Poczta e-mail jest obecnie jedną z najczęściej używanych form komunikacji, obok wiadomości tekstowych, połączeń telefonicznych i komunikatorów internetowych. Korespondencja z e-mailem była tak powszechna, że wiele osób zapomniało, jak ją poprawnie utworzyć. Dobrze skomponowany e-mail odzwierciedla profesjonalizm i szczerość przekazywanej wiadomości, więc absolutnie konieczne jest, aby wiedzieć, jak sformatować wiadomość e-mail.
Kroki
Krok 1. Skomponuj temat e-maila
Wiersz tematu wiadomości e-mail służy jako krótkie podsumowanie treści wiadomości. Temat wiadomości powinien być prosty i zwięzły, aby w kilku prostych słowach dać odbiorcy pojęcie o temacie wiadomości e-mail.
- Na przykład, jeśli piszesz do kogoś o jakiejś firmie, nie komplikuj tematu zbyt wieloma szczegółami, takimi jak „Podoba mi się samochód, którym jeździsz. Uwielbiam jego niebieski kolor, a koła są przepiękne.”
- Wyraźnie podaj swój motyw bezpośrednio w temacie. Na przykład: „Zainteresowany nabywca Twojego niebieskiego sedana”.
Krok 2. Dołącz odpowiednie pozdrowienia
Nie zaczynaj od razu wiadomości e-mail od tego, co chcesz powiedzieć. Dołącz typowe zwroty grzecznościowe, takie jak „Pozdrowienia” lub „Dzień dobry”. Nie chciałbyś, żeby przypadkowa osoba podeszła i natychmiast porozmawiała z tobą bez powitania, prawda? To samo dotyczy e-maili.
Aby Twoje powitanie było bardziej osobiste, podaj w pozdrowieniu nazwisko odbiorcy
Krok 3. Napisz treść swojej wiadomości
W zależności od rodzaju wiadomości, którą piszesz i do kogo ją wysyłasz, możesz napisać ją tak, jak chcesz.
- Jeśli piszesz do kogoś bliskiego, możesz sprawić, by Twój e-mail brzmiał osobiście; ale jeśli piszesz list biznesowy, musisz zachować e-mail tak profesjonalny, jak to tylko możliwe.
- Musisz także pamiętać o formacie swojej wiadomości. Nie używaj trudnych do odczytania stylów, rozmiarów i formatów czcionek oraz unikaj używania wielkich liter. Wielkie litery w cyfrowym świecie przypominają krzyk.
Krok 4. Dołącz uwagę zamykającą
Nie kończ swojego e-maila tam, gdzie kończy się Twoja wiadomość. Napisz uwagi końcowe, takie jak „Z poważaniem”, „Pozdrawiam” lub cokolwiek, co Twoim zdaniem najlepiej pasuje do tworzonego e-maila.
Uwagi końcowe powinny zdecydowanie pasować do Twojego e-maila. Czemu? Ponieważ jeśli piszesz wiadomość biznesową, nie chciałbyś pisać „Lovingly yours” jako uwagi końcowej do twojego listu; byłoby to niewłaściwe
Krok 5. Dodaj podpis
Chociaż Twój adres e-mail zawiera już Twoje imię i nazwisko w każdej wysyłanej wiadomości e-mail, nadal zaleca się dołączenie podpisu do każdej tworzonej wiadomości. Podpisy mogą być zwykłym tekstem lub, jeśli chcesz być kreatywnym, obrazami (np. logo, znaki marki itp.).
Użyj opcji Podpis dowolnej aplikacji poczty internetowej lub klienta poczty e-mail, aby utworzyć własny podpis
Porady
- Oprócz formatowania wiadomości e-mail należy również używać odpowiednio nazwanych adresów e-mail. Wysyłanie wiadomości do przyjaciela z dzieciństwa za pomocą „[email protected]” jest w porządku, ale nie jest to świetny pomysł, gdy wysyłasz biznesowe e-maile do swojego szefa.
- Podczas tworzenia wiadomości e-mail stosuj odpowiednie etykiety internetowe. Nie wysyłaj spamu ani wiadomości do nieznanych kontaktów.
- Zawsze dokładnie sprawdzaj wiadomość e-mail przed jej wysłaniem, aby uniknąć wysyłania wielu wiadomości do jednego odbiorcy. Twoje wiadomości mogą zostać oznaczone jako SPAM, jeśli to zrobisz.
