Nauka korzystania z funkcji korespondencji seryjnej w programie Microsoft Word może być trudnym zadaniem, jeśli próbujesz skorzystać z Pomocy Microsoft. Przedstawimy o wiele bardziej liniowy proces - tworzenie pliku adresowego w programie Excel, scalanie w programie Word oraz dodawanie intencji i drobniejszych szczegółów. Ten prosty proces może oszczędzić Ci godzin pracy nad etykietami, dzięki czemu nie będziesz musiał później pisać ich odręcznie!
Uwaga: dotyczy pakietu Office 2003; instrukcje dla innych wersji mogą się różnić.
Kroki
Krok 1. Utwórz plik adresowy w programie Microsoft Excel, wstawiając nazwy i adresy w następujący sposób:
Krok 2. Wiersz 1 powinien mieć nagłówki, zanim zaczniesz dodawać adresy od wiersza 2 wzwyż
- Umieść imiona w kolumnie A.
- Umieść nazwiska w kolumnie B.
- Umieść adresy ulic w kolumnie C.
- Umieść miasta lub miasteczka w kolumnie D.
- Umieść hrabstwo w kolumnie E.
- Umieść kody pocztowe w kolumnie F.
- Zapisz plik. Zapamiętaj lokalizację i nazwę pliku.
- Zamknij program Excel.
Krok 3. Otwórz program Word i przejdź do „Narzędzia/Listy” i „Mailings/Mail Merge”
Jeśli okienko zadań nie jest otwarte po prawej stronie ekranu, przejdź do okna Widok/Okienko zadań i kliknij je. Powinno pojawić się okienko zadań
Krok 4. Wypełnij przycisk radiowy Etykiety w okienku zadań
Krok 5. Kliknij Opcje etykiet i wybierz z listy używaną etykietę
Kliknij OK po wybraniu.
Krok 6. Kliknij Dalej:
„Wybierz odbiorców”.
Krok 7. Kliknij „Przeglądaj” i przejdź do pliku, który właśnie zapisałeś w programie Excel i zapisałeś w Moich dokumentach
Otwórz ten plik i otworzy się okno dialogowe. Wszyscy odbiorcy powinni być wybrani domyślnie. Jeśli nie, zrób to i kliknij OK.
Krok 8. Kliknij Dalej:
„Ułóż etykiety”.
Krok 9. Kliknij „Więcej przedmiotów
.. Pozostaw zaznaczone pola bazy danych (prawy górny róg) i kliknij pola, które chcesz wstawić. Kliknij je w kolejności, w jakiej pojawią się na etykiecie. Zwykle jest to imię, nazwisko, adres, miasto, powiat, poczta Zignoruj fakt, że wszystkie kończą się w jednym wierszu, po zakończeniu wybierania możesz dodać spacje i powrót karetki tam, gdzie chcesz na etykiecie. Po wstawieniu wszystkich pól kliknij OK. Jeśli zapomnisz jedno miejsce kursor w miejscu, w którym chcesz go umieścić (pole po prawej stronie kursora prawdopodobnie zmieni kolor na szary - to jest OK), a następnie ponownie kliknij „Więcej elementów…” i wybierz pole, które chcesz dodać. Kliknij raz ZAMKNIJ w oknie zakończyłeś wstawianie wszystkich wymaganych pól.
Krok 10. Dodaj spacje i powrót karetki, aby etykieta wyglądała prawidłowo
Zignoruj to, gdy pole po lokalizacji dla którejkolwiek z nich zmieni kolor na szary, spacja zostanie dodana zamiast zastępowania pola.
Krok 11. Przesuwamy cały adres nieco w prawo, jednokrotnie „zwiększając wcięcie”
Zależy to od rozmiaru używanej etykiety, ale wygląda lepiej!
Jeśli wszystko jest tam, gdzie chcesz, kliknij Aktualizuj wszystkie etykiety. Powinieneś zobaczyć pola skopiowane do wszystkich etykiet
Krok 12. Kliknij Dalej:
„Podgląd etykiet”.
Krok 13. Jeśli jesteś zadowolony, kliknij Dalej:
„Zakończ scalanie”. Na tym ekranie możesz edytować poszczególne etykiety lub drukować. warto kliknąć EDYTUJ POJEDYNCZE ETYKIETY i kliknąć WSZYSTKIE i OK nawet jeśli jesteś z tego zadowolony, aby mieć dostęp do wszystkich stron etykiet.
Zapisz plik, zanim zrobisz cokolwiek innego
Krok 14. Możesz również skorzystać z komercyjnych narzędzi online, aby wykonać korespondencję seryjną w celu utworzenia etykiet
Zaletą jest to, że mogą być łatwiejsze i szybsze w użyciu.
