Mimo że nie są one obecnie używane tak często, faks nadal jest ważnym urządzeniem do szybkiego i wydajnego przesyłania ważnych dokumentów, formularzy i odręcznych notatek, szczególnie w środowisku biurowym. Faks wykorzystuje aktywny telefon stacjonarny do wysyłania i odbierania dokumentów, a korzystanie z niego jest tak proste, jak wybieranie numeru telefonu. Po prawidłowym skonfigurowaniu faksu i zapoznaniu się z metodami wysyłania i odbierania faksu, będziesz mógł wysyłać dokumenty w mgnieniu oka!
Kroki
Część 1 z 3: Konfiguracja faksu
Krok 1. Ustaw faks
Umieść faks na płaskiej powierzchni w pobliżu gniazdek elektrycznych i gniazdka telefonicznego. Upewnij się, że podajnik papieru jest skierowany na zewnątrz. Pomoże to zapobiec utknięciu przychodzących faksów i zeskanowanych dokumentów między ścianą a urządzeniem oraz ich uszkodzeniu.
Krok 2. Podłącz źródło zasilania
Podłącz faks do najbliższego gniazdka ściennego. Upewnij się, że połączenie jest prawidłowe, a wtyczka prawidłowo pasuje do gniazdka. Po podłączeniu telefaksu do źródła zasilania upewnij się, że pozostanie wyłączone do końca konfiguracji.
Krok 3. Zabezpiecz linię telefoniczną
Faks wykorzystuje linię telefoniczną do wysyłania i odbierania danych w celu tworzenia i drukowania dokumentów. Nie będą działać za pośrednictwem internetowej linii telefonicznej. Upewnij się, że masz aktywną linię telefoniczną i numer telefonu faksu, aby urządzenie mogło przesyłać i odbierać sygnały w celu tworzenia dokumentów.
W razie potrzeby zadzwoń do swojego operatora telewizji kablowej i telefonicznej, aby skonfigurować linię stacjonarną
Krok 4. Podłącz kabel telefoniczny
Do gniazda telefonicznego faksu, które zwykle znajduje się z tyłu urządzenia, należy podłączyć standardowy kabel telefoniczny. Drugi koniec przewodu należy przymocować bezpośrednio do najbliższego gniazda telefonicznego w ścianie. Sprawdź dokładnie, czy przewód jest podłączony do urządzenia i do ściennego gniazdka telefonicznego.
Krok 5. Dodaj papier i atrament
Faks będzie wymagał dostarczenia papieru i atramentu do tworzenia i drukowania przychodzących dokumentów. Upewnij się, że masz te zapasy pod ręką.
- Przed włożeniem papieru przekartkuj lub przerzuć stos papieru, aby upewnić się, że się nie sklejają. Pomoże to zapobiec zacięciom papieru.
- Każde urządzenie pomieści określony typ, rozmiar i liczbę wkładów atramentowych. Pamiętaj, aby zapoznać się z instrukcjami urządzenia, aby zdecydować, jaki atrament najlepiej współpracuje z urządzeniem.
Krok 6. Sprawdź połączenie
Po podłączeniu faksu i włożeniu papieru i atramentu włącz urządzenie i sprawdź połączenie telefoniczne. Połączenie musi być bezpieczne, aby można było korzystać z faksu.
- Sprawdź, czy linia stacjonarna jest prawidłowo podłączona, podnosząc odbiornik faksu, jeśli jest dostępny w urządzeniu. Odbiornik powinien przypominać telefon. Posłuchaj brzęczącego sygnału wybierania, który wskaże, że połączenie jest bezpieczne.
- Jeśli faks nie ma odbiornika, możesz podłączyć telefon przez zewnętrzne gniazdo telefoniczne w faksie. Powinieneś usłyszeć brzęczący dźwięk wybierania, jeśli połączenie jest prawidłowe.
Część 2 z 3: Wysyłanie faksu
Krok 1. Włącz maszynę
Przed wysłaniem dokumentu upewnij się, że urządzenie jest włączone, a przewód telefoniczny jest dobrze zamocowany. Możesz sprawdzić, czy w odbiorniku słychać sygnał wybierania, aby upewnić się, że połączenie jest bezpieczne.
Krok 2. Użyj okładki
Okładka to świetny sposób na zagwarantowanie, że dokument dotrze do właściwej osoby. Jest to szczególnie przydatne podczas wysyłania faksów do firmy, w której kilku pracowników może korzystać z tego samego urządzenia. Strona tytułowa powinna zawierać imię i nazwisko odbiorcy, jego numer faksu i Twój, Twoje dane kontaktowe oraz liczbę stron, które odbiorca powinien otrzymać w faksie.
Uwzględnienie liczby stron na okładce jest przydatne dla odbiorcy, aby wiedział, czy otrzymał wszystkie potrzebne strony
Krok 3. Uporządkuj dokumenty poprawnie
Pamiętaj, aby dodać numery stron i ułożyć strony dokumentu w kolejności, w jakiej chcesz je otrzymywać. Nie chcesz, aby odbiorca układał strony razem. Może to powodować zamieszanie i może kolidować z zamierzonym znaczeniem dokumentu. Porządkowanie stron i ich numeracja zapewni sprawne przekazywanie informacji.
Krok 4. Włóż dokumenty do skanera
Większość faksów wymaga umieszczenia dokumentu stroną zadrukowaną do góry lub do dołu w części skanera faksu. Nie ma standardowej metody dla wszystkich urządzeń. Większość faksów wskazuje, której metody użyć, za pomocą czytelnego symbolu z przodu urządzenia.
Krok 5. Wybierz numer faksu odbiorcy
Używając klawiatury z przodu faksu, wybierz numer faksu odbiorcy wraz z numerem kierunkowym. Jeśli faksujesz dokument za granicę, musisz wprowadzić kod kraju. Jeśli istnieje numer firmowy używany do wybierania zewnętrznego (często „7” lub „9”), pamiętaj, aby wprowadzić tę cyfrę przed kodem obszaru lub kraju i numerem faksu.
Krok 6. Wyślij dokumenty
Po wybraniu numeru większość faksów będzie wymagać naciśnięcia przycisku „wyślij” lub „rozpocznij”, aby przesłać dokument. Obserwuj transmisję dokumentu w przypadku wystąpienia błędu lub zacięcia papieru. Po pomyślnym przesłaniu dokumentu faks z wydrukiem raportu postępu lub strony potwierdzenia. Jeśli otrzymasz komunikat o błędzie, spróbuj ponownie wysłać dokument.
Część 3 z 3: Odbieranie faksu
Krok 1. Sprawdź połączenie
Upewnij się, że faks jest włączony. Ważne jest również, aby upewnić się, że faks jest podłączony do źródła zasilania i gniazda telefonicznego w celu odbierania faksów. Możesz chcieć podnieść słuchawkę i posłuchać sygnału wybierania, aby zapewnić prawidłowe połączenie.
Krok 2. Sprawdź zapas papieru i atramentu
Będziesz chciał zapewnić wystarczającą ilość papieru i atramentu w faksie. Jeśli otrzymujesz dużo dokumentów za pośrednictwem faksu, pamiętaj, aby często sprawdzać te materiały eksploatacyjne. W przeciwnym razie może to uniemożliwić otrzymanie dokumentu w całości lub opóźnić jego dotarcie.
Krok 3. Posłuchaj dzwonka
Faks zadzwoni lub wyda dźwięk połączenia telefonicznego, gdy odbierze przychodzący dokument. Urządzenie jest ustawione na automatyczne przetwarzanie tych dokumentów, więc nie musisz nic robić w tej chwili. Unikaj naciskania przycisków na urządzeniu w tym czasie, w przeciwnym razie połączenie może zostać zakłócone lub rozłączone.
Krok 4. Przejrzyj dokument
Po pomyślnym odebraniu dokumentu faks wydrukuje strony w kolejności, w jakiej zostały umieszczone przez nadawcę. Przejrzyj okładkę, aby upewnić się, że jesteś zamierzonym odbiorcą i że wszystkie strony zostały pomyślnie przesłane i wydrukowane.
Krok 5. Kontynuacja kontaktu z nadawcą
Jeśli chcesz potwierdzić otrzymanie faksu lub obawiasz się, że nie otrzymałeś wszystkich niezbędnych informacji, możesz skontaktować się z nadawcą telefonicznie lub pocztą elektroniczną. Informacje kontaktowe mogą być wymienione na okładce, więc zapoznaj się z tą stroną, jeśli nie masz pod ręką informacji o nadawcy.
