Excel świetnie nadaje się do tabel danych, ale jak manipulować nimi i organizować je tak, aby spełniały Twoje potrzeby? Narzędzie Sortuj umożliwia szybkie sortowanie kolumn według różnych formatów lub tworzenie własnego niestandardowego sortowania dla wielu kolumn i typów danych. Użyj funkcji Sortuj, aby logicznie uporządkować dane i ułatwić ich zrozumienie i wykorzystanie.
Kroki
Część 1 z 3: Sortowanie alfabetycznie lub numerycznie
Krok 1. Wybierz swoje dane
Możesz kliknąć i przeciągnąć, aby wybrać kolumnę, którą chcesz posortować, lub kliknąć jedną z komórek w kolumnie, aby ją uaktywnić i pozwolić programowi Excel na automatyczne wybieranie danych.
Wszystkie dane w kolumnie będą musiały być sformatowane w ten sam sposób w celu sortowania (tj. Tekst, liczby, daty)
Krok 2. Znajdź przyciski Sortuj
Można je znaleźć w zakładce Dane w sekcji „Sortuj i filtruj”. Aby wykonać szybkie sortowanie, użyjesz przycisków „AZ↓” i „AZ↑”.
Krok 3. Posortuj swoją kolumnę, klikając odpowiedni przycisk
Jeśli sortujesz liczby, możesz sortować od najniższej do najwyższej („AZ↓”) lub od najwyższej do najniższej („AZ↑”). Jeśli sortujesz tekst, możesz sortować w rosnącej kolejności alfanumerycznej („AZ↓”) lub malejącej kolejności alfanumerycznej („AZ↑”). Jeśli sortujesz daty lub godziny, możesz sortować od wcześniejszego do późniejszego („AZ↓”) lub od późniejszego do wcześniejszego („AZ↑”).
Jeśli obok sortowanej znajduje się inna kolumna danych, zostaniesz zapytany, czy chcesz uwzględnić te dane w sortowaniu. Sortowanie nadal będzie oryginalnie wybraną kolumną, ale powiązane kolumny danych zostaną posortowane razem z nią
Krok 4. Rozwiąż problem z kolumną, która nie będzie sortować
Jeśli podczas sortowania napotykasz błędy, najbardziej prawdopodobnym winowajcą są problemy z formatowaniem danych.
- Jeśli sortujesz liczby, upewnij się, że wszystkie komórki są sformatowane jako liczby, a nie jako tekst. Liczby mogą zostać przypadkowo zaimportowane jako tekst z niektórych programów księgowych.
- Jeśli sortujesz tekst, błędy mogą wynikać z wiodących spacji lub złego formatowania.
- Jeśli sortujesz daty lub godziny, problemy zwykle wynikają z formatowania danych. Aby program Excel pomyślnie sortował według daty, musisz upewnić się, że wszystkie dane są przechowywane jako data.
Część 2 z 3: Sortowanie według wielu kryteriów
Krok 1. Wybierz swoje dane
Załóżmy, że masz arkusz kalkulacyjny z listą nazw klientów oraz miejscowości, w której się znajdują. Aby ułatwić sobie życie, najpierw posortuj alfabetycznie według miasta, a następnie posortuj alfabetycznie każdego klienta w obrębie każdego miasta. Tworzenie niestandardowego sortowania może właśnie to zrobić.
Krok 2. Kliknij przycisk Sortuj
Można to znaleźć w sekcji „Sortuj i filtruj” na karcie Dane. Otworzy się okno Sortuj, w którym możesz utworzyć niestandardowe sortowanie z wieloma kryteriami.
Jeśli Twoje kolumny mają nagłówki w pierwszej komórce, np. „Miasto” i „Nazwa”, zaznacz pole „Moje dane mają nagłówki” w lewym górnym rogu okna sortowania
Krok 3. Utwórz swoją pierwszą regułę
Kliknij menu „Sortuj według”, aby wybrać żądaną kolumnę. W tym przykładzie najpierw sortujesz według miasta, więc wybierz odpowiednią kolumnę z menu.
- Pozostaw opcję „Sortuj na” ustawioną na „Wartości”.
- Ustaw kolejność na „A do Z” lub „Z do A” w zależności od tego, jak chcesz sortować.
Krok 4. Utwórz drugą regułę
Kliknij przycisk „Dodaj poziom”. Spowoduje to dodanie reguły pod pierwszą. Wybierz drugą kolumnę (w naszym przykładzie kolumnę Nazwa), a następnie wybierz porządek sortowania (aby ułatwić czytanie, wybierz tę samą kolejność, co pierwsza reguła).
Krok 5. Kliknij OK
Twoja lista zostanie posortowana zgodnie z Twoimi zasadami. Powinieneś zobaczyć miasta wymienione alfabetycznie, a następnie nazwy klientów posortowane alfabetycznie w obrębie każdego miasta.
Ten przykład jest prosty i zawiera tylko dwie kolumny. Możesz jednak uczynić sortowanie tak złożonym, jak chcesz i zawierać wiele kolumn
Część 3 z 3: Sortowanie według komórki lub koloru czcionki
Krok 1. Wybierz swoje dane
Możesz kliknąć i przeciągnąć, aby wybrać kolumnę, którą chcesz posortować, lub kliknąć jedną z komórek w kolumnie, aby ją uaktywnić i pozwolić programowi Excel na automatyczne wybieranie danych.
Krok 2. Kliknij przycisk Sortuj
Przycisk Sortuj znajduje się w zakładce Dane w sekcji „Sortuj i filtruj”. Otworzy się okno Sortuj. Jeśli obok sortowanej masz inną kolumnę danych, zostaniesz zapytany, czy chcesz uwzględnić te dane w sortowaniu.
Krok 3. Wybierz "Kolor komórki" lub "Kolor czcionki" w menu "Sortuj na"
To pozwoli Ci wybrać pierwszy kolor, według którego chcesz sortować.
Krok 4. Wybierz kolor, który chcesz najpierw posortować
W kolumnie „Kolejność” możesz użyć menu rozwijanego, aby wybrać kolor, który chcesz umieścić jako pierwszy lub ostatni w sortowaniu. Możesz wybrać tylko kolory, które są obecne w kolumnie.
Nie ma domyślnej kolejności sortowania kolorów. Musisz samodzielnie zdefiniować kolejność
Krok 5. Dodaj kolejny kolor
Będziesz musiał dodać kolejną regułę dla każdego koloru w sortowanej kolumnie. Kliknij „Dodaj poziom”, aby dodać kolejną regułę do sortowania. Wybierz następny kolor, według którego chcesz sortować, a następnie kolejność, którą chcesz posortować.
Upewnij się, że każda kolejność jest taka sama dla każdej reguły. Na przykład, jeśli sortujesz od góry do dołu, upewnij się, że sekcja „Zamówienie” dla każdej reguły mówi „Na górze”
Krok 6. Kliknij OK
Każda reguła zostanie zastosowana jedna po drugiej, a kolumny zostaną posortowane według zdefiniowanych kolorów.
Porady
- Spróbuj posortować dane na różne sposoby; te nowe perspektywy mogą naświetlić różne aspekty informacji.
- Jeśli arkusz kalkulacyjny zawiera sumy, średnie lub inne informacje podsumowujące poniżej informacji, które chcesz posortować, uważaj, aby ich również nie posortować.
