenie i upewnienie się, że informacje są wyświetlane prawidłowo zgodnie ze sposobem umieszczenia pola w dokumencie. Możesz go używać, dopóki nie będziesz zadowolony, że wszystko jest w porządku.
Krok 7. Zakończ scalanie
Ostatni ekran okienka zadań korespondencji seryjnej informuje, że wszystko jest na swoim miejscu i jest gotowe do wydrukowania dokumentów. W każdym drukowanym dokumencie pojawi się jeden zestaw informacji, a program wydrukuje tyle kopii, ile jest zestawów informacji.
Jeśli chcesz wprowadzić indywidualne zmiany do określonych liter, możesz to również zrobić z tego ekranu okienka zadań, klikając najpierw "edytuj poszczególne litery"
Metoda 3 z 3: Korespondencja seryjna w OpenOffice.org
Krok 1. Utwórz bazę danych
W OpenOffice.org plik bazy danych jest zawsze wymagany do korespondencji seryjnej; jednak nadal możesz najpierw utworzyć swoje dane w arkuszu kalkulacyjnym.
- W dokumencie głównym otwórz menu Plik i wybierz utworzenie nowego pliku bazy danych.
- W wyświetlonym oknie wybierz opcję „połącz z istniejącą bazą danych”. Z menu rozwijanego wybierz „arkusz kalkulacyjny”, a następnie kliknij Dalej.
- Na następnym ekranie skieruj OpenOffice.org do pliku arkusza kalkulacyjnego, którego chcesz użyć. Możesz wybrać, czy baza danych ma być chroniona hasłem, zaznaczając pole pod lokalizacją pliku. Kliknij Dalej, gdy będziesz gotowy.
-
Na tym ekranie zdecyduj, czy chcesz zarejestrować bazę danych w celu późniejszego łatwiejszego dostępu, i zdecyduj, czy chcesz teraz otworzyć plik bazy danych, aby go edytować. (Prawdopodobnie nie będziesz musiał, jeśli właśnie utworzyłeś plik arkusza kalkulacyjnego.) Kliknij Zakończ, aby zapisać bazę danych.
Pamiętaj, aby nadać bazie danych nazwę, którą łatwo zapamiętasz
Krok 2. Wstaw swoje pola
Teraz, gdy połączyłeś swoje informacje z bazą danych zrozumiałą dla OpenOffice.org, łatwo jest użyć tej bazy danych do scalania poczty, o ile wiesz, gdzie szukać.
- Z menu Wstaw wybierz „pola”, a następnie „inne…” z podmenu. Alternatywnie możesz wpisać control-F2.
- W wyświetlonym oknie kliknij zakładkę „baza danych”.
-
Kliknij przycisk Przeglądaj w prawej dolnej części okna i znajdź właśnie utworzony plik bazy danych.
Po wybraniu bazy danych pojawi się ona na liście zatytułowanej „Wybór bazy danych” po prawej stronie okna
- Z listy „typ” po lewej stronie okna wybierz „pola korespondencji seryjnej”.
- Kliknij + obok bazy danych, a pod nią powinien pojawić się plik arkusza kalkulacyjnego. Kliknij + obok że, a zobaczysz nazwy pól wybrane podczas tworzenia arkusza kalkulacyjnego.
-
Wybierz dowolne pole, które chcesz wstawić, i kliknij Wstaw, aby umieścić pole w głównym dokumencie.
- Pamiętaj, aby umieścić kursor w miejscu, w którym chcesz wstawić pole przed wstawieniem, lub będziesz musiał wyciąć i wkleić, aby przesunąć go we właściwą pozycję.
- Podobnie jak w pakiecie Office, pola tekstowe są traktowane jak znaki alfanumeryczne w dokumencie podstawowym. Możesz je przenosić za pomocą spacji i usuwać za pomocą klawisza usuwania.
Krok 3. Zakończ scalanie
Dokładnie sprawdź każde pole pod kątem prawidłowego umieszczenia. Kiedy będziesz gotowy, wydrukuj swój główny dokument. Korespondencja seryjna wydrukuje jedną kopię dla każdego zestawu wpisów w pliku scalonym z dokumentem.
Porady
- Programy do przetwarzania tekstu często mają szablony, których można używać do tworzenia dokumentów podstawowych.
- Pamiętaj, aby podzielić pola na możliwie najbardziej szczegółowe terminy. Na przykład możesz użyć tytułu grzecznościowego (pan, pani, pani), imienia i nazwiska. To trzy pola na nazwy, więc użyj trzech oddzielnych kolumn z jednym typem pola w każdej kolumnie.
