Zduplikowane rekordy mogą pojawić się, jeśli wiele osób wprowadza dane do bazy danych bez wystarczających zabezpieczeń. Scalanie kilku baz danych może również powodować duplikaty. Program Access udostępnia narzędzie zapytań do znajdowania duplikatów w bazie danych. Następnie możesz je usunąć lub scalić, dzięki czemu Twoja baza danych będzie łatwiejsza do odczytania i bardziej efektywna.
Kroki
Krok 1. Dowiedz się, co powoduje, że dane są „duplikowane”
Zduplikowane dane nie oznaczają, że wszystkie pola są identyczne. Na przykład klient, który został dwukrotnie wprowadzony do bazy danych, może mieć dwa różne identyfikatory i potencjalnie różną pisownię. Z drugiej strony, jeśli nazwa jest wspólna, może to być dwóch różnych klientów. Musisz porównać dostępne dane i dokładnie sprawdzić każdy wynik, aby określić, co jest, a co nie jest duplikatem.
Krok 2. Wykonaj kopię zapasową bazy danych
Zaleca się utworzenie nowej kopii zapasowej przed wprowadzeniem dużych zmian. W ten sposób możesz przywrócić bazę danych, jeśli przypadkowo usuniesz błędne wpisy.
- Kliknij menu Plik i wybierz „Zapisz jako” lub „Zapisz i opublikuj”.
- Kliknij „Kopia zapasowa bazy danych” w sekcji Zaawansowane. Postępuj zgodnie z instrukcjami, aby wykonać kopię zapasową bazy danych.
Krok 3. Poinformuj innych użytkowników, że zamierzasz wprowadzić zmiany
Aby uniknąć konfliktów danych, postaraj się, aby żaden inny użytkownik nie dodawał danych do bazy danych. Nie jest to wymagane, ale może zaoszczędzić ci później bólu głowy, jeśli coś pójdzie nie tak.
Jeśli możesz, ustaw swoją bazę danych w trybie wyłączności. Zapobiegnie to wprowadzaniu jakichkolwiek zmian przez innych użytkowników. Kliknij menu Plik i wybierz „Opcje”, a następnie „Ustawienia klienta”. W sekcji „Domyślny tryb otwarty” wybierz „Ekskluzywny”. Jeśli nie masz wielu osób korzystających z bazy danych, generalnie nie musisz się tym martwić
Krok 4. Otwórz Kreatora zapytań
Narzędzie do wysyłania zapytań może znaleźć wpisy zawierające zduplikowaną treść. Proces uruchamiania kreatora różni się w zależności od używanej wersji programu Access:
- 2013/2010 - Kliknij zakładkę "Utwórz", a następnie kliknij "Kreator zapytań".
- 2007 – Kliknij kartę „Wstaw” lub „Utwórz” i wybierz „Kreator zapytań”.
- 2003 - Otwórz okno Baza danych i wybierz zakładkę "Zapytania". Kliknij przycisk „Nowy”.
Krok 5. Wybierz "Kreator zapytań Znajdź duplikaty"
To zapytanie porównuje pola, aby znaleźć zduplikowane wpisy.
Krok 6. Wybierz tabelę, którą chcesz przeszukać
Wyświetlone zostaną wszystkie tabele w Twojej bazie danych. Wybierz tabelę, którą chcesz sprawdzić pod kątem duplikatów.
W przypadku większości sprawdzania duplikatów warto pozostawić wybrany widok „Tabele”
Krok 7. Wybierz pola, które Twoim zdaniem zawierają duplikaty
Zaznacz wszystkie pola, które chcesz porównać pod kątem zduplikowanych danych. Uwzględnij wystarczającą liczbę pól, aby dokonać oceny. Duplikaty są zwracane tylko wtedy, gdy pola pasują do znaku. Możesz użyć wyrażeń, aby znaleźć częściowe dopasowania.
- Unikaj używania pól ogólnych. Unikaj używania pól takich jak data lub lokalizacja, aby zmniejszyć bałagan podczas porównywania wpisów.
- Bez wystarczającej liczby pól do rozróżnienia rekordów lub z polami, które są zbyt ogólne, otrzymasz wiele zduplikowanych wyników.
Krok 8. Wybierz dodatkowe pola do wyświetlenia
Dodatkowe pole lub dwa mogą pomóc w podjęciu decyzji, czy dane faktycznie są duplikatami. Na przykład pole Identyfikator zamówienia pomoże określić, czy ta sama nazwa dwa razy jest oddzielnymi wpisami. Uwzględnij co najmniej jedno pole, aby ułatwić rozróżnienie i zapobiec przypadkowej utracie danych.
Krok 9. Utwórz zapytanie
Zostaniesz poproszony o nadanie zapytaniu nazwy. Kliknij „Zakończ”, aby zobaczyć wyniki.
Krok 10. Dokładnie przejrzyj swoje wyniki
Wyświetlone zostaną wszelkie potencjalne duplikaty na podstawie Twoich kryteriów. Przejrzyj każdy z wyników i wykorzystaj posiadaną wiedzę o swojej firmie, aby zdecydować, czy wpis jest duplikatem. Upewnij się, że rekord jest duplikatem, zanim go usuniesz.
Jeśli nie możesz się zdecydować, utwórz zapytanie z dodatkowym polem, które pomoże Ci podjąć decyzję
Krok 11. Usuń zduplikowane rekordy
Kliknij prawym przyciskiem myszy lewą kolumnę i wybierz „Usuń rekord”, aby usunąć duplikat. Możesz wybrać wiele rekordów, aby usunąć je wszystkie naraz.
- Możesz chcieć scalić niektóre dane z jednego ze zduplikowanych rekordów z rekordem, który planujesz zachować.
- Upewnij się, że nie usuwasz wszystkich rekordów, które pojawiają się na liście zduplikowanych wyników, w przeciwnym razie nie pozostanie oryginalny rekord.
