Chociaż ludzie faksują dokumenty rzadziej niż kiedyś, nadal może być konieczne wysyłanie faksu od czasu do czasu. Nadal istnieje wiele dobrych powodów, aby wysłać faks, zwłaszcza jeśli wysyłasz umowy lub jeśli odbiorca nie posiada technologii lub sprzętu niezbędnego do przesyłania dokumentów w inny sposób. Na szczęście możesz faksować dokumenty za pomocą faksu, komputera, a nawet smartfona.
Kroki
Metoda 1 z 3: Korzystanie z faksu
Krok 1. Skonfiguruj swój faks
Aby wysyłać i odbierać faksy za pomocą faksu, musisz upewnić się, że faks jest podłączony do sieci stacjonarnej.
- Dedykowana linia jest zalecana, jeśli planujesz częste faksowanie, ponieważ nie będziesz mógł jednocześnie korzystać z faksu i telefonu.
- Powinieneś również upewnić się, że Twój faks ma toner i papier, jeśli planujesz odbierać faksy.
- Jeśli nie masz faksu w domu lub w pracy, możesz wysłać go bezpłatnie z lokalnej biblioteki publicznej. Możesz również udać się do sklepu, takiego jak Kinko's lub The UPS Store, aby przefaksować swoje dokumenty za opłatą. Te opcje działają najlepiej, jeśli nie przewidujesz częstego wysyłania faksów.
Krok 2. Dostosuj ustawienia
Wszystkie faksy są różne, ale zazwyczaj istnieje możliwość dostosowania niektórych ustawień. Przeczytaj instrukcję obsługi, aby dowiedzieć się więcej o konkretnych funkcjach dostępnych w Twoim urządzeniu.
- Jeśli chcesz mieć pewność, że faks został pomyślnie przesłany, włącz ustawienie strony potwierdzenia. Gdy ta funkcja jest włączona, po wysłaniu faksu urządzenie wydrukuje stronę, która poinformuje Cię, czy został pomyślnie przesłany, czy nie.
- Możesz także ustawić nagłówek faksu, czyli wiersz tekstu, który pojawi się u góry każdego wysyłanego dokumentu. Zwykle zawiera podstawowe informacje o tym, od kogo pochodzi faks.
- Jeśli planujesz również odbieranie faksów, możesz wybrać pomiędzy automatycznym trybem odbierania a ręcznym trybem odbierania, który będzie wymagał akceptowania każdego przychodzącego faksu.
Krok 3. Zbierz swoje dokumenty
Korzystanie z oryginalnych dokumentów zamiast kserokopii zapewni odbiorcy dokument, który jest czystszy i łatwiejszy do odczytania.
Użyj okładki na górze stron, które chcesz przefaksować. Strona tytułowa powinna zawierać takie informacje, jak nazwa i numer faksu nadawcy, nazwa i numer faksu odbiorcy, data i liczba stron faksu
Krok 4. Umieść dokumenty w urządzeniu
Wiele maszyn ma zarówno podajnik papieru, jak i płaski ekran. Jeśli masz tylko jedną stronę, możesz użyć dowolnej funkcji. Jeśli masz wiele stron, podajnik papieru zwykle działa lepiej.
- Korzystając z podajnika papieru, możesz włożyć wszystkie strony jednocześnie. Telefaks powinien mieć ikonę wskazującą kierunek, w którym powinny być zwrócone papiery w podajniku papieru. Niektóre faksy oferują również opcję skanowania i faksowania obu stron dokumentu, więc sprawdź w instrukcji obsługi, czy jest to możliwe w Twoim urządzeniu.
- Korzystając z płaskiego ekranu, podnieś pokrywę na górze urządzenia i umieść dokument stroną zadrukowaną w dół na szklanym ekranie. Upewnij się, że dokument jest wyrównany z oznaczeniami na ekranie i zamknij pokrywę, zanim przejdziesz dalej.
Krok 5. Wprowadź numer faksu
Podczas wprowadzania numeru pamiętaj o podaniu numeru kierunkowego, numeru kierunkowego kraju i wszelkich numerów, które musisz wybrać. Numer należy wpisać dokładnie tak, jak byś dzwonił za pomocą telefonu.
Krok 6. Naciśnij przycisk wysyłania
Po kilku sekundach usłyszysz, że urządzenie zacznie przesyłać faks, a papiery zaczną być podawane do faksu.
Przycisk na urządzeniu może powiedzieć „idź” lub „faks” zamiast „wyślij”
Krok 7. Poszukaj wiadomości potwierdzającej
Niektóre urządzenia wyświetlają na ekranie komunikat informujący o pomyślnym przesłaniu faksu. Jeśli skonfigurowałeś ustawienia tak, aby otrzymywać drukowane potwierdzenia, urządzenie wydrukuje stronę ze szczegółowymi informacjami o stanie faksu.
Metoda 2 z 3: Faksowanie z komputerem
Krok 1. Wybierz program
Wysyłając faks z komputera, będziesz mieć możliwość skorzystania z oprogramowania zainstalowanego na komputerze lub usługi online.
- Niektóre systemy operacyjne zawierają programy umożliwiające wysyłanie faksów. Na przykład system Windows 7 ma narzędzie o nazwie Faksowanie i skanowanie, które umożliwia wysyłanie faksu bez faksu.
- Aby korzystać z oprogramowania komputerowego, musisz podłączyć komputer do linii telefonicznej. Jeśli nie jest to możliwe, spróbuj skorzystać z usługi online.
- Dostępnych jest kilka usług online, w tym MyFax, eFax i FaxZero. Niektóre są bezpłatne, niektóre wymagają subskrypcji lub członkostwa, a niektóre usługi wymagają zapłaty za faks.
Krok 2. Otwórz program i utwórz nowy faks
Każdy program jest unikalny, ale powinieneś zobaczyć opcję o nazwie „utwórz nowy faks” lub coś podobnego.
Krok 3. Dołącz dokumenty
Aby przefaksować dokumenty za pomocą komputera, musisz przesłać je do swojej wiadomości. Powinieneś zobaczyć przycisk „prześlij dokumenty” lub coś podobnego.
- Jeśli masz dokumenty elektroniczne, możesz je wyszukać na komputerze i dołączyć do wiadomości.
- Jeśli masz dokumenty papierowe, będziesz musiał użyć skanera, aby je zdigitalizować. Jeśli nie masz skanera, możesz również zrobić zdjęcie dokumentów i wysłać je do siebie pocztą e-mail lub przesłać zdjęcie bezpośrednio do komputera.
Krok 4. Wprowadź numer faksu i wiadomość
Wpisz krótką wiadomość do odbiorcy w odpowiednim miejscu na ekranie, tak jak w przypadku wysyłania e-maila. Będzie on służył jako okładka, więc nie ma potrzeby dołączania osobnego okładki. Będziesz także musiał wpisać numer faksu odbiorcy w polu DO.
Możesz również zostać poproszony o wpisanie kodu potwierdzającego, aby udowodnić, że nie jesteś robotem
Krok 5. Hit wyślij
Po dołączeniu dokumentów, wpisaniu wiadomości i wprowadzeniu numeru faksu odbiorcy naciśnij przycisk wysyłania i gotowe.
Metoda 3 z 3: Korzystanie z telefonu komórkowego lub tabletu
Krok 1. Pobierz aplikację
Dostępnych jest wiele aplikacji mobilnych na telefony i tablety, które umożliwiają wysyłanie faksów tak samo, jak z komputera. Niektóre aplikacje są bezpłatne, podczas gdy inne mogą pobierać opłatę. Popularne aplikacje to Files Anywhere, Fax Burner i JotNot Fax.
Niektóre aplikacje podają tymczasowy numer faksu, co może nie być idealne, jeśli planujesz częste wysyłanie i odbieranie
Krok 2. Otwórz aplikację i wybierz swój dokument
Po otwarciu aplikacji na urządzeniu mobilnym zostaniesz poproszony o utworzenie nowego faksu. Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to wybrać dokument, który chcesz przefaksować.
- Jeśli dokument jest zapisany lokalnie na urządzeniu, w wiadomości e-mail lub w usłudze przechowywania w chmurze, takiej jak DropBox, powinieneś mieć możliwość wyszukania i przesłania dokumentu z aplikacji.
- Jeśli masz dokument papierowy, możesz użyć telefonu lub tabletu, aby zrobić zdjęcie dokumentu i dołączyć je do wiadomości.
Krok 3. Wprowadź numer faksu i wiadomość
Wpisz wiadomość do odbiorcy, tak jak w przypadku wysyłania faksu z komputera. Pamiętaj, aby wprowadzić numer faksu odbiorcy w polu DO wiadomości.
Krok 4. Hit wyślij
Po dołączeniu dokumentów, wpisaniu wiadomości i wprowadzeniu numeru faksu odbiorcy, naciśnij przycisk wysyłania, a faks zostanie wysłany.
Porady
- Uaktualnij do drukarki wielofunkcyjnej, jeśli chcesz mieć możliwość faksowania z domu lub biura bez pobierania oprogramowania, przesyłania dokumentów do witryny internetowej lub kupowania oddzielnego faksu. Nadal będziesz potrzebować połączenia telefonicznego.
- Jeśli masz konto w usłudze faksowania online, takiej jak RingCentral lub eFax, możesz używać swojego konta do wysyłania faksów bezpośrednio z Gmaila. Wszystko, co musisz zrobić, to wpisać numer faksu, na który chcesz wysłać wiadomość, a następnie @nazwadomeny.com w polu DO. Na przykład, jeśli korzystasz z usługi eFax, wpisz numer [email protected].
- Faksy czasami się zacinają, a strony czasami sklejają się. Jeśli tak się stanie, będziesz musiał ponownie wysłać dokument.
