Za pomocą kont zasobów można planować i rezerwować sprzęt, sale i usługi, zapraszając ich na wydarzenia za pośrednictwem poczty e-mail w programie Microsoft Outlook. Konta zasobów sprawiają, że narzędzia do rezerwacji w miejscu pracy są łatwym i zorganizowanym procesem. Jeśli określony zasób jest już zarezerwowany na określony czas, konto można skonfigurować tak, aby automatycznie akceptowało lub odrzucało żądania harmonogramu. Oto kilka kroków, jak utworzyć konto zasobów w programie Microsoft Outlook.
Kroki
Metoda 1 z 3: Utwórz konto e-mail dla zasobu. Nadaj swojemu zasobowi konto e-mail i opisową nazwę zasobu; np. „Telewizja” lub „Północna sala konferencyjna”
Metoda 2 z 3: Utwórz konto zasobów w programie Microsoft Outlook 97
Krok 1. W menu „Narzędzia” kliknij „Opcje
Krok 2. Kliknij kartę „E-mail”
W sekcji „Ustawienia automatycznego przetwarzania poczty” wybierz „Przetwarzaj żądania i odpowiedzi po przybyciu”, a następnie kliknij „OK”
Krok 3. Kliknij „Zaawansowane planowanie” na karcie „Kalendarz”
- Wybierz żądane opcje w sekcji „Przetwarzanie wezwań na spotkanie”.
- Kliknij „OK”, aby zamknąć okno dialogowe.
Krok 4. Kliknij kartę „Delegaci”
Kliknij „Dodaj” i wpisz nazwę konta delegata.
- W polu „Uprawnienia delegata” kliknij „Edytor na liście kalendarzy” i wybierz „Delegant otrzymuje kopie wysłanych do mnie wiadomości dotyczących spotkań”, a następnie kliknij „OK”.
- Kliknij opcję „Wyślij wezwania na spotkania i odpowiedzi tylko do mojego pełnomocnika, a nie do mnie”, a następnie kliknij „OK”.
Metoda 3 z 3: Utwórz konto zasobu w programie Microsoft Outlook 98 i 2010
Krok 1. Przejdź do menu „Narzędzia”
Kliknij „Opcje”.
Krok 2. Kliknij „Opcje kalendarza”, a następnie „Planowanie zasobów
- Wybierz żądane opcje w sekcji „Przetwarzanie wezwań na spotkanie”, a następnie kliknij „OK”.
- Usuń zaznaczenie obok opcji „Przypomnienie domyślne” na początku sekcji Kalendarz.
Krok 3. Przejdź do zakładki „Delegaci”
Kliknij „Dodaj” i wpisz nazwę konta delegata.
- W polu Uprawnienia pełnomocnika kliknij opcję „Edytor na liście kalendarzy” i wybierz opcję „Przekazuj pełnomocnik otrzymuje kopie wysłanych do mnie wiadomości dotyczących spotkań”, a następnie kliknij przycisk „OK”.
- Kliknij, aby zaznaczyć „Wysyłaj wezwania na spotkania i odpowiedzi tylko do mojego pełnomocnika, a nie do mnie”, a następnie kliknij „OK”.
Porady
- Po utworzeniu zasobu aktualizacja może potrwać kilka minut w zależności od szybkości przetwarzania serwera Microsoft Exchange. Aby umożliwić przetwarzanie, pozwól, aby komputer lokalny pozostawał bezczynny przez co najmniej 30 sekund.
- Aby móc utworzyć nowy zasób w programie Outlook, musisz mieć skonfigurowane konto e-mail dla pełnomocnika. Możesz użyć istniejącego konta e-mail lub skonfigurować dedykowane konto dla pełnomocnika.
- Konta zasobów można skonfigurować tak, aby automatycznie odpowiadały na wezwania na spotkania. Można to zrobić na karcie „Kalendarz” w „Zaawansowane planowanie”.
- Aby uprościć obsługę wielu zasobów, można skonfigurować dedykowany komputer, który jest zalogowany na konto pełnomocnika w programie Microsoft Outlook. W ten sposób możesz łatwo zarządzać rezerwacjami kilku różnych zasobów jednocześnie.
