Rozpoczęcie e-maila z odpowiednim powitaniem może być trudne. Wysyłając profesjonalną wiadomość e-mail lub pisząc do kogoś, kogo dobrze nie znasz, najlepszym rozwiązaniem będzie zwykle wybranie prostego, wszechstronnego zwrotu grzecznościowego, takiego jak „Cześć”, zanim zwrócisz się do tej osoby po imieniu. Jeśli piszesz do przyjaciela, członka rodziny lub innej osoby, z którą masz luźniejszy związek, możesz po prostu odnosić się do nich po imieniu.
Kroki
Metoda 1 z 4: Wybór odpowiedniego zwrotu grzecznościowego
Krok 1. Powiedz „Cześć”, aby rozpocząć e-mail z przyjazną notatką
Proste „Cześć”, po którym następuje imię osoby, będzie działać dobrze w przypadku większości e-maili. Jest zrelaksowany i osobisty, bez poczucia zbytniego formalności lub luzu. A ponieważ jest tak krótki i bezpośredni, nie odwróci uwagi czytelnika ani nie będzie wyglądać nie na miejscu.
Możesz także użyć „Cześć”, gdy zwracasz się do wielu odbiorców jednocześnie, tak jak w „Cześć wszystkim”
Wskazówka:
„Cześć” to świetne, proste i uniwersalne powitanie, niezależnie od tego, czy Twój e-mail jest przeznaczony dla znajomego, przełożonego czy nieznajomego.
Krok 2. Otwórz za pomocą „Kochanie”, aby uzyskać bardziej formalne wiadomości
„Kochanie” to wszechstronne pozdrowienie – jest bardziej właściwe niż „Cześć”, ale wciąż ma w sobie ciepły, przyjemnie staromodny dzwonek. Dzięki temu jest to doskonały sposób na zaproszenie do korespondencji zarówno z bliskimi, jak i osobami, których nie znasz zbyt dobrze.
To powitanie może być również używane w przypadku przyjaciół i rodziny
Krok 1.
- Słowo „Kochanie” niesie ze sobą również nutę przyzwoitości i szacunku, której nie mają mniej formalne pozdrowienia.
- Jedną z wad tego otwieracza jest to, że dla niektórych może być uważany za zbyt formalny, zwłaszcza w otoczeniu biznesowym.
Krok 2. Użyj anonimowego zwrotu grzecznościowego, jeśli nie znasz imienia odbiorcy
„Pozdrowienia” i „Do kogo to może dotyczyć” to dwa z najczęstszych, nieobraźliwych anonimowych pozdrowień. To bezpieczny zakład na czasy, kiedy nie masz pewności, kto będzie czytał Twoją wiadomość.
- Możesz również wypróbować coś niejednoznacznego, takiego jak „Szanowny Panie lub Pani”, choć może to wyglądać trochę duszno we wszystkich e-mailach poza najbardziej formalnymi.
- Anonimowe pozdrowienia są najczęściej używane podczas pisania do grup, takich jak firmy i organizacje, a nie do osób prywatnych.
Krok 3. Umieść samo imię osoby, jeśli chcesz przejść od razu do sedna
Jeśli nie wiesz, którego powitania użyć, lub wolisz, aby Twoja wiadomość znalazła się w centrum uwagi, możesz podać imię i nazwisko odbiorcy i zostawić je na tym. Po prostu dodaj przecinek, pomiń linię i powiedz, co chcesz powiedzieć.
- "SM. Thompson” nie brzmi mniej lub bardziej formalnie niż „Cześć, pani Thompson” i pozwala ominąć niezdecydowanie w wyborze najbardziej odpowiedniego powitania.
- Używanie imienia osoby jako pozdrowienia samo w sobie może być również pomocne w dalszej korespondencji, gdy niekoniecznie chcesz za każdym razem wybierać nowe powitanie.
Metoda 2 z 4: Zwracanie się do odbiorcy
Krok 1. Zadzwoń do osoby po imieniu, jeśli dobrze ją znasz
Ta zasada jest dość prosta: jeśli jesteś z kimś po imieniu, możesz użyć jego imienia. W przeciwnym razie dobrze jest trzymać się ich nazwiska, aby uniknąć arogancji i potencjalnego pocierania ich w niewłaściwy sposób.f
Pisząc do znanego znajomego, możesz albo poprowadzić jego imię własnym imieniem, albo dołączyć bardziej swobodne powitanie jako wprowadzenie (np. „Hej Jackie”)
Ostrzeżenie:
Nigdy nie odnoś się do kogoś, kogo nie spotkałeś, po imieniu, chyba że wyraźnie powie Ci, że jest to w porządku, zrób to. To po prostu nie jest grzeczne!
Krok 2. Odwołaj się do profesjonalnych i nieznanych kontaktów po ich nazwisku
Wybierz odpowiednie powitanie (pamiętaj, „Cześć”, „Kochanie” i „Pozdrowienia” są przydatne w różnych sytuacjach), a następnie dodaj nazwisko osoby. Większość wysyłanych e-maili prawdopodobnie zaczyna się od nazwiska odbiorcy, zwłaszcza jeśli dotyczą pracy.
- Jeśli osoba, do której wysyłasz wiadomość e-mail, to kobieta, wpisz przedrostek „Pani”. zamiast „Pani”. chyba że wiesz na pewno, że jest mężatką.
- Posługiwanie się nazwiskiem odbiorcy nadaje korespondencji uprzejmy i pełen szacunku ton.
Krok 3. Używaj terminu „Wszyscy”, gdy witasz więcej niż jednego adresata
Duże grupy mogą zawierać wiele różnych rodzajów ludzi i nie chcesz robić żadnych założeń co do ich płci lub poziomu znajomości. Ponieważ terminy takie jak „Faceci” i „Panie i panowie” mogą być interpretowane jako ograniczające płeć, najlepiej pominąć je na rzecz czegoś bardziej inkluzywnego.
- Unikaj też zbyt luźnych powitań, takich jak „Ludzie” lub „Wszyscy”.
- Wyrzucenie niewłaściwego zaimka zbiorowego może sprawić, że jeden z twoich czytelników poczuje się marginalizowany lub całkowicie ignorowany.
Krok 4. Wspomnij tytuł lub stanowisko osoby, jeśli ma to związek z Twoją wiadomością
W normalnych okolicznościach rozpoczęcie e-maila od „Geetings Chief Customer Service Representative” może brzmieć dziwnie. Jeśli jednak stanowisko osoby jest bezpośrednio związane z powodem, dla którego piszesz, może to być dobry sposób na przygotowanie jej do pytania, prośby lub skargi.
- Adresowanie e-maila do „Dyrektora Komunikacji”, a nie „Pan. Everett” poinformuje odbiorcę, że sprawa dotyczy wykonania jego indywidualnych obowiązków.
- Podobnie, gdy kontaktujesz się z liderem organizacji, możesz zacząć od powitania w stylu „Drogi organizatorze Salt Lake City Union”.
Metoda 3 z 4: Unikanie typowych błędów powitalnych
Krok 1. Pamiętaj, aby zawsze dołączyć powitanie
Najważniejszą zasadą pisania powitania w wiadomości e-mail jest upewnienie się, że istnieje. Otwarcie wiadomości e-mail i skonfrontowanie się z blokiem tekstu bez wstępu lub osobistych uprzejmości może być denerwujące, a napisanie kilku słów zajmuje tylko kilka sekund, aby podsumować intencje Twojej komunikacji.
Wiadomość e-mail bez powitania będzie przez wielu postrzegana jako niekompletna. W rezultacie może to źle odbijać się na Tobie lub Twojej zdolności do skutecznej komunikacji
Wskazówka:
Nie zastanawiaj się nad tym - jeśli nie wiesz, co jeszcze napisać, wybierz proste „Cześć” i skieruj swój mózg na skomponowanie reszty e-maila.
Krok 2. Unikaj „Hej”, chyba że jesteś blisko osoby, do której piszesz
„Hej” jest tak zwyczajne, jak to tylko możliwe. Z tego powodu jest to akceptowalny sposób, aby wysłać wiadomość e-mail do najlepszego przyjaciela lub współpracownika o tym samym rankingu, ale nie do osoby z wyższej pozycji lub do kogokolwiek, z kim komunikujesz się po raz pierwszy.
- Choć mogą brzmieć nieszkodliwie, zbyt nieformalne powitania, takie jak „Hej”, mogą nieumyślnie sygnalizować brak szacunku dla odbiorcy.
- Inne niefrasobliwe sposoby adresowania, takie jak „Co słychać” lub „Yo”, nigdy nie powinny być używane w e-mailach. Te pozdrowienia są lepiej zarezerwowane dla wymiany wiadomości tekstowych.
Krok 3. Zachowaj ostrożność, używając pozdrowień na określony czas, takich jak „Dzień dobry
Odwoływanie się do czasu, w którym piszesz, może nadać Twojemu e-mailowi bardziej spersonalizowany charakter i umożliwić lepsze nawiązanie kontaktu z odbiorcą. Jednak powinieneś to robić tylko wtedy, gdy masz pewność, że znajdują się w tej samej strefie czasowej. Jeśli tak nie jest, możesz wyglądać na nieświadomego lub nierozważnego.
- Powiedzenie „Dzień dobry” komuś, kto mieszka na drugim końcu świata, może wywołać zamieszanie, zwłaszcza jeśli Twój e-mail zawiera informacje, na które liczy się czas.
- Jeśli masz serce nastawione na skorzystanie z jednego z tych powitań, nie zaszkodzi poświęcić chwilę, aby zobaczyć, która godzina (i data!) jest w miejscu, w którym odbiorca będzie czytać Twoją wiadomość.
Krok 4. Staraj się, aby interpunkcja była prosta i odpowiednia
Najlepszym sposobem na sformatowanie dowolnego powitania jest wpisanie wybranego zwrotu grzecznościowego i imienia odbiorcy, a następnie wstawienie przecinka, aby ułatwić jego oczom przejście do treści wiadomości e-mail. Możesz pomyśleć, że wykrzyknik jest bardziej wyrazisty, ale istnieje szansa, że można go odczytać jako niepełnoletni lub nieprofesjonalny.
- W niektórych przypadkach możesz również zakończyć powitanie dwukropkiem lub myślnikiem, aby uzyskać odpowiednio bardziej formalny lub swobodny efekt.
- Przekazywanie zbyt dużej ilości emocji może nawet zirytować osobę, do której piszesz, jeśli nie podziela ona Twojego entuzjazmu.
Krok 5. Upewnij się, że poprawnie przeliterowałeś imię i nazwisko odbiorcy
Przed naciśnięciem przycisku „wyślij” dwukrotnie sprawdź pisownię imienia i nazwiska osoby, jaka pojawia się w poprzednim e-mailu lub oryginalnym dokumencie. Niewinny błąd ortograficzny to nie koniec słowa, ale popełnienie tego samego błędu więcej niż raz mówi, że nie zależy ci wystarczająco, aby zrobić to dobrze.
- Jeśli natrafisz na szczególnie trudne lub nietypowe imię, sprawdź, czy możesz je skopiować i wkleić bezpośrednio do wiadomości e-mail z zewnętrznego źródła.
- Ryzykujesz, że zrazisz swojego czytelnika, pisząc jego imię w niewłaściwy sposób, niekonsekwentnie.
Metoda 4 z 4: Tworzenie początkowej linii wiadomości e-mail
Krok 1. Od razu podaj cel wiadomości e-mail
Użyj swojego pierwszego zdania, aby dokładnie powiedzieć odbiorcy, dlaczego piszesz. W ten sposób nie zostaną zawieszone. Zwykle jest to tak proste, jak przekształcenie tego, o czym będziesz omawiać w treści wiadomości, w główny pomysł i przekształcenie go w krótkie wprowadzenie.
- Dobrym początkiem Twojego e-maila może być: „Piszę, aby zapytać o…” lub „Chciałem poznać Twoją opinię na temat…”
- Nie zanudzaj odbiorcy rozwlekłą preambułą lub niepotrzebnymi informacjami. Nie ma potrzeby owijania w bawełnę - po prostu wskocz w niego.
Krok 2. Podziękuj odbiorcy, jeśli piszesz odpowiedź
Kiedy wracasz do kogoś z wiadomością, którą ci wysłał, zwykle poświęcasz chwilę, aby podziękować. Podziękowanie za coś może być bardzo satysfakcjonujące, a małe wyrażenie wdzięczności pomoże Ci upewnić się, że Twoja korespondencja zaczyna się we właściwy sposób.
- Podczas formułowania pierwszego zdania pamiętaj, aby potwierdzić lub podsumować cel oryginalnej wiadomości e-mail, na przykład „Dziękujemy za skontaktowanie się z firmą Acme Corporation w sprawie ostatnich doświadczeń” lub „Dziękujemy za tak szybką odpowiedź”.
- Jeśli Twoja korespondencja nie jest związana z biznesem, możesz otworzyć coś w stylu „Dziękujemy za kontakt. Od tak dawna nie rozmawialiśmy!”
Krok 3. Powitaj bliskie kontakty bardziej osobistą notatką
Jeśli znasz swojego odbiorcę dość dobrze, możesz wybrać bardziej sentymentalne podejście, sprawdzając go lub prosząc o aktualizacje dotyczące jego życia. Osobiste pozdrowienia mają intymny charakter i służą nawiązaniu przyjaznej, serdecznej dynamiki.
- Możesz użyć linii prowadzącej, takiej jak „Gratulacje z powodu nowego dziecka!” lub „Byłem właśnie na Brooklynie i przyniosło mi to wiele dobrych wspomnień”, aby przypomnieć krewnemu lub przyjacielowi z biura, że są w twoich myślach.
- Upewnij się, że wszelkie osobiste komentarze lub pytania są odpowiednie, biorąc pod uwagę Twoją relację z odbiorcą. Pytanie „Jak ci się podoba twoje nowe mieszkanie?” może wystraszyć kogoś, kogo spotkałeś tylko raz lub dwa.
Krok 4. Pracuj z odrobiną humoru jako przyciągający uwagę lodołamacz
Chociaż humor jest często odradzany w świecie zawodowym, może on zapewnić chwilową ulgę od szarej natury praktycznej codziennej komunikacji, gdy jest używany rozsądnie. Większość ludzi jest przyzwyczajona do przeglądania suchych, konkretnych wiadomości e-mail, więc zabawne pozdrowienia mogą sprawić, że czytelnik przyciągnie uwagę i będzie bardziej zaangażowany.
„Jeśli chcesz nieco rozjaśnić sytuację, wypróbuj pierwszą linijkę w stylu: „Czy to już piątek?” lub „Wiem, jak bardzo lubisz słyszeć ode mnie z samego rana”
Ostrzeżenie:
Szybki dowcip lub odrobina głupiej gry słownej mogą być przydatne do ożywienia bezbarwnych profesjonalnych e-maili, ale tylko wtedy, gdy wymaga tego sytuacja.
Porady
- Mimo że jest krótkie, powitanie jest jedną z najważniejszych części biznesowej wiadomości e-mail. Zasadniczo daje odbiorcy pierwsze wrażenie o tobie i profesjonalnej postawie.
- Nadane lub preferowane imiona większości osób można znaleźć w informacjach o nadawcy lub w samym adresie e-mail.
- Jeśli zdarzy ci się poznać imię anonimowego odbiorcy po pierwszym e-mailu, pamiętaj o podaniu go w kolejnych wiadomościach, aby potwierdzić zmianę i uzyskać bardziej osobisty ton.
