Jeśli musisz na chwilę wyjść z biura lub planujesz wyjechać na wakacje, możesz powiadomić osoby, które wyślą Ci wiadomość e-mail, że nie ma Cię w domu. Jeśli masz konto Exchange, Outlook ma wbudowaną funkcjonalność. Jeśli nie masz konta Exchange, nadal możesz automatycznie odpowiadać na e-maile, tworząc kilka reguł. Postępuj zgodnie z tym przewodnikiem, aby skonfigurować automatyczne odpowiedzi, niezależnie od tego, czy masz konto Exchange, czy nie.
Kroki
Metoda 1 z 4: Perspektywy 2010/2013
Krok 1. Włącz odpowiedzi automatyczne
Wybierz folder Exchange. Wybierz folder ze swojego magazynu wiadomości. Musisz mieć wybrany folder Exchange, aby zobaczyć opcję Odpowiedzi automatyczne. Otwórz menu Odpowiedzi automatyczne (Poza biurem). Możesz to znaleźć, klikając kartę Plik, a następnie wybierając kartę Informacje.
Krok 2. Skonfiguruj swoje odpowiedzi
W menu Odpowiedzi automatyczne zaznacz pole wyboru Wyślij odpowiedzi automatyczne. Możesz dostosować czas, w którym asystent jest aktywny, zaznaczając pole i ustawiając zakres czasu i dat.
Krok 3. Napisz swoje odpowiedzi
W przypadku wiadomości e-mail wysyłanych z serwera wymiany użyj karty Wewnątrz mojej organizacji. Aby uzyskać odpowiedzi na wiadomości e-mail otrzymane od innych osób, skorzystaj z karty Poza moją organizacją. Gdy będziesz zadowolony z odpowiedzi, kliknij OK.
Krok 4. Wyłącz automatyczne odpowiedzi
Jeśli ustawisz zakres dat dla odpowiedzi automatycznych, asystent zakończy działanie automatycznie po upływie zakresu dat. Jeśli nie ustawiłeś zakresu, będzie on kontynuowany, dopóki nie otworzysz menu Odpowiedzi automatycznych i nie wybierzesz „Nie wysyłaj odpowiedzi automatycznych”.
Metoda 2 z 4: Outlook 2007
Krok 1. Włącz Asystenta pakietu Office
Kliknij kartę Narzędzia. W menu Narzędzia wybierz Asystent nieobecności. Zaznacz pole „Wyślij automatyczne odpowiedzi poza biurem”. Możesz dostosować czas, w którym asystent jest aktywny, zaznaczając pole i ustawiając zakres czasu i dat.
Krok 2. Napisz swoje odpowiedzi
W przypadku wiadomości e-mail wysyłanych z serwera wymiany użyj karty Wewnątrz mojej organizacji. Aby uzyskać odpowiedzi na wiadomości e-mail otrzymane od innych osób, skorzystaj z karty Poza moją organizacją. Gdy będziesz zadowolony z odpowiedzi, kliknij OK.
Krok 3. Wyłącz Asystenta Poza biurem
Jeśli ustawisz zakres dat dla odpowiedzi automatycznych, asystent zakończy działanie automatycznie po przekroczeniu zakresu dat. Jeśli nie ustawiłeś zakresu, będzie on kontynuowany, dopóki nie otworzysz menu Odpowiedzi automatycznych i nie wybierzesz "Nie wysyłaj automatycznych odpowiedzi poza biurem".
Metoda 3 z 4: Outlook 2003
Krok 1. Włącz Asystenta pakietu Office
W menu Narzędzia wybierz Asystent nieobecności. Zaznacz pole oznaczone „Jestem obecnie poza biurem”.
Krok 2. Napisz swoje odpowiedzi
W polu oznaczonym „Autoodpowiedz tylko raz do każdego nadawcy z następującym tekstem:” wpisz odpowiedź, którą chcesz odpowiedzieć.
Krok 3. Dodaj reguły
Możesz dodać do Asystenta reguły, takie jak przekazywanie wiadomości od określonych nadawców do innego adresata. Kliknij przycisk Dodaj regułę…, aby skonfigurować niestandardową regułę. Na przykład możesz utworzyć regułę, która przekaże pocztę od konkretnego klienta do Twojego współpracownika, aby ważne e-maile nie zostały pominięte podczas Twojej nieobecności.
Krok 4. Wyłącz Asystenta Poza biurem
Asystent poza biurem będzie kontynuowany, dopóki nie otworzysz menu Odpowiedzi automatyczne i nie wybierzesz "Nie wysyłaj automatycznych odpowiedzi poza biurem".
Metoda 4 z 4: Wyślij automatyczną odpowiedź bez konta Exchange
Krok 1. Utwórz swój szablon
Bez konta Exchange opcje automatycznej odpowiedzi są niedostępne. Nadal można ustawić automatyczną odpowiedź za pomocą szablonu i kilku reguł. Zacznij od utworzenia nowego e-maila. To będzie szablon Twojej automatycznej odpowiedzi.
- Wybierz Temat, który zwięźle wyjaśnia sytuację. Na przykład „Poza biurem do”. Możesz również wpisać słowa „auto-odpowiedź” w temacie, aby odbiorca natychmiast wiedział, że odpowiedź jest automatyczna.
- Napisz krótką wiadomość. W treści e-maila napisz ogólną wiadomość, która może dotyczyć każdego, kto ją otrzyma. Poinformuj odbiorcę, jak się z Tobą skontaktować lub z kim jeszcze się skontaktować.
Krok 2. Zapisz swój szablon
Gdy będziesz zadowolony z wiadomości, kliknij Zapisz jako… W menu rozwijanym „Zapisz jako typ” wybierz Szablon programu Outlook. Spowoduje to zapisanie pliku jako szablonu, który zostanie załadowany do programu Outlook.
Krok 3. Utwórz reguły
Aby automatyczna odpowiedź działała poprawnie, musisz zdefiniować pewne reguły, aby zautomatyzować proces. W pakiecie Office 2003/2007 kliknij menu Narzędzia i wybierz Reguły i alerty. W pakiecie Office 2010/2013 kliknij kartę Plik, wybierz Informacje, a następnie kliknij Reguły i alerty. Spowoduje to otwarcie menu Reguły poczty e-mail.
- Kliknij przycisk Nowa reguła. Zostaniesz poproszony o wybranie szablonu. W sekcji „Rozpocznij od pustej reguły” wybierz „Sprawdź wiadomości po ich otrzymaniu”. Kliknij Następny.
- Określ, na które wiadomości otrzymasz odpowiedź. Jeśli chcesz odpowiadać na każdą wiadomość otrzymaną w skrzynce odbiorczej, zaznacz pole „gdzie jest moje imię w polu Do”. Możesz go zawęzić, wyznaczając konkretne wysyłki lub e-maile z określonymi słowami w temacie lub treści. Po dokonaniu wyboru kliknij Dalej
- Załaduj swój szablon. Wybierz pole „odpowiedz, używając określonego szablonu” w następnym oknie, aby załadować wiadomość utworzoną wcześniej. Kliknij link w opisie pola dla „określonego szablonu”. Spowoduje to otwarcie okna dialogowego z pytaniem, gdzie szukać szablonów. Wybierz "Szablony użytkownika w systemie plików". Otwórz wiadomość utworzoną wcześniej.
- Ustaw swoje wyjątki. Po załadowaniu szablonu możesz zdefiniować przypadki, w których nie chcesz, aby odpowiedź została wysłana, na przykład do określonego odbiorcy lub dla określonych typów wiadomości. Po dokonaniu wyboru kliknij Dalej.
- Nazwij swoją regułę. Zanim skończysz, musisz ustawić nazwę swojej reguły. Użyj czegoś, co jest łatwe do zapamiętania, aby móc szybko wyłączyć regułę w przyszłości. Zaznacz pole „Włącz tę regułę”, aby aktywować regułę, a następnie kliknij Zakończ.
Krok 4. Wyłącz regułę
Po powrocie do biura możesz wyłączyć regułę, ponownie otwierając menu Reguły i alerty. Wybierz utworzoną regułę Poza biurem z listy aktywnych reguł, a następnie kliknij przycisk Usuń.
Wideo - Korzystając z tej usługi, niektóre informacje mogą być udostępniane YouTube
Porady
- Organizacja jest zwykle definiowana jako Twoja firma i obejmuje osoby, które mają konto Exchange Server w Twoim systemie poczty e-mail.
- Menu Narzędzia pojawia się w głównym oknie Outlooka. Okno główne jest tym samym oknem, które pojawia się po uruchomieniu programu Outlook i zawiera menu Plik, Edycja, Widok, Przejdź, Narzędzia, Akcje i Pomoc. W oknach, w których tworzysz lub przeglądasz elementy, takie jak wiadomości e-mail, kontakty lub zadania, nie ma menu Narzędzia.
- Po zaznaczeniu pola wyboru Automatyczne odpowiadanie osobom spoza mojej organizacji obok nazwy karty zostanie wyświetlona karta Poza moją organizacją (Włączona).
- Kontakt musi istnieć w folderze Kontakty programu Exchange Server. Jeśli kontakt istnieje tylko w folderze, który jest częścią pliku folderów osobistych (pst), wiadomość automatycznej odpowiedzi nie zostanie wysłana.
