Jeśli pomysł zorganizowania pokazu samochodowego naprawdę podkręca twój silnik, czeka cię nie lada gratka! Planowanie pokazu może być zabawnym doświadczeniem. Zacznij od wypracowania podstawowych rzeczy, takich jak temat programu, data i miejsce. Następnie zaangażuj resztę swojej społeczności, szukając sponsorów od lokalnego biznesu i zatrudniając lokalnych dostawców, aby zapewniali jedzenie, nagrody i rozrywkę. Przy odrobinie planowania i organizacji możesz zorganizować wspaniały pokaz samochodowy i sprawić, że Twoja społeczność będzie pełna ekscytacji.
Kroki
Część 1 z 3: Szczegóły i logistyka
Krok 1. Wybierz motyw lub typ samochodu do pokazu, aby był spójny
Temat zawiera wskazówki dla uczestników i daje im wyobrażenie o tym, czego mogą się spodziewać w dniu pokazu. Popularne motywy to klasyczne samochody, zabytkowe samochody, samochody wyścigowe, lowridery, samochody luksusowe i samochody zagraniczne. Pamiętaj, aby umieścić motyw na swoich ulotkach i ogłoszeniach, aby właściciele samochodów wiedzieli, czy się kwalifikują. Na przykład:
- „Zapraszamy do udziału wszystkie zagraniczne luksusowe samochody i egzotyczne samochody wyścigowe”.
- „Pokaz jest otwarty dla wszystkich hots rodów sprzed 1948 r. i amerykańskich klasycznych samochodów”.
- „Zapraszamy właścicieli zmodyfikowanych tunerów i wysokiej klasy, wysoce zmodyfikowanych egzotycznych samochodów”.
Krok 2. Zorganizuj wydarzenie w sobotę lub niedzielę, aby przyciągnąć największy tłum
Weekendy są najlepsze na pokazy samochodów, ponieważ większość ludzi nie ma pracy i szuka czegoś fajnego do zrobienia. Po wybraniu daty i godziny sprawdź online, czy nie odbywają się jednocześnie inne lokalne programy ani wydarzenia. W ten sposób nie będziesz musiał z nimi konkurować o frekwencję.
- Wybierz 2-3 możliwe terminy na wypadek, gdyby pierwsza nie wyszła.
- Zorganizuj pokaz wiosną lub jesienią, gdy pogoda jest łagodna. Większość właścicieli samochodów pokazowych nie chce wyprowadzać swoich pojazdów w środku zimy, a upały w środku lata mogą również uniemożliwić pojawianie się ludzi.
Krok 3. Ustal budżet na wydarzenie
Dowiedz się, ile musisz wydać i jaki rozmiar ma mieć pokaz. Spodziewaj się wydać około 2 000 $ na mały pokaz (50-100 samochodów). W przypadku średniego pokazu ze 100-150 samochodami, budżet co najmniej 5 000 USD. Następnie stwórz listę szacunkowych wydatków, aby upewnić się, że jesteś w stanie pokryć wszystko. Typowe koszty obejmują wynajem miejsca, opłaty sprzedawców, sprzedaż biletów, zezwolenia, ubezpieczenie, reklamę, ulotki, rozrywkę i nagrody.
- Pamiętaj, aby dostosować budżet po sfinalizowaniu każdej pozycji. W ten sposób zawsze pracujesz z dokładnymi liczbami.
- Zapytaj lokalne firmy o sponsorowanie, jeśli brakuje Ci gotówki! Dobre opcje obejmują sklepy z częściami samochodowymi / konserwacją, sklepy z nadwoziem niestandardowym i kluby samochodowe. Korzyści dla sponsorów obejmują wyeksponowanie marki, ich logo w widocznym miejscu na wszystkich oznakowaniach oraz możliwość ustawienia stoiska sprzedawcy na targach.
Krok 4. Zarezerwuj miejsce, które będzie w stanie dostosować się do wielkości i potrzeb Twojego pokazu
Jeśli sam prowadzisz sklep samochodowy, idealnym miejscem jest własny parking. W przeciwnym razie szukaj lokalnych miejsc z dużymi parkingami. Zadzwoń, aby omówić ceny i pamiętaj, aby zbadać każdą lokalizację przed podjęciem ostatecznej decyzji. Wyobraź sobie, gdzie ustawią się samochody, gdzie umieścisz obszar rejestracji i tak dalej. Jeśli na miejscu nie ma toalet, zaplanuj wypożyczenie Port-a-Potties na imprezę. Rozważ miejsca takie jak:
- Domy kultury lub sale VA
- Lokalne firmy motoryzacyjne lub tory wyścigowe
- Parki lub tereny imprez społecznościowych
- Lokalne firmy z ładnymi parkingami?
- Parkingi szkolne
Krok 5. Kup polisę ubezpieczeniową, aby pokryć nieoczekiwane koszty lub szkody
Ogólnie rzecz biorąc, miejsce dyktuje, jakie ubezpieczenie jest wymagane, aby działać na ich nieruchomości. Zapytaj miejsce i sprawdź w lokalnym urzędzie, jakie są wymagania dotyczące zasięgu. Jeśli pokaz odbywa się na Twojej własnej nieruchomości, skontaktuj się ze swoim agentem ubezpieczeniowym.
Większość wystaw samochodowych ma w tym udział drogie i/lub klasyczne samochody, a te samochody są drogie. Na wszelki wypadek warto zaopatrzyć się w ubezpieczenie, które pokryje wszelkie możliwe problemy
Krok 6. Uzyskaj wszelkie pozwolenia wymagane przez lokalnych urzędników miejskich, powiatowych lub gminnych
Aby działać legalnie, prawdopodobnie będziesz potrzebować co najmniej 1-2 lokalnych zezwoleń. Poszukaj informacji w Internecie lub skontaktuj się bezpośrednio z urzędami miejskimi, aby dowiedzieć się, co musisz zrobić, jakie są istotne terminy i koszty zezwoleń. Rozpocznij ten proces tak szybko, jak to możliwe, aby być gotowym do wyjścia w dniu pokazu. Niektóre z pozwoleń, których możesz potrzebować:
- Zamknięcie ulicy
- Budowa i bezpieczeństwo
- Usługi zdrowotne (dla sprzedawców żywności)
- Kontrola ruchu
- Wydziały Straży Pożarnej/Policji
Krok 7. Skonfiguruj wstępną rejestrację, aby ludzie mogli się zarejestrować wcześnie
Większość programów umożliwia rejestrację wstępną i rejestrację na miejscu, ale poważni uczestnicy zazwyczaj wolą zrobić to z wyprzedzeniem. W przypadku małych pokazów umieść swoje dane kontaktowe na ulotkach i zachęć ludzi do bezpośredniego kontaktu w celu rejestracji. W przypadku większych pokazów załóż stronę internetową pokazu i skieruj tam ludzi, aby się zarejestrowali i uiścili wpisowe.
- Zaoferuj obniżoną opłatę rejestracyjną jako zachętę do wcześniejszej rejestracji.
- Informacje do przechwycenia w celu rejestracji: imię i nazwisko uczestnika, adres domowy i adres e-mail. Marka, model, kolor i rocznik samochodu.
- Roześlij uczestnikom zestawy rejestracyjne na 2 tygodnie przed pokazem. Każdy zestaw powinien zawierać mapę, opłaconą z góry naklejkę na okno, informacje o parkingu i inne specjalne instrukcje.
Krok 8. Odłóż ulotki o wydarzeniach i wyślij zaproszenia w mediach społecznościowych
Zaprojektuj atrakcyjną ulotkę na swoje wydarzenie i umieść kopie w lokalnych sklepach i na imprezach samochodowych. Następnie stwórz stronę wydarzenia na Facebooku i zachęć ludzi do RSVP i udostępnij link, aby pomóc Ci w rozpowszechnianiu informacji. Inne sposoby na promocję Twojego wydarzenia:
- Utwórz konto na Twitterze i tweetuj link do wydarzenia do swoich obserwujących
- Reklamuj się w lokalnym radiu i telewizji
- Umieść reklamy w lokalnej gazecie
Część 2 z 3: Dostawcy i rozrywka
Krok 1. Zarezerwuj lokalną firmę cateringową lub food truck na swoje wydarzenie
Jeśli masz mały pokaz samochodowy, prawdopodobnie możesz uciec od ustawienia kilku grillów. Na większe imprezy udaj się z lokalnym cateringiem lub operatorem food trucka. Zadzwoń po ceny i zarezerwuj dostawcę żywności tak wcześnie, jak to możliwe. Zadaj dostawcy pytania dotyczące:
- Ich minimalne stawki
- Jeśli mogą pomieścić rozmiar twojego programu
- Czym planują obciążyć gości
- Oprocentowanie i termin wpłaty
- Wszelkie dodatkowe opłaty
Krok 2. Zatrudnij DJ-a lub lokalny zespół, który zapewni muzykę
Muzyka jest tradycyjną częścią każdego pokazu samochodowego i może stworzyć naprawdę zabawną atmosferę na Twoim wydarzeniu. Zastanów się, jaki rodzaj muzyki ma sens dla oczekiwanej publiczności, zanim podejmiesz jakiekolwiek decyzje. Świetną opcją może być również współpraca z lokalną stacją radiową. Będą dostarczać muzykę, transmitować na żywo i promować program w tym samym czasie!
- Jeśli zatrudniasz DJ-a, rozważ porozmawianie z nim o cateringu dla tłumu.
- Wynajęcie lokalnego zespołu, który zapewni muzykę na żywo, może wywołać dodatkowy szum.
Krok 3. Skonfiguruj MC, jeśli potrzebujesz sposobu na ogłaszanie podczas pokazu
MC mogą zapewnić szum, zaangażować tłum i ogłosić niezbędne informacje, takie jak wygrane numery biletów na loterię, zwycięzcy trofeów i tak dalej. Jeśli jest to coś, czego potrzebuje Twój program, zajrzyj do lokalnych MC, którzy mogą wykonać tę pracę.
Jeśli zatrudniasz DJ-a, zapytaj, czy byliby skłonni rozważyć obowiązki MC wraz z kręceniem muzyki
Krok 4. Znajdź lokalną firmę, która zaprojektuje i zapewni trofea dla zwycięzców
Jeśli Twój pokaz samochodowy jest konkursem, będziesz potrzebować nagród i trofeów dla zwycięzców. Zapoznaj się z kategoriami wystaw i arkuszami sędziowskimi, aby wiedzieć, ile trofeów potrzebujesz. Następnie skontaktuj się z lokalną firmą zajmującą się projektowaniem i produkcją. Celuj w co najmniej 3-5 dużych trofeów.
Krok 5. Wynajmij dmuchany dom, jeśli spodziewasz się dzieci na pokazie
Jeśli spodziewasz się starszego tłumu, nie jest to konieczne. Jeśli jednak uważasz, że Twoje wydarzenie przyciągnie wiele rodzin ze społeczności, rozważ zaoferowanie rozrywki dla dzieci. Więcej osób może się pojawić, jeśli przyprowadzą swoje dzieci. Inne rozrywki przyjazne dzieciom do rozważenia:
- Malowanie twarzy
- Balony/zwierzęta balonowe
- Klaun lub magik
Krok 6. Wybierz swoich sędziów i przygotuj ich na kategorie i punktację
Ty i Twoi pracownicy możecie być sędziami lub możecie sprowadzić ekspertów/entuzjastów z lokalnych klubów samochodowych do wykonania pracy. Ustal podstawowe zasady przed pokazem i upewnij się, że wszyscy są na bieżąco z kategoriami i określonymi systemami punktowymi, jeśli ich używasz.
- Celuj w 3-5 głównych kategorii, takich jak: Best in Show, Najlepsze niestandardowe mody, Najlepsza wydajność i tak dalej.
- Gotowy arkusz oceny może zawierać sekcję dla każdej kategorii, zestawienie szczegółów w każdej kategorii oraz wyjaśnienie systemu punktowego/jak z niego korzystać.
Część 3 z 3: Dzień pokazu
Krok 1. Umieść znaki i bariery, aby poprowadzić uczestników i uczestników
Upewnij się, że znaki łazienkowe są wyraźnie oznaczone i łatwe do znalezienia. Ustaw znaki wjazdu i wyjazdu, aby pomóc Ci kontrolować przepływ ruchu. W razie potrzeby ustaw znaki zakazu parkowania na obszarach o ograniczonym dostępie. Oznacz wyjścia awaryjne i przydziel osobę lub postaw bariery, aby te ścieżki były wolne.
- Kupuj solidne tabliczki z wyraźnym napisem, aby każdy mógł je łatwo zobaczyć.
- Jeśli potrzebujesz barier, poproś swój lokalny samorząd o zapewnienie ich z wyprzedzeniem.
Krok 2. Oznacz miejsca parkingowe dla swoich samochodów pokazowych białą farbą w sprayu
Każdy uczestniczący samochód potrzebuje określonego miejsca do zaparkowania, więc zaznacz te miejsca na kilka godzin przed rozpoczęciem pokazu. Weź ze sobą kilka kołków i sznurków, aby móc tworzyć ładne, schludne linie białą farbą w sprayu.
Jeśli numerujesz miejsca parkingowe, pamiętaj o wyraźnym spryskaniu każdego numeru we właściwym miejscu
Krok 3. Skieruj dostawców i rozrywkę do ich obszarów w celu konfiguracji
Poproś dostawców i przedstawicieli rozrywki, aby przybyli godzinę wcześniej w celu przeprowadzenia konfiguracji. Pokaż sprzedawcy żywności, dokąd się udać, i pomóż DJ-owi lub zespołowi ustawić się w centralnej lokalizacji na miejscu. Upewnij się, że kable zasilające i generatory są na miejscu, zanim ktokolwiek przybędzie.
Krok 4. Ustaw strefę rejestracji przy wejściu na wydarzenie
Przypisz jednego z członków swojego zespołu, aby był odpowiedzialny za prowadzenie dziennika uczestników i pobieranie opłat wpisowych. Daj każdemu zarejestrowanemu uczestnikowi kartę okienną z imieniem i nazwiskiem, informacjami o pojeździe oraz klasą pojazdu. Przydziel każdemu samochodowi określoną numerowaną przestrzeń lub wyraźnie oznaczone miejsce parkingowe, aby wiedział, dokąd się udać.
