Możesz myśleć, że tylko nauczyciele szkolni muszą się martwić o frekwencję, ale w rzeczywistości jest to również ważna praktyka biznesowa. Zarówno w przypadku małych, jak i dużych firm dokładne dane o frekwencji mogą wiele powiedzieć o wydajności, zyskowności i satysfakcji pracowników. Dzięki nowoczesnej technologii istnieje wiele sposobów na rejestrację obecności pracowników i efektywne wykorzystanie danych.
Kroki
Metoda 1 z 3: Zbieranie danych o obecności
Krok 1. Używaj prostego arkusza kalkulacyjnego tylko wtedy, gdy prowadzisz małą firmę
Jeśli masz 5 lub mniej pracowników, a być może nawet 10 lub mniej, zastosowanie bardzo prostej metody rejestracji obecności może Ci się przydać. Możesz śledzić obecność i godziny w arkuszu kalkulacyjnym Microsoft Office lub Google Docs, a nawet polegać na papierowych arkuszach kalkulacyjnych. Zdecyduj się jednak na bardziej zaawansowane opcje śledzenia, jeśli masz więcej niż 5-10 pracowników.
- Bez względu na wielkość firmy, zawsze korzystaj z przejrzystego systemu rejestrowania obecności i godzin. Nie ufaj swojej pamięci ani słowu pracownika, gdy próbujesz śledzić rzeczy!
- Jeśli wolisz arkusz kalkulacyjny w wersji papierowej, poszukaj w Internecie szablonu do wydrukowania, który odpowiada Twoim potrzebom.
Krok 2. Utwórz szablon pakietu Office lub Dokumentów, aby usprawnić swój arkusz kalkulacyjny
Zarówno Microsoft Office, jak i Google Docs oferują dodatkowe szablony przeznaczone do rejestrowania obecności i godzin pracy pracowników. W porównaniu z ogólnym arkuszem kalkulacyjnym ta opcja może ułatwić pracownikom wprowadzanie godzin, a także śledzenie i analizowanie danych.
Chociaż jest bardziej wydajna niż zwykły papierowy lub elektroniczny arkusz kalkulacyjny, ta opcja jest nadal najlepiej pozostawiona małym firmom – może zatrudniającym do 20 pracowników
Krok 3. Umów się na prowadzenie dokumentacji, jeśli jest to czasowo i opłacalne
W przypadku wielu firm, zarówno małych, jak i dużych, najlepszym sposobem rejestrowania obecności jest zapłacenie za to komuś innemu! W większości przypadków Twoi pracownicy wprowadzą swoją frekwencję i godziny do portalu internetowego lub aplikacji, a wykonawca będzie hostował dane i na ich podstawie regularnie dostarczał Ci raporty.
Niektóre firmy pobierają zryczałtowaną stawkę na podstawie poziomu pracowników - na przykład 20 USD miesięcznie dla maksymalnie 10 pracowników - podczas gdy inne pobierają opłaty za pracownika. Porównaj koszty, funkcje i usługi, wybierając firmę zewnętrzną do śledzenia obecności i godzin pracy Twoich pracowników
Krok 4. Zarządzaj prowadzeniem ewidencji we własnym zakresie tylko wtedy, gdy dysponujesz zdolnościami informatycznymi
Jako średnia lub duża firma możesz nie czuć się komfortowo, prowadząc swoją dokumentację, być może ze względów finansowych lub bezpieczeństwa. Śledzenie obecności i godzin pracy 100, 1000, a nawet 10 000 pracowników wymaga silnego działu IT, który może opracować i utrzymać niezbędną infrastrukturę gromadzenia, przechowywania i analizy danych. Twoje działy IT i HR również muszą być w stanie dobrze ze sobą współpracować!
Uważnie oceń koszty i korzyści związane z prowadzeniem ewidencji samodzielnie w porównaniu z kontraktowaniem tego ze stroną trzecią
Metoda 2 z 3: Śledzenie obecności za pomocą technologii
Krok 1. Niech pracownicy „wsuwają się” i „wychodzą” ze swoimi dowodami osobistymi
Jest to w zasadzie nowoczesna wersja, w której pracownicy „wchodzą” i „wychodzą” za pomocą papierowej karty dziurkowanej. Zaletą jest to, że dane są przesyłane bezpośrednio do infrastruktury ewidencji wewnętrznej lub innej firmy w celu przechowywania i analizy.
Stacje kart Swipe działają najlepiej z pracownikami, którzy trzymają się jednej lokalizacji i pracują w normalnych godzinach podczas typowego dnia pracy - na przykład pracownicy biurowi, nauczyciele lub pracownicy fabryki
Krok 2. Użyj biometrii lub wideo, aby ograniczyć „dziurkowanie kumpla” w skanerach identyfikacyjnych
Podczas gdy rejestrowanie spóźnionego lub nieobecnego współpracownika – zwanego „dziurkowaniem kumpla” – było łatwiejsze dzięki kartom dziurkowanym, nadal można przeciągnąć za nie identyfikator współpracownika i osiągnąć ten sam cel. Jeśli obawiasz się, że jest to problem wśród Twoich pracowników, rozważ zainwestowanie w środki, takie jak kamery wideo lub skanery biometryczne, aby zwiększyć bezpieczeństwo i dokładność stacji kart magnetycznych.
- Skanery biometryczne, które zazwyczaj wymagają autoryzacji odcisków palców, mogą być używane w połączeniu ze skanerami kart identyfikacyjnych.
- Zainstalowanie kamer bezpieczeństwa na stacjach kart machnięcia może pomóc w identyfikacji podejrzanych „przyjaciół ciosów”.
Krok 3. Śledź godziny pracy pracowników poza biurem za pomocą aplikacji na telefon
Karty przesuwane nie działają dobrze w przypadku pracowników, którzy pracują z domu lub z wielu lokalizacji. Zamiast tego poproś ich, aby „wpinali się” i „wychodzili” za pomocą aplikacji zainstalowanej na ich służbowym lub osobistym telefonie. W wielu przypadkach wystarczy nacisnąć przycisk, aby uruchomić i zatrzymać działający zegar, który śledzi ich obecność i godziny.
Jeśli Twoja firma zleciła już prowadzenie ewidencji firmie zewnętrznej, ten typ aplikacji może być częścią pakietu. W takim przypadku dane dotyczące obecności wprowadzone przez pracowników powinny płynnie integrować się z ogólną ewidencją
Krok 4. Rozważ lokalizację GPS i śledzenie czasu dla pracowników, którzy dużo podróżują
Ten rodzaj systemu śledzenia działa dobrze, jeśli masz pracowników, którzy podróżują między określonymi lokalizacjami w ciągu swoich dni roboczych. GPS ich telefonów służbowych będzie śledzić, kiedy przebywali w określonych strefach pracy, co z kolei może posłużyć do ustalenia ich całkowitego czasu pracy.
Śledzenie GPS jest opcjonalną funkcją niektórych aplikacji „timecard”. Ta funkcja jest zdecydowanie najlepiej zachowana w przypadku telefonów wydanych do pracy, ponieważ śledzenie pracowników na ich osobistych telefonach może wydawać się nieco zbyt „starszego brata”
Metoda 3 z 3: Postępowanie z danymi dotyczącymi obecności
Krok 1. Przeanalizuj liczby, aby zobaczyć, jak problemy z frekwencją wpływają na Twoją firmę
Prowadzenie dokładnych rejestrów obecności pracowników pozwala obliczyć, jak pozytywne i negatywne wzorce obecności wpływają na wyniki finansowe. Z kolei możesz wykorzystać te dane, aby dostosować swoje miejsca pracy i strategie HR w celu uzyskania większej wydajności.
Niektóre szybkie obliczenia mogą na przykład dać „wskaźnik chorobowości” – liczbę nieobecności na 100 pracowników w określonym przedziale czasu. Podobne punkty danych, takie jak „wskaźnik braku aktywności” i „wskaźnik dotkliwości”, mogą również pomóc w ustaleniu ekonomicznego wpływu obecności i nieobecności
Krok 2. Wyróżnij pracowników, którzy przestrzegają odpowiednich procedur obecności
Trochę pozytywnego wzmocnienia może przejść długą drogę! Wykorzystaj zebrane dane do identyfikacji pracowników za pomocą znakomitych rekordów frekwencji. Daj im publiczne uznanie, pochwałę i być może nagrody - nawet kilka kart podarunkowych lub niewielka premia może zachęcić innych do pójścia w ich ślady.
Pamiętaj, że „dobra frekwencja” niekoniecznie oznacza, że pracownik nigdy nie opuszcza pracy. Oznacza to również bycie sumiennym w kwestii brania czasu wolnego, na przykład poprzez powiadomienie o dniu wolnym lub pozostawanie w domu, gdy dochodzi do siebie po chorobie
Krok 3. Przed podjęciem działań spotkaj się z pracownikiem, który ma problemy z frekwencją
Ilekroć Twoje dane identyfikują pracownika z problemem frekwencji, nie przechodź od razu do dyscyplinowania lub rozwiązania stosunku pracy. Zamiast tego spotkaj się z nimi (oraz z przedstawicielem HR lub podobną odpowiednią stroną), aby omówić problem. Przedstaw pisemny plan działania, który da pracownikowi jasne wskazówki i punkty odniesienia dla spełnienia oczekiwań dotyczących frekwencji.
Możesz mieć do czynienia na przykład z oddanym pracownikiem, który zmaga się z pewnymi pilnymi problemami w domu. W takim przypadku możesz być w stanie dokonać pewnych korekt harmonogramu lub obciążenia pracą zamiast pochopnie zwalniać cennego pracownika
Krok 4. Poruszaj się uważnie po biurokracji podczas dyscyplinowania lub zwalniania pracownika
Zawsze przestrzegaj jasnej, spójnej procedury podczas wymierzania dyscypliny pracownikowi z problemami z frekwencją, a zwłaszcza przed jego zwolnieniem. Najlepiej byłoby, gdyby doradzał Ci radca prawny ze szczególnym uwzględnieniem prawa pracy. W przeciwnym razie to, co wygląda na wypalanie na sucho, może skutkować kosztownym procesem sądowym.
