Jak możesz zwolnić czas, organizując się w programie Microsoft Outlook. Wymaga to dyscypliny, ale przede wszystkim organizacji programu i tego, co robisz z narzędziami.
Kroki
Krok 1. Pierwszą rzeczą, którą należy zrobić, jest wyłączenie powiadomienia o nowej wiadomości e-mail
Aby to zrobić, rozwiń menu Plik, wybierz Narzędzia, a następnie wybierz Opcje. Otworzy się okno opcji. Na karcie Preferencje kliknij przycisk „Opcje e-mail”. W otwartym oknie opcji kliknij przycisk „Zaawansowane opcje poczty e-mail”. W otwartym oknie opcji spójrz na sekcję „Kiedy nowe elementy dotrą do mojej skrzynki odbiorczej”. Usuń zaznaczenie wszystkich opcji.
Krok 2. Ustaw kalendarz jako domyślny widok w Outlooku
Da Ci to podgląd zaplanowanej pracy na dany dzień. Aby ustawić kalendarz jako domyślny widok, rozwiń menu Plik, wybierz Narzędzia, a następnie wybierz Opcje. W oknie Opcje wybierz zakładkę "Inne", a następnie kliknij przycisk "Opcje zaawansowane". W oknie „Opcje zaawansowane” zajrzyj do sekcji „Ustawienia ogólne” i kliknij przeglądaj. Wybrany folder zostanie otwarty. W oknie „Wybierz folder” wybierz „Kalendarz” i trzykrotnie kliknij OK.
Krok 3. Aby uwzględnić zadania w domyślnym oknie, rozwiń menu Plik i wybierz Widok, a następnie wybierz Panel zadań
Krok 4. Aby wyświetlić tylko zadania, których termin przypada na dzisiaj, rozwiń menu Plik i wybierz Widok, a następnie „Widok panelu zadań”, a następnie „Dzisiejsze zadania”
Krok 5. Zaplanuj określoną godzinę każdego dnia, aby wyświetlić swoje e-maile
Ustaw 2 do 3 razy dziennie, aby pracować z e-mailami i nie przeglądaj ich w innym czasie. E-maile odwracają uwagę i uniemożliwiają wykonanie prawdziwej pracy.
Krok 6. Za każdym razem, gdy czytasz e-maile, zawsze wyczyść swoją skrzynkę odbiorczą. Po zakończeniu sesji e-mailowej nigdy nie powinno być niczego. Aby wyczyścić skrzynkę odbiorczą, musisz zdecydować, co zrobić z każdym e-mailem. Masz cztery możliwości: Usuń, odrocz, deleguj lub wykonaj.
Krok 7. Jeśli poradziłeś sobie z e-mailem, usuń go
Krok 8. Aby odroczyć wiadomość e-mail, utwórz zadanie, przeciągając wiadomość e-mail na przycisk zadania w lewym dolnym rogu programu Outlook
Zadanie zostanie utworzone automatycznie; wybierz datę i godzinę rozpoczęcia oraz datę i godzinę ukończenia, a następnie zapisz je.
Krok 9. Aby przekazać wiadomość e-mail, utwórz zadanie i przydziel je innej osobie lub przekaż wiadomość e-mail innej osobie
Krok 10. Ostatnim wyborem jest wykonanie dowolnego zadania, którego wymaga wiadomość e-mail
Jeśli to zrobisz, usuń go ze swojej skrzynki odbiorczej lub przenieś do osobistego folderu, w którym przechowujesz stare, zajęte wiadomości e-mail.
Krok 11. Aby zablokować czas w kalendarzu, przeciągnij i upuść wiadomość e-mail na przycisk kalendarza w lewym dolnym rogu Outlooka
Otworzy się powiadomienie o spotkaniu. Wprowadź godzinę i datę, którą chcesz zablokować, a następnie zapisz ją. Kopia e-maila zostanie dołączona do powiadomienia o spotkaniu. Usuń wiadomość e-mail ze skrzynki odbiorczej lub przenieś do folderu osobistego.
