Napisałeś świetny e-mail, ale kiedy przychodzi czas na napisanie końcowych oświadczeń, po prostu nie wiesz, co powiedzieć. To całkowicie normalne. Znalezienie jasnego, zwięzłego sposobu zakończenia wiadomości e-mail może być frustrujące, ale nie jest niemożliwe. Wszystko, co musisz zrobić, to dodać krótkie podsumowanie swoich punktów, zaoferować przyjazne zamknięcie i podpisać się właściwym słowem lub frazą.
Kroki
Metoda 1 z 3: Zawarcie formalnej wiadomości e-mail
Krok 1. Potwierdź swój cel pisania
Nie jest to konieczne w przypadku krótkich wiadomości e-mail lub szybkich odpowiedzi na czyjeś pytanie. Jeśli jednak napisałeś długi e-mail lub masz do czynienia z wieloma tematami lub wątpliwościami, dodaj krótkie zdanie na zakończenie, aby podsumować swoje informacje lub prośbę.
Jeśli na przykład ubiegasz się o pracę, możesz dołączyć informacje dotyczące swoich referencji i doświadczenia. Następnie możesz podsumować swój e-mail, pisząc: „W oparciu o moje pochodzenie i doświadczenie uważam, że byłbym doskonałym kandydatem na to stanowisko”
Krok 2. Dodaj linię końcową
Jednym zdaniem zakończ swój e-mail wyrazem wdzięczności lub prośbą o kontakt. Jeśli kontaktujesz się z kimś innym, możesz napisać „Dziękuję za poświęcony czas” lub „Nie mogę się doczekać spotkania z tobą”. Jeśli odpowiadasz komuś, możesz zakończyć słowami: „Jeśli masz dodatkowe pytania, skontaktuj się ze mną”.
Dokładne zamknięcie, którego należy użyć, zależy od tematu wiadomości e-mail. Pamiętaj tylko, aby zamknięcie było krótkie, uprzejme i odpowiednie do wiadomości e-mail
Krok 3. Wybierz swój podpis
Podpisy są zawsze oczekiwane po zakończeniu formalnego e-maila. Kiedy kończysz formalną wiadomość e-mail, chcesz wybrać uprzejme i pełne szacunku podpisanie. Spróbuj zamknięcia, takiego jak „Pozdrawiam”, „Z poważaniem”, „Dziękuję” lub „Najlepsze życzenia”.
- Unikaj używania skrótów lub skrótów. Zawsze najlepiej jest napisać pełne słowa w formalnym podpisie.
- Staraj się unikać zamknięć, które są zbyt bliskie lub formalne. Podpisy takie jak „Miłość” są zbyt osobiste, aby wysłać formalny e-mail, podczas gdy „Z poważaniem” jest właściwe tylko w przypadku zwracania się do urzędników państwowych.
Krok 4. Wpisz swoje imię i nazwisko
Kiedy kończysz formalną wiadomość e-mail, zawsze chcesz użyć swojego imienia i nazwiska. Nie wiesz, ile osób o imieniu John lub Lisa zna odbiorca. Dodanie nazwiska pomaga im szybciej i wyraźniej Cię przywoływać.
Metoda 2 z 3: Zakończenie nieformalnej wiadomości e-mail
Krok 1. Podaj powód zakończenia e-maila
Delikatnie zakończ swój e-mail, rzucając krótką uwagę na zakończenie, zanim się wylogujesz. Powinien być przyjazny i nie musi zawierać wielu szczegółów. Zdanie typu: „W każdym razie muszę trafić w księgi!” jest bardzo dobrą uwagą końcową.
Krok 2. Utrzymuj otwartą linię komunikacji
Dodaj krótkie oświadczenie informujące odbiorcę, że chcesz od niego odpowiedzieć. Pisanie „Daj mi znać, jeśli potrzebujesz czegoś innego” lub „Nie mogę się doczekać, aby usłyszeć, co kombinujesz”, jest przyjazne i swobodne.
Krok 3. Wyloguj się
Zakończenie nieformalnego e-maila może być znacznie bardziej swobodne niż formalny e-mail. W zależności od odbiorcy podpisy mogą obejmować:
- Miłość
- Pozdrawiam
- Do zobaczenia
- Twój
- Do widzenia
Krok 4. Podpisz się
W przypadku nieformalnego e-maila zazwyczaj nie musisz podpisywać się całym imieniem i nazwiskiem. Odbiorca już wie, kim jesteś. Całkowicie dopuszczalne jest po prostu podpisanie się imieniem.
Jeśli piszesz do kogoś bliskiego, możesz również użyć pseudonimu. Jeśli znajomi lub członkowie rodziny dzwonią do Ciebie pod pseudonimem, może być zabawnie i przyjaźnie używać tego po wylogowaniu
Metoda 3 z 3: Korzystanie z bloku podpisu
Krok 1. Zdecyduj, czy podpis jest konieczny
Jeśli wysyłasz osobistą wiadomość e-mail, nie musisz składać podpisu. Blok podpisu zawiera informacje, w tym tytuł, dane kontaktowe oraz informacje o firmie lub organizacji. Nie martw się o podanie tych informacji, jeśli wysyłasz nieformalną lub osobistą wiadomość e-mail. Zamiast tego po prostu podpisz się.
- Często Twoja firma lub organizacja będzie wymagać podpisu i poinformuje Cię, jakich informacji potrzebuje. Zapytaj swoją firmę, czy ma ustandaryzowany blok podpisu, którego chcą, abyś użył.
- Jeśli Twoja firma nie zapewnia standardowego bloku podpisu, możesz również skopiować blok od innej osoby w Twojej organizacji i zastąpić jej dane kontaktowe swoimi.
Krok 2. Dodaj swoje informacje
Twój blok podpisu powinien zawierać kilka podstawowych rzeczy. Powinien zawierać co najmniej Twoje imię i nazwisko, tytuł, numer telefonu i adres e-mail. Możesz również dołączyć logo swojej firmy lub organizacji, witrynę internetową i linki do mediów społecznościowych, takich jak LinkedIn, YouTube i Facebook.
- Jeśli Twoja firma lub organizacja nie ma standardowego formatu podpisu, postępuj zgodnie z następującym podstawowym schematem: Najpierw umieść swoje imię i nazwisko, a następnie tytuł w następnym wierszu. Następnie dodaj swój adres e-mail i numer telefonu, a na końcu umieść informacje o firmie lub grupie.
- Staraj się, aby podpis był krótki i prosty. Użyj trzech lub czterech wierszy tekstu. Dodaj logo zamiast wpisywać nazwę firmy i użyj serii ikon sieci społecznościowych zamiast wpisywać adresy URL.
- Uważaj na zbyt wiele informacji z mediów społecznościowych. Linki powinny prowadzić do informacji w mediach społecznościowych Twojej firmy. Jeśli Twoja firma nie posiada kont w mediach społecznościowych, generalnie nie należy łączyć się z własnymi kontami, chyba że zostanie to wyraźnie poinstruowane.
Krok 3. Zapisz swój podpis do wielokrotnego użytku
Większość klientów poczty e-mail, w tym Gmail i Outlook, umożliwia zapisanie podpisu, dzięki czemu można go dodać jednym kliknięciem zamiast go wpisywać. Sprawdź w ustawieniach poczty e-mail, aby skonfigurować swój podpis.
