Microsoft Excel to świetne narzędzie do porządkowania informacji. Oto przewodnik po podstawowej, ale niezwykle przydatnej funkcji, sortującej dane alfabetycznie.
Kroki
Metoda 1 z 2: Sortowanie alfabetyczne
Krok 1. Sformatuj wiersz nagłówka
Wiersz nagłówka to górny wiersz arkusza kalkulacyjnego z nazwami kolumn. Excel czasami sortuje ten wiersz, myśląc, że jest to część danych, zwłaszcza jeśli arkusz kalkulacyjny jest w całości tekstem. Oto kilka sposobów, aby temu zapobiec:
- Sformatuj wiersz nagłówka w inny sposób. Na przykład pogrub tekst lub nadaj mu inny kolor.
- Upewnij się, że w wierszu nagłówka nie ma pustych komórek.
- Jeśli program Excel nadal psuje sortowanie, wybierz wiersz nagłówka i użyj górnego menu wstążki, aby kliknąć Strona główna → Edycja → Sortuj i filtruj → Sortowanie niestandardowe → Moje dane mają nagłówki.
Krok 2. Wybierz kolumnę, którą chcesz alfabetycznie
Możesz kliknąć komórkę nagłówka tej kolumny lub literę nad nią (A, B, C, D itd.).
Krok 3. Otwórz kartę Dane
Kliknij Dane w górnym menu, aby wyświetlić opcje danych w menu wstążki nad arkuszem kalkulacyjnym.
Krok 4. Poszukaj sekcji Sortuj i filtruj
Menu wstążki jest podzielone na powiązane obszary, a pod każdym z nich znajduje się nazwa. Poszukaj obszaru oznaczonego Sortuj i filtruj.
Jeśli nie widzisz go w menu Dane, spróbuj wrócić do karty Strona główna i poszukać przycisku Sortuj i filtruj w sekcji Edycja
Krok 5. Kliknij przycisk A → Z
Aby posortować arkusz kalkulacyjny w kolejności alfabetycznej, po prostu kliknij symbol A → Z w sekcji Sortuj i filtruj. Spowoduje to zmianę kolejności arkusza kalkulacyjnego w kolejności alfabetycznej wybranej kolumny. W większości wersji programu Excel ten przycisk znajduje się w lewym górnym rogu sekcji Sortuj i filtruj.
Aby zamiast tego posortować go w odwrotnej kolejności alfabetycznej, kliknij symbol Z → A
Metoda 2 z 2: Sortowanie według nazwiska
Krok 1. Użyj tego, gdy arkusz kalkulacyjny używa pełnych nazw w jednej komórce
Jeśli masz pełne imiona i nazwiska wymienione w jednej kolumnie, alfabetyzacja będzie sortowana tylko według imienia. Dzięki tym instrukcjom możesz najpierw podzielić nazwiska na dwie kolumny, aby zamiast tego sortować według kolumny z nazwiskami.
Krok 2. Wstaw nową pustą kolumnę
Umieść to bezpośrednio po prawej stronie kolumny nazwisk.
Krok 3. Wprowadź wzór dla imion
Wprowadź tę formułę w górnej komórce nowej kolumny: =LEWO(A1, ZNAJDŹ("", A1)) pamiętając, aby wstawić spację między cudzysłowami. Ta formuła będzie wyglądać w kolumnie z pełną nazwą i skopiuje wszystko przed spacją
- W razie potrzeby zastąp oba wystąpienia A literą kolumny, na której znajdują się pełne nazwy.
- Zastąp oba wystąpienia 1 numerem wiersza, w którym piszesz.
Krok 4. Skopiuj tę formułę do całej kolumny
Kliknij nagłówek tej nowej kolumny i skopiuj i wklej właśnie wprowadzoną formułę. Powinieneś zobaczyć, że wszystkie imiona pojawiają się osobno w tej kolumnie.
Krok 5. Utwórz kolumnę z nazwiskiem
Utwórz nową kolumnę na prawo od kolumny z imieniem. Skopiuj i wklej tę formułę, aby wypełnić kolumnę nazwiskami:
=PRAWO(A1, DŁ(A1)-ZNAJDŹ(" ", A1))
Krok 6. Sortuj według kolumny nazwiska
Możesz teraz sortować kolumnę z nazwiskiem alfabetycznie, jak opisano w powyższej metodzie.
