To wikiHow uczy, jak używać programu Microsoft Word do tworzenia faktury rozliczeniowej. Faktura to szczegółowa lista sprzedanych produktów lub świadczonych usług, którą możesz wykorzystać do rozliczania klientów. Najprostszym sposobem na rozpoczęcie pracy jest skorzystanie z jednego z bezpłatnych szablonów faktur firmy Microsoft, ale możesz również utworzyć go z pustego dokumentu.
Kroki
Metoda 1 z 2: Pobieranie darmowego szablonu
Krok 1. Otwórz Microsoft Word dla Windows lub macOS
Znajdziesz go w menu Start pod Microsoft Office na PC, a w Aplikacje folder na Macu.
- Skorzystaj z tej metody, aby szybko i łatwo zbudować fakturę z gotowego szablonu. Szablony oszczędzą Ci kłopotu z zastanawianiem się, co należy uwzględnić, ale można je dostosować do własnych potrzeb.
- Możesz także pobrać bezpłatne szablony Word z witryny szablonów Microsoft Office. Najlepiej nie pobierać szablonów z innych witryn, ponieważ niektóre z nich mogą zawierać wirusy.
Krok 2. Znajdź pasek wyszukiwania szablonu i wybierz Nowy
Otwarcie programu Word powinno automatycznie wyświetlić ekran „Nowy” - ten ekran mówi „Nowy” u góry i wyświetla pasek wyszukiwania z tekstem „Wyszukaj szablony online” w środku. Jeśli nie widzisz tego paska wyszukiwania, kliknij Plik menu w lewym górnym rogu, a następnie wybierz Nowy by to poruszyć.
Krok 3. Wpisz fakturę w pasku wyszukiwania i naciśnij ↵ Enter
Pojawi się lista pasujących wyników.
Krok 4. Kliknij fakturę, aby zobaczyć podgląd
Pojawi się większa wersja faktury wraz z krótkim opisem.
- Jeśli zdecydujesz się nie korzystać z szablonu, kliknij x w górnej części okna, aby powrócić do listy.
- Kilka fajnych, prostych opcji to Faktura (Ponadczasowa) i ten, który właśnie się nazywa Faktura.
Krok 5. Kliknij Utwórz, aby użyć szablonu
Znajduje się w oknie podglądu szablonu. Spowoduje to pobranie szablonu i automatyczne jego otwarcie.
Krok 6. Zastąp wstępnie wypełnione informacje własnymi
Każde pole zazwyczaj zawiera tekst, który ma pomóc w wypełnieniu faktury. Możesz po prostu kliknąć myszą przed trochę informacji, nacisnąć ← Backspace lub Delete, aby pozbyć się tego, co tam jest, i wpisać własne informacje.
Oprócz wypełniania pustych pól możesz również dodać do faktury więcej szczegółów, takich jak logo, dodatkowe pole lub specjalne linie i kolory
Krok 7. Zapisz wypełnioną fakturę
Aby to zrobić, kliknij Plik menu, wybierz Zapisz jako, a następnie zapisz plik w wybranej lokalizacji na komputerze. Po utworzeniu faktury możesz ją wydrukować lub wysłać e-mailem do swoich klientów.
Metoda 2 z 2: Tworzenie faktury od podstaw
Krok 1. Otwórz Microsoft Word dla Windows lub macOS
Znajdziesz go w menu Start pod Microsoft Office na PC, a w Aplikacje folder na Macu.
- Skorzystaj z tej metody, jeśli chcesz zaprojektować fakturę od podstaw. Ta metoda jest najlepsza dla osób biegle korzystających z funkcji programu Word, w tym tworzenia nagłówków i tabel.
- Zanim zaczniesz tworzyć własny szablon, zapoznaj się z przykładami faktur online. Jeśli Twoja faktura dotyczy Twojej firmy, spróbuj wyszukać rodzaj działalności i słowa „przykładowa faktura” dla konkretnych przykładów (np. przykładowa faktura od lekarza, próbka faktury dla niezależnego autora).
Krok 2. Kliknij Pusty dokument na ekranie „Nowy”
Jeśli nie widzisz ekranu „Nowe”, kliknij Plik menu i wybierz Nowy teraz.
Krok 3. Utwórz nagłówek faktury
Nagłówek zawierający nazwę firmy, informacje kontaktowe i słowo „Faktura” powinien pojawić się gdzieś u góry dokumentu. Możesz projektować i stylizować te informacje w dowolny sposób, ale staraj się, aby były proste i spójne z innymi materiałami biznesowymi.
Krok 4. Wyświetl daty faktury
Data wystawienia i termin płatności (jeśli dotyczy) powinny być widoczne w górnej części dokumentu, najlepiej bardzo blisko słowa „Faktura”.
Aby szybko wstawić dzisiejszą datę, kliknij WSTAWIĆ na górze Worda, kliknij Data i godzina, a następnie wybierz format daty. Pamiętaj, aby usunąć znacznik wyboru z pola „Aktualizuj automatycznie”, aby data nie zmieniała się za każdym razem, gdy ktoś otwiera plik.
Krok 5. Ponumeruj fakturę
Każda faktura powinna zawierać unikalny numer (kolejno) do Państwa ewidencji. Sekwencja może być globalna (dla wszystkich klientów) lub na klienta. Możesz dodać to do nagłówka, jeśli chcesz, ale naprawdę można go umieścić w dowolnym miejscu.
Jeśli każdy klient będzie miał własną sekwencję numeracji faktur, możesz dołączyć nazwę klienta jako część numeru (np. wikiHow1, wikiHow2, jeśli klient to wikiHow)
Krok 6. Dodaj adres lub dane kontaktowe klienta
Poprzedź to słowem „Do” (lub czymś podobnym), dzięki czemu staje się oczywiste, kto jest oskarżony.
Możesz chcieć zaadresować fakturę bezpośrednio do konkretnej osoby w firmie lub do działu rozrachunków z dostawcami
Krok 7. Stwórz szczegółową listę sprzedawanych produktów lub świadczonych usług
Najlepszym sposobem na to jest utworzenie tabeli z kilkoma wierszami i nazwanymi kolumnami. Zobacz Jak utworzyć prostą tabelę w programie Microsoft Word, aby rozpocząć pracę z tabelami.
Utwórz kolumny dla ilości, nazwy lub opisu towaru/usługi, ceny jednostkowej/stawki i ceny łącznej dla zakupionej ilości. Pamiętaj, aby oznaczyć te kolumny nagłówkami, aby klient zrozumiał opłaty
Krok 8. Wyświetl całkowitą kwotę rachunku
Powinno to pojawić się tuż pod listą wyszczególnionych opłat, najlepiej pogrubioną czcionką, aby było łatwo je zobaczyć.
- Jeśli naliczasz podatek od sprzedaży, powinieneś wyświetlić sumę częściową wyszczególnionych opłat, z podatkiem wymienionym poniżej, z wartością procentową po lewej stronie kwoty podatku, a pod nią skorygowaną sumę.
- Sprawdź dokładnie swoją matematykę, aby upewnić się, że jest dokładna.
Krok 9. Dołącz warunki płatności
Możesz wyświetlić warunki płatności powyżej lub poniżej informacji rozliczeniowych. Typowe warunki płatności to „Należność przy odbiorze”, „Należność do 14 dni”, „Należność do 30 dni” lub „Należność do 60 dni”.
Możesz również zamieścić na dole notatkę opisującą metody płatności, informacje ogólne lub po prostu podziękowanie dla klienta za skorzystanie z Twoich usług
Krok 10. Zapisz wypełnioną fakturę
Aby to zrobić, kliknij Plik menu, wybierz Zapisz jako, a następnie zapisz plik w wybranej lokalizacji na komputerze. Po utworzeniu faktury możesz ją wydrukować lub wysłać e-mailem do swoich klientów.
Porady
- Po zapisaniu dokumentu faktury możesz użyć go jako szablonu do tworzenia innych faktur, korzystając z opcji „Nowa z istniejącej” podczas tworzenia nowej faktury. Możesz również zapisać dokument jako szablon.dot lub.dotx do wykorzystania w przyszłości.
- Innym sposobem wyświetlenia informacji rozliczeniowych i całkowitych jest skonfigurowanie ich w skoroszycie programu Microsoft Excel, a następnie wklejenie do nich łącza na fakturze programu Word. Za każdym razem, gdy aktualizujesz arkusz kalkulacyjny, kliknij prawym przyciskiem myszy osadzony arkusz kalkulacyjny i wybierz opcję „Aktualizuj link”, aby zobaczyć zmiany.
