Wiersze tematu wiadomości e-mail są często używane przez czytelników do podjęcia decyzji o otwarciu wiadomości e-mail. Te przestrzenie muszą być wypełnione krótkim, konkretnym i zorientowanym na szczegóły językiem, aby uniemożliwić odbiorcy usunięcie wiadomości e-mail bez jej przeczytania. Jeśli dokładnie określisz, dlaczego czytelnik powinien chcieć zobaczyć, co masz do powiedzenia, używając szczegółów w tematach, powinieneś cieszyć się szybszymi i częstszymi odpowiedziami na wiadomości e-mail.
Kroki
Część 1 z 3: Formatowanie wierszy tematu
Krok 1. Unikaj pozostawiania pustego wiersza tematu
Jeśli zdecydujesz się nie umieszczać wiersza tematu, nie korzystasz z możliwości, jaką daje, aby narysować czytelnika. Pusty wiersz tematu również sprawi, że będziesz wyglądać na leniwego. Co najważniejsze, z pewnością nie sprawi, że czytelnik poczuje, że musi szybko otworzyć lub odpowiedzieć na Twój e-mail.
Krok 2. Napisz temat, zanim napiszesz e-mail
Twój wiersz tematu może wydawać się refleksją, która nie jest tak ważna, jak rzeczywista treść wiadomości e-mail. Ponieważ jest to pierwsza rzecz, którą widzi Twój czytelnik, jest równie ważna – jeśli nie bardziej! - jak to, co jest w środku. Aby upewnić się, że poświęcasz wystarczająco dużo czasu i uwagi na swój temat, napisz go, zanim napiszesz cokolwiek innego.
Krok 3. Postępuj zgodnie ze standardowymi zasadami pisania wielkimi literami, aby uniknąć niechlujstwa
O ile nie wysyłasz krótkiej wiadomości do kogoś, kogo dobrze znasz, powinieneś traktować swoje e-maile jak formalną komunikację. Zapisuj wiersze tematu wielkimi literami w taki sam sposób, jak w przypadku tytułów prezentacji.
Pamiętaj o kilku podstawowych zasadach, które pomogą Ci poprawnie używać wielkich liter. Na przykład zawsze pisz pierwsze i ostatnie słowo tematu z dużej litery. Należy również zawsze pisać z dużej litery rzeczowniki (Mountain, Presentation, Building), zaimki (He, She, They), czasowniki (Go, Change), przysłówki (Quickly, Slowly) i przymiotniki (Sloppy, Excellent). Nie należy pisać wielkimi literami przedimków (a, an, the), przyimków (in, out) ani spójników koordynacyjnych (i, ale)
Krok 4. Unikaj traktowania tematów jak pełnych zdań
Chociaż wiersze tematu powinny być poprawne gramatycznie, traktuj je jako tytuły, a nie zdania, które zawsze wymagają interpunkcji. Twoje wiersze tematu nie muszą być zakończone kropką, znakiem zapytania ani wykrzyknikiem.
- Należy pamiętać, że niektóre filtry antyspamowe automatycznie umieszczają wiadomości e-mail z przedzielonymi wierszami tematu na filtr wiadomości-śmieci.
- Czasami możesz chcieć użyć znaku zapytania, aby przyciągnąć uwagę czytelnika. Nie nadużywaj tej strategii.
- Połącz wiele fraz w tematach z myślnikami. Na przykład wiersz tematu: „Zaplanowane spotkanie na wtorek – wymagana Twoja obecność” zawiera dwa różne wyrażenia połączone myślnikiem.
Krok 5. Utrzymuj wiersze tematu poniżej około 50 znaków
Tematy powinny być jak najkrótsze. Czasami może to wymagać pominięcia niektórych szczegółów na rzecz innych. Najważniejsze, aby czytelnik wiedział, co musi zrobić, gdy tylko przeczyta Twój temat.
Nie zawsze jest możliwe, aby wiersze tematu miały 50 lub mniej znaków. Czasami przejdziesz dziesięć lub więcej znaków. Jeśli jednak zaczniesz strzelać do zasady 50 znaków, automatycznie zaczniesz pisać krótsze wiersze tematu
Krok 6. Najpierw umieść ważne słowa, aby przyciągnąć uwagę czytelnika
Znaczenie tych słów będzie się różnić w zależności od celu wiadomości e-mail. W niektórych e-mailach może być konieczne podanie Twojego imienia i nazwiska oraz tytułu, podczas gdy w innych czynności wymagane przez Ciebie lub czytelnika mogą być na pierwszym miejscu. Zastanów się, co sprawi, że czytelnik najprawdopodobniej otworzy Twój e-mail i umieść słowa odpowiadające temu tematowi na samym początku tematu.
Ogólnie rzecz biorąc, wiersz tematu należy rozpocząć od słowa, które wskazuje, dlaczego kontaktujesz się z czytelnikiem. Jeśli na przykład ostatnio zmieniłeś regulamin biura, napisz: „Zmieniony regulamin firmy – wymaga twojej oceny już dziś”
Krok 7. Wybierz konkretne rzeczowniki i czasowniki, aby przekazać cel wiadomości e-mail
Nie umieszczaj w temacie niejasnych lub niejasnych rzeczowników i czasowników. Zamiast tego użyj słów, które konkretnie wskazują dokładnie, czego chcesz od czytelnika. Spowoduje to skrócenie tematu, przy jednoczesnym zapewnieniu niezbędnych szczegółów w temacie.
Zamiast: „Kontaktowanie się z Tobą w celu sprawdzenia nowych informacji”, napisz: „Zmienione zasady HR - wymaga zatwierdzenia przez środę”. W drugiej wersji wiersza tematu wyjaśniłeś dokładnie, czym są „nowe informacje” i dlaczego kontaktujesz się z czytelnikiem. Poprawiłeś wszelkie niejasności dotyczące tego, czy odbiorca musi przeczytać wiadomość e-mail i co musi zrobić po jej otwarciu
Część 2 z 3: Podawanie szczegółów w tematach
Krok 1. Określ cel wiadomości e-mail
Powiedz czytelnikowi, dlaczego się z nim kontaktujesz. Bądź tak konkretny, jak to tylko możliwe. Pomoże to czytelnikowi od razu wiedzieć, czy powinien otworzyć Twoją wiadomość.
- Wiersz tematu z prośbą o list polecający lub referencję może wyglądać tak: „Prośba o referencje dla Tamary G. do piątku 6/2”.
- Jeśli oferujesz swojemu czytelnikowi korzyść, spróbuj czegoś takiego: „Wymień olej na 50% zniżki Jima tylko w tym tygodniu”.
Krok 2. Napisz, jakie działanie chcesz, aby Twój czytelnik podjął
Gdy tylko zobaczą Twój e-mail, Twój czytelnik będzie chciał wiedzieć, co musi zrobić. Posiadanie tej wiedzy natychmiast przygotuje czytelnika do szukania dalszych szczegółów w treści notatki.
Zamiast pisać „Sięganie po przysługę”, wpisz temat: „Potrzebujesz pomocy w napisaniu propozycji projektu w przyszłym tygodniu”. Dzięki temu czytelnik wie nie tylko, że prosisz o pomoc, ale także wyjaśnia dokładnie, co masz nadzieję, że czytelnik zrobi dla Ciebie
Krok 3. Podaj termin, aby czytelnik wiedział, kiedy odpowiedzieć
Jeśli nie poinformujesz czytelnika, kiedy musisz podjąć działanie lub odpowiedzieć, może nie otworzyć Twojego e-maila do jutra, w przyszłym tygodniu, a nawet w przyszłym miesiącu. Nie dzieje się tak dlatego, że czytelnik nie chce ci pomóc. Większość ludzi otrzymuje dziesiątki, a nawet setki e-maili dziennie, więc e-maile bez jasno określonych terminów łatwo giną w stadzie.
Jeśli Twój e-mail jest szczególnie ważny i wymaga natychmiastowej odpowiedzi, możesz użyć słów „Pilne”, „Krytyczne” lub „Wymagana natychmiastowa odpowiedź”, aby poinformować czytelnika, że powinien zwrócić szczególną uwagę na tę notatkę
Krok 4. Podaj, kim jesteś, jeśli czytelnik jeszcze Cię nie zna
Czasami wysyłasz e-maile do osób, których nigdy wcześniej nie spotkałeś. W takich przypadkach ważne może być podanie czytelnikowi tytułu, firmy lub nazwy, aby mieli powód do otwarcia notatki. W przeciwnym razie możesz wyglądać na przypadkową osobę, której e-mail może trafić prosto do kosza!
Może jesteś studentem kontaktującym się z lokalnym politykiem w sprawie szkolnego projektu. Napisz: „Wywiad proszący o wywiad z seniorem liceum w ramach projektu, termin 6/24”
Krok 5. Wspomnij o spotkaniu z czytelnikiem, jeśli jest to niedawny znajomy
Być może kontaktujesz się z tą osobą, ponieważ właśnie się poznałeś i masz nadzieję na nawiązanie z nią bliższej relacji. Zaznacz ich pamięć w temacie, aby zapamiętali spotkanie z tobą. Bardziej prawdopodobne jest, że zorganizują kontynuację, jeśli przypomną sobie twoje poprzednie spotkanie.
Być może odbyłeś krótką dyskusję na konferencji lub kolacji na temat swoich wspólnych zainteresowań. Wpisz swój temat: „Kontynuacja naszego czatu na konferencji pisarzy, 30 kwietnia”
Krok 6. Nazwij swój wspólny kontakt, jeśli jesteś przedstawiany czytelnikowi
Jeśli ktoś inny skontaktował Cię z Twoim odbiorcą, ważne jest, abyś wyjaśnił ten fakt. Twój czytelnik będzie znacznie bardziej skłonny otworzyć wiadomość e-mail z tematem zawierającym imię osoby, którą zna, niż anonimową osobę, której nigdy nie spotkał. Twój czytelnik może również skontaktować się z wzajemnym kontaktem, aby potwierdzić wprowadzenie.
Na przykład napisz: „Dr. Student Smith @ Hopkins, prosząc o spotkanie w przyszłym miesiącu”
Część 3 z 3: Usprawnianie i poprawianie tematów
Krok 1. Używaj prostego języka, aby uniknąć nieporozumień
Nie chcesz, aby czytelnik miał problemy ze zrozumieniem tematu. Unikaj używania zbyt długich słów i złożonego słownictwa. Udawaj, że wysyłasz e-mail do gimnazjalistki i zadaj sobie pytanie, czy zrozumieliby każde słowo w temacie.
Unikaj używania niejasnego słownictwa, gdy wystarczy prostsze słowo. Wybierz: „Nowe reguły biurowe - Przejrzyj i odpowiedz szybko” zamiast „Nowe reguły biurowe - Przejrzyj i odpowiedz z uprzejmością”. „Szybko” i „z ochotą” oznaczają to samo, ale pierwsza opcja jest mniej zniechęcająca i myląca
Krok 2. Użyj symboli i skrótów, aby skrócić temat
Wiele słów można skrócić bez dezorientacji czytelnika. Używaj tylko typowych skrótów i symboli i czytaj dalej swój temat, aby upewnić się, że nie będzie żadnych nieporozumień co do celu wiadomości e-mail.
Na przykład można skrócić wszystkie dni tygodnia. „@” jest powszechnym symbolem „at”. Możesz również użyć „RE:”, aby oznaczać „około”. „EOM” może być używane jako „koniec wiadomości”, a „EOD” może zastąpić „koniec dnia”
Krok 3. Sprawdź, czy nie ma błędów ortograficznych i gramatycznych
Podobnie jak każda inna część wiadomości e-mail, wiersz tematu musi być wolny od błędów. Zapewni to, że od razu nie będziesz wyglądać nieprofesjonalnie lub leniwie, zanim twój czytelnik będzie miał szansę otworzyć twoją notatkę.
- Sprawdzanie pisowni wiadomości e-mail może nie obejmować wierszy tematu, więc zachowaj szczególną ostrożność przy błędach ortograficznych. Jeśli się martwisz, skopiuj i wklej wiersz tematu do dokumentu Word lub Google i uruchom tam sprawdzanie pisowni.
- Twój wiersz tematu nie musi być pełnym zdaniem. Unikaj jednak typowych błędów gramatycznych, takich jak mylenie „oni”, „ich” i „tam” lub „ty” i „twoje”.
Krok 4. Przeczytaj na głos wiersze tematu, aby sprawdzić klarowność
Najlepszym sposobem na upewnienie się, że tematy są proste, zwięzłe i poprawnie napisane, jest przeczytanie ich na głos. Kiedy usłyszysz swoje wypowiedziane słowa, złapiesz błędy, których nie zrobiłbyś, gdybyś tylko sprawdził je na ekranie.
Jeśli jesteś w miejscu publicznym, czytaj słowa cicho pod nosem
Ostrzeżenia
- Nie wpisuj rutynowych tematów e-maili z wykrzyknikami!!! lub wszystkie CAPS. Stracisz wiarygodność.
- Nigdy nie zaczynaj zdania w temacie, który kończysz w treści e-maila. Na przykład nie chciałbyś napisać „Proszę Cię o przysługę, którą chciałbym, abyś…” w temacie, a następnie otworzyć e-mail z: „Zrób do piątku”.
