ATTN to krótka forma słowa „uwaga” i jest powszechnie używana w e-mailach i korespondencji pisemnej w celu wskazania docelowego odbiorcy. Najlepszym sposobem wykorzystania ATTN w korespondencji e-mailowej jest umieszczenie tego w temacie. W ten sposób wiadomo, dla kogo jest dana wiadomość i jest bardziej prawdopodobne, że Twój e-mail zostanie przeczytany przez właściwego odbiorcę.
Kroki
Metoda 1 z 3: Dodawanie ATTN do wiadomości e-mail
Krok 1. Rozpocznij temat od ATTN
W niektórych przypadkach, takich jak podanie o pracę, możesz mieć tylko ogólny adres e-mail firmy, ale chcesz przyciągnąć uwagę konkretnej osoby lub działu. Najlepszym sposobem, aby to zrobić, jest napisanie w temacie wiadomości „ATTN: John Smith”.
Alternatywnie, jeśli nie znasz żadnych nazwisk, możesz napisać „ATTN: Hiring Manager” lub „ATTN: Marketing Department”
Krok 2. W temacie umieść inne istotne informacje
Wraz z przyciągnięciem uwagi konkretnej osoby lub grupy osób powinieneś również podać kilka ważnych szczegółów dotyczących treści wiadomości e-mail. Dzięki temu będzie bardziej trafny i prawdopodobnie będzie szybciej otwierany i czytany.
Na przykład możesz powiedzieć „ATTN: John Smith re: Content Marking Position”
Krok 3. Rozpocznij treść wiadomości e-mail od ATTN, gdy wiersz tematu jest pełny
Możesz również dołączyć wiadomość ATTN w treści wiadomości e-mail lub w załączonym dokumencie. W ten sposób nadal komunikujesz się, dla kogo jest przeznaczona wiadomość i możesz użyć wiersza tematu wyłącznie do wskazania celu wiadomości e-mail. Może to być konieczne, gdy odpowiadasz na wiadomość e-mail, a wiersz tematu został już utworzony.
- Na przykład możesz rozpocząć treść wiadomości e-mail, mówiąc „ATTN: Sandeep Kumar”
- Możesz umieścić wskaźnik ATTN zarówno w temacie, jak i treści wiadomości e-mail.
Metoda 2 z 3: Określanie, kiedy używać ATTN w wiadomościach e-mail
Krok 1. Użyj ATTN, gdy nie masz adresu e-mail żądanego odbiorcy
Jeśli nie znasz bezpośredniego adresu e-mail osoby lub działu, z którym chcesz się skontaktować, możesz wysłać e-mail na adres kontaktowy podany na stronie internetowej firmy. Następnie należy wskazać w temacie wiadomości używając ATTN, do kogo wiadomość ma być skierowana.
Krok 2. Uwzględnij ATTN w komunikacji wewnętrznej
Użyj ATTN, gdy piszesz wewnętrzną notatkę, która może być istotna dla wielu osób w twoim dziale lub grupie, ale wymaga bezpośredniej uwagi jednej lub dwóch osób. W ten sposób nadal informujesz wszystkich, ale także ustalasz priorytet, do kogo wiadomość jest bezpośrednio skierowana.
Możesz napisać „ATTN: Mary Smith dot.: cele sprzedażowe”, ale wysłać wiadomość do całego zespołu sprzedażowego
Krok 3. Wskaż, że Twój e-mail jest ważny, używając ATTN
Możesz również wskazać, że coś wymaga natychmiastowej uwagi, używając akronimu ATTN w temacie. Na przykład możesz napisać „Wyciągi płacowe wymagają pilnego ATTN”.
Metoda 3 z 3: Zapewnienie, że Twoje e-maile przyciągną uwagę
Krok 1. Dołącz wiersz tematu
Kiedy wysyłasz wiadomość e-mail, bardzo ważne jest, aby zawsze podać temat. Jest to okazja, aby wyróżnić swój e-mail, a także podać pewne szczegóły dotyczące treści e-maila. Wiadomość e-mail, która nie zawiera tematu, prawdopodobnie zostanie usunięta lub zgubiona w skrzynce odbiorczej lub zirytuje odbiorcę, ponieważ jest on zmuszony do otwarcia wiadomości e-mail, aby dowiedzieć się, o co chodzi.
Krok 2. Postaraj się, aby temat był krótki
Większość skrzynek e-mail zawiera tylko około 60 znaków z tematu, a telefon komórkowy pokazuje tylko około 25 do 30 znaków. W rezultacie powinieneś zachować krótki temat i najpierw wpisać najważniejsze informacje.
Krótkie formularze, takie jak „ATTN” i „RE”, ułatwiają zamieszczenie większej ilości informacji w temacie
Krok 3. Napisz coś chwytliwego
Skrzynki odbiorcze są często zalewane spamem i materiałami promocyjnymi, a wiele osób usuwa e-maile, zanim jeszcze zostaną otwarte. Jeśli wysyłasz e-mail do kogoś, kogo nie znasz bezpośrednio, ważne jest, aby Twój e-mail się wyróżniał. Możesz przyciągnąć uwagę odbiorców, pisząc chwytliwy i kreatywny temat.
- Możesz napisać „Nie chcę niczego od ciebie”, jeśli docierasz do kogoś, kogo podziwiasz, ale nigdy nie spotkałeś się osobiście. Na przykład może to być ulubiony autor lub ktoś, kogo podziwiasz w swojej branży.
- Alternatywnie możesz powiedzieć „zarabiaj więcej pieniędzy, poszerzając bazę klientów”. Byłoby to przydatne, jeśli chcesz nawiązać kontakty biznesowe i chcesz, aby Twoje e-maile były otwierane.
Krok 4. Dołącz ważne szczegóły
Bardzo ważne jest, abyś zawsze zawierał ważne informacje o treści e-maila. Jeśli piszesz e-mail do coworkingu na temat projektu, upewnij się, że w temacie wpisałeś tytuł projektu. W ten sposób Twój współpracownik będzie wiedział, o co chodzi i może w razie potrzeby ustalić priorytety.
- Możesz też powiedzieć na przykład „potrzebna odpowiedź”. To prawdopodobnie sprawi, że Twój e-mail stanie się bardziej priorytetem.
- Ewentualnie napisanie „szybkiego pytania dotyczącego spotkania na lunch” prawdopodobnie przyciągnie uwagę, ponieważ oznacza, że będzie to łatwa odpowiedź.
