Otwarcie skrzynki odbiorczej e-mail może przypominać otwieranie puszki Pandory o nieodpowiedniej gramatyce, złej pisowni i złym guście. Zastanów się, jakie wrażenie wywierają Twoje e-maile na innych; to zawsze odpowiedni moment, aby odróżnić swoje e-maile od pakietu. Wykonaj te kroki i popraw swoją etykietę e-mail.
Kroki
Krok 1. Zachowaj zwięzły, konwersacyjny i skoncentrowany e-mail
Na ekranie komputera czytanie listów jest trudniejsze niż na kartce papieru, więc e-maile powinny być krótkie i rzeczowe. Chociaż nie ma idealnej długości wiadomości e-mail, postaraj się, aby zdania były krótkie, około 8-12 słów i zostaw odstęp między akapitami.
W służbowym e-mailu przejdź od razu do sedna: „Mam nadzieję, że…” „Myślę, że powinniśmy…”. itp. z przodu, przedstawiając sprawę w następujących wierszach. Wiele osób czyta tylko kilka pierwszych linijek, zanim zdecyduje się odpowiedzieć lub zachować na później. Linia ta powinna dawać tyle „mięsa”, aby umożliwić podjęcie świadomej decyzji. W przypadku osobistych wiadomości e-mail często dobrym pomysłem jest otwarcie krótkiej notatki osobistej przed przejściem do głównego punktu wiadomości e-mail
Krok 2. Unikaj wymyślnego formatowania
Zmiana czcionek i kolorów, wstawianie list punktowanych lub używanie kodu HTML może sprawić, że wiadomość e-mail będzie wyglądać dziwacznie lub stanie się nieczytelna dla adresata, nawet jeśli formatowanie wygląda dobrze na komputerze. Nie komplikuj.
Krok 3. Ogranicz załączniki
Nie dodawaj załącznika, chyba że jest to naprawdę konieczne. Trzymaj załączniki tak małe, jak to możliwe. Większość aplikacji poczty e-mail może wysyłać i odbierać załączniki o rozmiarze do 1 MB, ale wszystko, co przekracza, może być kłopotliwe dla Ciebie lub adresata, a otwarcie nawet mniejszych plików może zająć dużo czasu, jeśli połączenie poczty e-mail adresata jest wolne. Jeśli chcesz wysłać większy plik, skompresuj go lub skompresuj lub skorzystaj z usług online, które pomogą Ci wysłać duże pliki, takich jak YouSendIt.com. Jeśli chcesz wysłać wiele stron, na przykład plany spotkań lub duże poprawki tekstu, wyślij faks lub wpisany zestaw stron listu.
- Nie skompresuj załączników do wiadomości e-mail, chyba że jest to konieczne. O ile załącznik nie jest zbyt duży, aby wysłać go w inny sposób, ryzykujesz zmarnowanie czasu odbiorcy i prawdopodobnie utrudnisz mu dostęp do załączników. Wiele urządzeń mobilnych nie może zdekompresować plików zip. Dodatkowo jest to zbędne, ponieważ wiele popularnych plików, takich jak.xlsx,.docx,.pptx (MS Excel, Word i Powerpoint) jest już w formacie skompresowanym.
- Pamiętaj, że wiele osób lub firm nie otworzy załączników od kogoś, kogo nie zna, a niektóre konta e-mail są skonfigurowane tak, aby automatycznie wysyłać wiadomości e-mail z załącznikami do folderu spamu, więc na przykład jeśli ubiegasz się o pracę, upewnij się, że postępujesz zgodnie z instrukcjami odbiorcy dotyczącymi załączników. Jeśli nie otrzymasz żadnych instrukcji, wyślij kolejną wiadomość e-mail, aby poinformować odbiorcę, że wyślesz wiadomość e-mail z załącznikiem.
Krok 4. Pomyśl, zanim wyślesz
Nie wysyłaj e-maili, gdy jesteś emocjonalny. Możesz wpisać temat i treść e-maila, a następnie go zapisać. Dodaj odbiorców i wyślij je dopiero po zastanowieniu się nad tym, co wysyłasz; możesz zmienić zdanie i być w tym lepiej.
E-mail stał się również narzędziem do zadawania pytań lub mówienia ludziom rzeczy, których normalnie nigdy nie powiedziałbyś twarzą w twarz (zastanawiałeś się kiedyś, dlaczego instynktownie stajesz się inną osobą w Internecie?). Jeśli wysyłasz kogoś wszystko, przeczytaj go ponownie i zadaj sobie pytanie, czy powiedziałbyś im to, gdyby byli tuż obok ciebie lub twarzą w twarz. Jeśli jest na drażliwy temat, przeczytaj go dwa razy.
Krok 5. Uważaj na skróty i emotikony
Może to być akceptowalne w nieformalnym e-mailu, na przykład z przyjacielem. Jednak w oficjalnym liście nie musiałbyś komuś mówić, że „śmiejesz się na głos”, ludzie mogą uznać to za nieodpowiednie i mogą poczuć, że jesteś niepoważny.
Niektóre skróty, takie jak „BTW” dla „By the Way”, są powszechnie używane w wiadomościach e-mail i są ogólnie akceptowane, z wyjątkiem formalnych, profesjonalnych wiadomości e-mail
Metoda 1 z 3: Pisanie nowych e-maili
Krok 1. Użyj poprawnie pól odbiorcy
Od adresatów w polu „do” oczekuje się podjęcia działań, a adresy w polu „CC” służą informowaniu współpracowników lub szefów.
- Zachowaj ostrożność i nie proś o DZIAŁANIE więcej niż jednej osoby w polu „Do:”. Może to prowadzić do wielu wysiłków związanych z tym samym zadaniem lub braku wysiłku, ponieważ zakłada się, że ktoś inny obsługuje żądanie.
- Wysyłając e-mail do listy osób, których adresy chcesz zachować jako prywatne, umieść je wszystkie w polu BCC, a swój własny adres w polu „do”.
- Jeśli chcesz wycofać kogoś z wątku (na przykład, jeśli przedstawił cię komuś innemu, a teraz ty i ta osoba opracowujecie pewne szczegóły i nie chcesz ugrzęznąć w skrzynce odbiorczej osoby wprowadzającej) adres osoby od pola „do” lub CC do pola BCC.
Krok 2. Spraw, aby wiersz tematu był przydatny
Dobry wiersz tematu zapewnia przydatne podsumowanie treści e-maila, szybko przygotowując czytelnika. Skrzynki e-mail są często zawalone, więc dobry wiersz tematu pomaga odbiorcy określić priorytet wiadomości e-mail. Pomaga również zapobiegać usunięciu wiadomości e-mail, zanim jeszcze zostanie przeczytana. Ponieważ temat jest pierwszą rzeczą, którą widzi Twój odbiorca, postaraj się, aby był wolny od błędów, zwięzły i unikaj ogólnych wierszy, takich jak „Cześć”, „Co słychać” lub imię i nazwisko odbiorcy (ta ostatnia może być blokowana przez filtry antyspamowe).
Unikaj nadawania priorytetu wiadomościom odbiorcy. Pozbądź się zwyczaju oznaczania każdego e-maila jako „Pilne!” lub „Wysoki priorytet" w przeciwnym razie Twoje e-maile zostaną potraktowane jak chłopiec, który wypłakał wilka i wszystkie zostaną zignorowane. Irytujące i zarozumiałe jest zakładanie, że Twoja prośba e-mail jest wyżej w kolejce niż ktokolwiek inny, zwłaszcza w kontekst pracy. Bądź na tyle łaskawy, aby odbiorca docenił to, że sam ustalił, jak nadać swojej wiadomości priorytet
Metoda 2 z 3: Odpowiadanie na e-maile
Krok 1. Uważaj na to, kogo kopiujesz w odpowiedziach
Jeśli odpowiesz na wiadomość, a następnie CC: osoba trzecia, której pierwotny nadawca nie uwzględnił, pamiętaj, że pierwotny nadawca nie będzie z tego powodu zmartwiony. Ta informacja mogła być „tylko dla twoich oczu”. Jest to szczególnie ważne, jeśli pierwotny nadawca jest Twoim przełożonym. Zachowaj ostrożność przy korzystaniu z BCC:. Może to przynieść odwrotny skutek, jeśli osoba będąca BCC:d odpowie, nie widząc, że jej kopia była ślepa.
Krok 2. Ustal, komu powinieneś odpowiedzieć
Wiadomości e-mail wysyłane do Ciebie zazwyczaj wymagają odpowiedzi tylko nadawcy, ale w przypadku wiadomości e-mail wysyłanych do kilku osób może być konieczne wybranie opcji „Odpowiedz wszystkim”, aby wysłać odpowiedź do wszystkich. Bądź rozsądny; używanie „Odpowiedz wszystkim” przez cały czas powoduje obfite zwroty i pozostawia wiadomości marnujące się w skrzynkach odbiorczych wielu osób. Zastanów się nad konsekwencjami otrzymania e-maila, trafienia odpowiedzią wszystkich, a wiadomość zostanie wysłana do dwudziestu osób, a następnie te dwadzieścia osób uderzy w odpowiedź wszystkim; może bardzo szybko przekształcić się w setki tysięcy e-maili, a każdy czuje się zmuszony do kliknięcia „odpowiedz wszystkim”, aby utrzymać wszystkich w pętli, ponieważ nikt nie wie, kto ma to przeczytać, a kto nie.
Krok 3. Zastanów się dwa razy, zanim odpowiesz, aby po prostu podziękować
Niektórzy ludzie nie chcą e-maila z napisem „Dzięki”. Otwarcie wiadomości e-mail i przeczytanie jej tylko po to, aby przeczytać to, co już wiesz, zajmuje dodatkowy czas. Niektórzy ludzie zawierają wiersz z napisem „NTN” – „Nie ma potrzeby, aby podziękować”.
Krok 4. Podsumuj długie dyskusje
Przewijanie stron odpowiedzi w celu zrozumienia dyskusji jest denerwujące. Zamiast kontynuować przesyłanie dalej ciągu wiadomości, poświęć chwilę na podsumowanie jej dla czytelników.
Krok 5. Pamiętaj, aby podać informacje, na które odpowiadasz
Wiele osób i firm codziennie pisze i odpowiada na setki e-maili. Unikaj wysyłania niewyraźnych wiadomości e-mail, które mówią tylko „Tak”. Dołącz pytanie, które zadał odbiorca, aby wiedział, na co odpowiadasz. Unikaj zmuszania odbiorcy do przewijania w dół więcej niż jednej wiadomości w historii.
Krok 6. Odpowiedz szybko
Jeśli potrzebujesz rozeznać się lub przemyśleć, zanim odpowiesz na wiadomość e-mail, lub jeśli jesteś zbyt zajęty, aby szybko napisać pełną odpowiedź, wyślij krótką odpowiedź, informując nadawcę, że otrzymałeś wiadomość e-mail i doradzając, kiedy odpowiesz.
Krok 7. Bądź proaktywny
Odpowiadając na wiadomość e-mail, możesz zaoszczędzić każdemu trochę czasu, przewidując wszelkie pytania lub wątpliwości, które może wywołać Twoja odpowiedź. Zaadresuj je w swojej odpowiedzi, zanim ktoś będzie musiał wysłać nowego e-maila, aby o nie zapytać.
Metoda 3 z 3: Niektóre podstawowe zakazy
Krok 1. Nie przesyłaj dalej e-maili, które są prywatne
Na przykład unikaj przekazywania wiadomości e-mail zawierających sekret, zwłaszcza jeśli osoba, do której wysyłasz wiadomość e-mail, tego nie chce. Może to spowodować, że odbiorca straci do ciebie zaufanie, a twój związek może się popsuć. Na pewno nie chcesz, żeby tak się stało.
Krok 2. Nie rozpowszechniaj plotek o ludziach
Jeśli czujesz pokusę, aby to zrobić, postaw się na miejscu drugiej osoby i zastanów się, jak byś się czuł, gdyby ta osoba rozgłaszała o tobie plotki. Na przykład, jeśli twój przyjaciel ma reputację złośliwego i apodyktycznego, zastanów się, jak byś się czuł, gdyby powiedział innym znajomym o jednym z twoich dziwactw. Nie byłbyś bardzo szczęśliwy, prawda?
Krok 3. Unikaj rozmów o prywatnych sprawach innych osób
Na przykład unikaj informowania koleżanki, że jej koleżanka zerwała z byłym chłopakiem. Poczta e-mail nie jest całkowicie prywatna, więc może się zdarzyć, że osoba, z którą rozmawiasz, zobaczy te e-maile i wścieka się na Ciebie i/lub zawstydzi, co może popsuć Twoje relacje z tą osobą.
Krok 4. Unikaj płomieni
Płomienie to w zasadzie obelgi wysyłane online, aby cię obrazić, więc ważne jest, aby nie wysyłać płomieni do innych ludzi ani nie rozpoczynać wojen z płomieniami. To może doprowadzić drugą osobę do szaleństwa, a Twoje konto może zostać z tego powodu zawieszone.
Krok 5. Unikaj udostępniania danych osobowych innych osób bez pozwolenia
Może to być wszystko, od wieku osoby po nazwę szkoły, do której chodzi. Postaw się na miejscu drugiej osoby – jak byś się czuł, gdyby ktoś podał Twojemu przyjacielowi adres Twojego domu? Nie byłbyś zbyt szczęśliwy, więc upewnij się, że uzyskałeś pozwolenie przed udostępnieniem czyichś danych osobowych innym osobom za pośrednictwem poczty e-mail lub nie rób tego w ogóle.
Krok 6. Nie wysyłaj e-maili, gdy jesteś zły
Pokaże, że jesteś zły i możesz zdenerwować tę osobę. Na przykład, jeśli jesteś zły na kogoś w pracy i wyślesz mu e-maila z dużą tyradą wielkimi literami, może to spowodować irytację osoby, do której wysłałeś e-maila. To samo dotyczy odpowiadania na e-maile; jeśli jesteś zły na kogoś, że wysłał ci konkretną wiadomość, wstrzymaj się z odpowiedzią, aż się uspokoisz.
Przykładowe e-maile
Przykładowy e-mail z przypomnieniem o połączeniu konferencyjnym
Wsparcie wikiHow i odblokuj wszystkie próbki.
Przykładowy e-mail przedstawiający nowe zasady
Wsparcie wikiHow i odblokuj wszystkie próbki.
Przykładowy e-mail do profesora dotyczący pytania
Wsparcie wikiHow i odblokuj wszystkie próbki.
Wideo - Korzystając z tej usługi, niektóre informacje mogą być udostępniane YouTube
Porady
- Czcionki standardowe ułatwiają czytanie. Na przykład Arial, Cambria i Narrow. Zachowaj normalny rozmiar czcionki, zwykle nie większy niż 15. Jeśli chcesz przyciągnąć uwagę w szczególny lub dobitny sposób, użyj czcionek pogrubionych lub kursywnych. To jest nieskończenie lepsze niż krzyczenie przez wszystkie stolice.
- Jeśli otrzymasz płomień, usuń go natychmiast, aby uniknąć wybuchu wojny płomieni.
- Pamiętaj, że Twój ton nie będzie słyszalny w e-mailu. Czy kiedykolwiek próbowałeś sarkazmu w e-mailu, a odbiorca źle to odebrał? Wiadomości e-mail nie oddają niuansów komunikacji werbalnej. Próbując wywnioskować ton głosu, niektórzy ludzie używają emotikonów, ale używaj ich oszczędnie, aby nie wyglądać na nieprofesjonalnego.
Nie zakładaj też, że użycie emotikonów pozwoli oswoić trudną wiadomość.
- Unikaj używania poczty e-mail jako sposobu na uniknięcie osobistego kontaktu. „We'll I send you email” to często najbardziej irytujące zdanie dla każdego. E-mailing nie powinien uchylać się od idei kontaktu twarzą w twarz, a nawet rozmów telefonicznych. Powstrzymaj się również od używania poczty e-mail w celu uniknięcia niewygodnej sytuacji, takiej jak przeprosiny lub zatuszowanie błędu.
- Zakończ e-mail grzecznie. Zamknięcie stwierdzeniem typu „Pozdrawiam”, „Powodzenia” lub „Z góry dziękuję za pomoc” może złagodzić nawet szorstkiego e-maila i wywołać korzystniejszą odpowiedź.
- Uważaj na szukanie paragonów. Chociaż istnieją pewne przypadki, w których wymagany odbiór może być potrzebny do celów prowadzenia dokumentacji lub dowodu odbioru, w większości przypadków jest to po prostu irytujące i zmusza czytelnika do wykonania dodatkowych czynności, aby poradzić sobie z pocztą e-mail. Jeśli coś jest naprawdę pilne lub naprawdę musisz upewnić się, że odbiorca ma wiadomość, odbierz telefon i skorzystaj z niego.
- Jeśli otrzymasz coś, co sprawia, że czujesz się niekomfortowo, na przykład przekazaną plotkę, usuń to. Nie powinieneś chcieć być tego częścią.
Ostrzeżenia
- Unikaj cyberprzemocy. Jest to nielegalne i może mieć ogromny wpływ na innych ludzi, zwłaszcza nastolatków (może na przykład spowodować samobójstwo).
- Nie używaj wszystkich czapek. Jest to niepotrzebna praktyka i może zdenerwować Twojego odbiorcę, za co otrzymasz w zamian płomienny list. Wszystkie wielkie litery są uważane za ekwiwalent „krzyczenia”.
- Powstrzymaj się od przekazywania Chain Mail. Niewiele osób cieszyłoby się ciągłym otrzymywaniem niepotrzebnych wiadomości. Tego typu wiadomości e-mail są znane z tego, że zawierają groźne i szkodliwe wirusy, które mogą być przenoszone do iz komputerów. Staraj się przekazywać tylko wiadomości, które otrzymałeś bezpośrednio od zaznajomionych adresatów.
- Nie używaj podpisu służbowego do osobistych wiadomości e-mail - sprawi to, że będziesz wyglądać nieprzyjaźnie.
