Ta wikiHow uczy, jak utworzyć arkusz kalkulacyjny adresu w LibreOffice Calc do użycia w korespondencji seryjnej LibreOffice Writer. Po utworzeniu arkusza kalkulacyjnego i zapisaniu go w odpowiednim formacie musisz połączyć go z programem Writer, zanim zaczniesz oznaczać pola w dokumencie etykietami. Na szczęście LibreOffice Writer jest wyposażony w narzędzie do szybkiego tworzenia bazy danych, które sprawia, że proces ten jest bułką z masłem.
Kroki
Część 1 z 3: Tworzenie arkusza kalkulacyjnego
Krok 1. Otwórz LibreOffice Calc
Znajdziesz go w menu Start systemu Windows lub w folderze Aplikacje na komputerze Mac. Calc to aplikacja do obsługi arkuszy kalkulacyjnych bardzo podobna do programu Microsoft Excel i Arkuszy Google.
Krok 2. Oznacz nagłówki kolumn
Użyj odpowiednich tytułów nagłówków, takich jak Nazwa, Adres, Stan i Kod pocztowy itp. Etykiety te powinny znajdować się w oddzielnych komórkach w pierwszym wierszu arkusza kalkulacyjnego.
- Pomocne może być oznaczenie każdej kolumny, aby uzyskać jak najmniejszą możliwą ilość informacji. Na przykład zamiast pojedynczej kolumny o nazwie Adres możesz użyć adresu StreetAddress, State i Zip. Zamiast jednej kolumny dla imienia, możesz zrobić Imię i Nazwisko.
- Rzeczywiste kolumny nagłówka powinny być spersonalizowane do Twoich potrzeb.
Krok 3. Wypełnij kolumny danymi do scalenia
Każdy wiersz powinien zawierać dane dla jednego kontaktu. Po wprowadzeniu pierwszego kontaktu w pierwszym dostępnym wierszu wprowadź następny kontakt w następnym wierszu i tak dalej.
Nie musisz używać żadnego specjalnego formatowania ani stylów (takich jak pogrubienie), ponieważ dane zostaną sformatowane przez dokument korespondencji seryjnej
Krok 4. Zapisz plik w formacie pliku ODF
Format pliku ODF kończy się rozszerzeniem pliku. ODS, co może wydawać się trochę dziwne, ale jest poprawne. Aby zapisać arkusz kalkulacyjny:
- Kliknij Plik menu w lewym górnym rogu i wybierz Zapisz jako.
- Przejdź do folderu, w którym chcesz zapisać plik. Musisz zapamiętać tę lokalizację.
- Wybierz Arkusz kalkulacyjny ODF (*.ods) z menu rozwijanego „Zapisz jako typ” lub „Format”.
- Kliknij Zapisać. W tym momencie możesz zamknąć aplikację Calc.
Część 2 z 3: Łączenie arkusza kalkulacyjnego
Krok 1. Otwórz Libre Writer
Znajdziesz go w menu Start systemu Windows lub w folderze Aplikacje na komputerze Mac.
Nie martw się jeszcze o pisanie listu lub dokumentu - na razie łączysz tylko adresy z programem Writer
Krok 2. Otwórz Kreatora źródła danych adresowych
To narzędzie ułatwia tworzenie bazy danych z arkusza kalkulacyjnego. Aby to zrobić:
- Kliknij Plik menu w lewym górnym rogu.
- Kliknij Czarodzieje w menu.
- Kliknij Źródło danych adresowych.
Krok 3. Wybierz „Inne zewnętrzne źródło danych” i kliknij Dalej
To ostatnia opcja.
Krok 4. Kliknij przycisk Ustawienia
Pojawi się okno „Utwórz źródło danych adresowych”.
Krok 5. Wybierz „Arkusz kalkulacyjny” i kliknij Dalej
To informuje program Writer, że pracujesz z formatem arkusza kalkulacyjnego.
Krok 6. Wybierz utworzony arkusz kalkulacyjny i kliknij Dalej
Aby to zrobić, kliknij Przeglądaj przejdź do arkusza kalkulacyjnego zawierającego adresy (zakończone rozszerzeniem pliku. ODS) i kliknij dwukrotnie arkusz kalkulacyjny, aby go zaznaczyć.
Aby sprawdzić, czy wybrano arkusz kalkulacyjny, którego można użyć, kliknij przycisk Testuj połączenie w prawym dolnym rogu. Powinieneś zobaczyć komunikat z informacją, że połączenie zostało pomyślnie nawiązane. Jeśli widzisz błąd, być może wybrałeś niewłaściwy plik lub zapisałeś go w złym formacie.
Krok 7. Kliknij przycisk Zakończ
Po połączeniu arkusza kalkulacyjnego możesz rozpocząć importowanie danych.
Krok 8. Kliknij Dalej, aby kontynuować
Robić nie kliknij przycisk „Zadanie terenowe”, ponieważ nie będzie działać w Twoim arkuszu kalkulacyjnym.
Krok 9. Nazwij plik bazy danych (. ODB)
Spójrz na nazwę pliku w polu "lokalizacja" - plik domyślnie nazywa się "Adresy.odb". Możesz zachować tę nazwę, jeśli chcesz, lub zmienić ją na coś innego - pamiętaj tylko, aby zachować. ODB na końcu nazwy pliku.
- Jeśli pole „Umieść tę definicję książki adresowej w bieżącym dokumencie” jest zaznaczone, usuń zaznaczenie teraz.
- Pole „Nazwa książki adresowej” to sposób, w jaki ta lista adresów będzie wyświetlana w innych aplikacjach LibreOffice. Możesz to zmienić, jeśli chcesz.
Krok 10. Kliknij Zakończ
Twój arkusz kalkulacyjny jest teraz połączony z LibreOffice Writer i gotowy do użycia w korespondencji seryjnej.
Baza danych pozostanie dostępna do wykorzystania również w przyszłych pismach lub dokumentach
Część 3 z 3: Tworzenie dokumentu korespondencji seryjnej
Krok 1. Otwórz nowy dokument w LibreOffice Writer
Jeśli masz już utworzony szablon listu formularzowego, arkusza etykiet lub koperty, otwórz go teraz.
Krok 2. Otwórz panel Źródła danych
Aby to zrobić, kliknij Pogląd menu u góry, a następnie wybierz Źródła danych. Zobaczysz wartości swojego arkusza kalkulacyjnego adresu w panelu u góry dokumentu. Panel pozostanie tam, aby ułatwić Ci pracę.
Krok 3. Sformatuj dokument tak, jak chcesz, aby się pojawił
Na przykład, jeśli piszesz list seryjny, skomponuj go tak, jak chcesz, aby wyglądał.
Krok 4. Przeciągnij nagłówki kolumn danych do odpowiednich lokalizacji
Nagłówki kolumn danych to szare etykiety nad danymi adresowymi w tym górnym panelu. Na przykład, jeśli piszesz list i chcesz, aby zaczynał się od „Szanowny (imię)”, wpisz słowo Szanowny, przeciągnij Imię nagłówek kolumny do miejsca, w którym należy wpisać nazwę, a następnie wpisz przecinek.
Gdy przeciągniesz nagłówek kolumny w żądane miejsce, pojawi się on z trójkątnymi nawiasami po obu stronach (np.)
Krok 5. Zapisz dokument
Aby upewnić się, że nic nie stanie się z Twoją ciężką pracą, kliknij Plik menu i wybierz Zapisz jako. Plik powinien być zapisany z rozszerzeniem. ODT, więc wybierz Dokument tekstowy ODF (*.odt) z menu „Zapisz jako typ” lub „Format”.
Krok 6. Wydrukuj dokument
Czynności, które należy wykonać, aby to zrobić, różnią się w zależności od tego, co drukujesz.
- Jeśli drukujesz formularz, kliknij przycisk Plik menu i wybierz Wydrukować. Zostaniesz zapytany, czy chcesz wydrukować formularz listowy-wybierz tak gdy pojawi się monit. Jeśli nie chcesz drukować listów dla wszystkich osób z listy adresów, przytrzymaj klawisz kontrolny (PC) lub Komenda (Mac), klikając te, które chcesz wydrukować. Kliknij ok, a następnie wydrukuj zgodnie z potrzebami.
- Jeśli tworzysz etykiety, przejdź do Plik > Nowy > Etykiety, wybierz bazę danych, tabelę i pola. U dołu wybierz typ papieru etykietowego, na którym drukujesz (np. Avery A4) oraz inne dodatkowe preferencje tworzenia etykiet, a następnie kliknij Zapisać. Stamtąd, na Opcje zakładka, kliknij Synchronizuj zawartość, i wtedy Nowy dokument aby utworzyć arkusz etykiet. Następnie możesz wydrukować ten dokument w razie potrzeby, wybierając Plik > Wydrukować.
