Brzmi prosto, ale czy tak jest? Czy robisz właściwe kroki? Istnieje sposób zarządzania pocztą e-mail za pomocą folderów poczty programu Microsoft Outlook, ale nie zawsze jest oczywiste, jak to zrobić skutecznie.
Kroki
Krok 1. Zidentyfikuj osoby lub grupy osób, od których regularnie otrzymujesz e-maile
Krok 2. Z poczty, akcji, reguł i alertów programu Outlook utwórz nowe reguły dla każdej indywidualnej grupy lub osoby, od której regularnie otrzymujesz wiadomości e-mail, i skieruj te wiadomości e-mail, aby zostały przeniesione do określonego folderu w folderze Skrzynka odbiorcza
Krok 3. Zdecyduj, czy chcesz A) być powiadamiany, gdy otrzymasz specjalną wiadomość od tej osoby lub grupy i/lub B) natychmiast oznaczyć ją jako przeczytaną
Przejrzyj inne opcje działania, aby sprawdzić, czy mogą Ci jeszcze pomóc.
Krok 4. Utwórz nowe reguły dla każdej indywidualnej grupy lub osoby, do której regularnie wysyłasz e-maile, i skieruj te e-maile, aby zostały przeniesione jako kopia wiadomości e-mail, którą wysyłasz do określonego folderu w folderze Wysłane
Krok 5. Na podstawie priorytetu zdecyduj, kiedy iw jakiej kolejności chcesz zatrzymać przetwarzanie reguły
Jest to szczególnie ważne podczas pracy z regułami, które dotyczą e-maili, które do Ciebie należą wysłać -- w przeciwnym razie zapiszesz wiele kopii tego samego e-maila.
Krok 6. Miej jedną wysłaną regułę na dole wszystkich wysłanych reguł za pomocą opcji Zatrzymaj przetwarzanie
Ta reguła wyłapuje wszystkie e-maile, które nie zostały umieszczone w poszczególnych podfolderach.
Krok 7. Na bieżąco oceniaj Wysłane wiadomości e-mail, które trafiają do folderu Wysłane, a nie są przenoszone do innego podfolderu
Liczba wiadomości w Wysłano folder może wskazywać, kiedy nadszedł czas, aby utworzyć nowe podkategorie wysłanego e-maila.
Krok 8. Na bieżąco oceniaj wiadomości e-mail ze skrzynki odbiorczej, które trafiają do skrzynki odbiorczej i nie są przenoszone do innej podkategorii
Liczba wiadomości w głównym W pudełku folder może określić, kiedy nadszedł czas, aby utworzyć nowe podkategorie otrzymanej wiadomości e-mail.
Wideo - Korzystając z tej usługi, niektóre informacje mogą być udostępniane YouTube
Porady
- Kluczem do zarządzania pocztą e-mail za pomocą programu Microsoft Outlook jest nauczenie się tworzenia kategorii wiadomości e-mail i ustalania priorytetów dla wiadomości e-mail – pomyśl o tym jako przycinanie i pielenie swojego ogrodu poczty e-mail – dzięki czemu możesz czerpać korzyści z bogactwa dostępnych informacji.
- Rozważ zmianę właściwości folderów tak, aby wyświetlała łączną liczbę elementów, a nie łączną liczbę nieprzeczytanych elementów, zwłaszcza jeśli już otrzymujesz alerty o otrzymywaniu ważnych nowych wiadomości.
- Dla folderów, dla których tworzysz Wysłano poczty, dostosuj widok (kliknij prawym przyciskiem myszy na pasku wyświetlania/sortowania folderu, Dostosuj bieżący widok, pola itp.), aby usunąć Z oraz Otrzymane i dodaj Do oraz Wysłano pole.
- Kiedyś Wysłano oraz Otrzymane e-maile są podzielone na kategorie, łatwiej jest zobaczyć, skąd pochodzi „wzrost liczby wiadomości e-mail” i zdecydować, gdzie przycinać i tworzyć nowe gałęzie.
- Na przykład e-maile reklamowe mogą być warte przejrzenia zaraz po ich otrzymaniu, ale szybko się starzeją i można je usunąć. Powiadomienia bankowe i rachunki, które możesz chcieć zatrzymać na dłużej.
- Możesz także dodać inne przydatne pola do widoku folderu. Rozmiar umożliwia przeglądanie i sortowanie wiadomości według rozmiaru. Możesz zdecydować się na odciążenie folderów poczty e-mail większymi wiadomościami e-mail i zarządzanie nimi poza pocztą e-mail (tj. Zapisywanie ważnych załączników lub zapisywanie całej wiadomości e-mail w lokalizacji poza programem Outlook).
- Potrzebujesz pomocy ze spamem w Outlooku? spambay. To szybkie. To jest łatwe. Jest wolne.
Ostrzeżenia
- Kiedy liczba wiadomości w folderze zbliża się do pewnej wartości (50? 100? 200?), nadszedł czas, aby ocenić odchwaszczanie, przycinanie, podział na podkategorie wiadomości e-mail w tym folderze.
- Przed wprowadzeniem zmian w roboczej wersji programu Outlook należy ustawić wersję domową programu Outlook jako przypadek testowy do tworzenia reguł poczty e-mail programu Outlook (lub odwrotnie, w zależności od tego, na czym bardziej zależy Ci na tym).
