Biorąc pod uwagę fakt, że ponad 300 miliardów wiadomości e-mail jest wysyłanych i odbieranych każdego dnia, nie dziwi fakt, że ludzie rozwinęli „zmęczenie pocztą elektroniczną”. Dlatego tak ważne jest pisanie skutecznych e-maili, które jasno i zwięźle przedstawią Twój punkt widzenia – nie chcesz, aby ludzie nie czytali w pełni Twojego e-maila z zaproszeniem na spotkanie, ponieważ jest on zbyt długi lub niejasny. Nie martw się - ten wikiHow przeprowadzi Cię przez wszystko, co należy zrobić podczas pisania wiadomości e-mail z zaproszeniem na spotkanie, na przykład jak napisać mocny temat, co należy powiedzieć w treści wiadomości e-mail i jak używać aplikacja kalendarza, aby wszystko było łatwiejsze.
Kroki
Metoda 1 z 3: Pisanie silnego tematu
Krok 1. Napisz krótki, trafny temat z datą i tematem spotkania
Uwzględnienie tych szczegółów oznacza, że ludzie będą wiedzieć, kiedy to jest i o czym mają rozmawiać, nawet bez otwierania wiadomości e-mail. Na przykład możesz napisać „Spotkanie 8.12.: Nowe wytyczne dotyczące raportowania”.
Ostrzeżenie:
Pominięcie tematu spotkania prawdopodobnie spowoduje, że ludzie odpowiedzą, pytając, czy jest on istotny dla ich działu lub czy ich obecność jest obowiązkowa, więc pamiętaj, aby podać temat!
Krok 2. Poproś w temacie o potwierdzenie obecności
Jeśli chcesz wiedzieć, kto przyjdzie na spotkanie, poproś o potwierdzenie w temacie. W ten sposób będą wiedzieć, że muszą odpowiedzieć tak szybko, jak to możliwe, jeszcze przed otwarciem wiadomości e-mail. Możesz napisać: „Piątkowe spotkanie HR 10/6, proszę potwierdzić jak najszybciej”.
Możesz również napisać „Proszę RSVP: spotkanie HR 10/6”
Krok 3. Daj im znać, jeśli jest to spotkanie awaryjne w temacie
Jeśli jest to pilna lub wrażliwa na czas kwestia, która wymaga natychmiastowego spotkania, dodaj poczucie pilności do tematu. Na przykład możesz napisać coś w stylu „Spotkanie nadzwyczajne w poniedziałek 31.02.: Cyberbezpieczeństwo”.
Ważne jest również, aby zanotować temat spotkania, aby dać im wyobrażenie, czego się spodziewać
Krok 4. Określ, czy obecność jest obowiązkowa, czy sugerowana
Jeśli pracujesz dla dużej firmy, obecność niektórych osób może nie być wymagana na każdym spotkaniu. Podaj odpowiedni dział w wierszu tematu lub poinformuj odbiorców, czy muszą uczestniczyć. Na przykład możesz napisać „Obowiązkowe spotkanie marketingowe 10/6”.
Jeśli spotkanie nie jest wymagane, możesz napisać: „Sugerowane spotkanie 10/6 na temat skutecznych taktyk badawczych”
Krok 5. Użyj pełnych słów w temacie, aby uniknąć nieporozumień
Skróty mogą wydawać się skuteczne, ale nie są tak szczegółowe jak pełne słowa i mogą powodować zamieszanie. Na przykład „SAP” może oznaczać „systemy i przetwarzanie” lub „plan pobierania próbek i analizy” w zależności od tego, kto zna i nie zna Twojego żargonu.
Można jednak używać popularnych skrótów, takich jak „RSVP”, „HR” i „Śr”
Metoda 2 z 3: Tworzenie treści wiadomości e-mail
Krok 1. Napisz krótkie, przyjazne wprowadzenie i krótką notatkę
Przedstawienie się jest konieczne, jeśli pracujesz w dużej firmie lub nie znasz jeszcze wszystkich. Ważne jest również, aby w tym krótkim wprowadzeniu wspomnieć, czy jakiekolwiek dokumenty lub materiały muszą zostać wypełnione i / lub dostarczone na spotkanie.
Spraw, aby Twoje wprowadzenie było ujmujące lub odpowiednie do pracy. Na przykład „Witam zespół, nie mogę się doczekać uruchomienia nowego programu w przyszłym tygodniu!”
Wskazówka:
Przypomnij odbiorcom, jeśli muszą wykonać jakieś zadania lub przynieść coś ze sobą na spotkanie. Na przykład: „Przypominamy, że prosimy o przyniesienie 4 wydrukowanych kopii list kontaktów z dostawcami”.
Krok 2. Podaj datę i godzinę spotkania w osobnym wierszu, aby się wyróżniać
Jest to niezbędna informacja dla osób uczestniczących w spotkaniu, dlatego chcesz, aby była jasna i wyróżniała się z reszty tekstu. Wcięcie 2 wierszy powyżej i poniżej i/lub pogrubioną czcionką.
- Przykład: „6 października, 10:30 - 11:45”
- Jeśli spotkanie jest online, wymień strefę czasową, aby osoby w różnych strefach czasowych nie przegapiły spotkania z powodu nieporozumień. Na przykład możesz napisać: „6 października, 10:30 - 11:45 (PST)”
Krok 3. Wymień lokalizację po dacie i godzinie
Spraw, aby lokalizacja wyróżniała się tak samo jak data i godzina - zwłaszcza jeśli spotykasz się w nowym miejscu, trudno je znaleźć lub jeśli wiesz, że niektórzy odbiorcy nie znają lokalizacji. W przypadku spotkań wirtualnych (za pośrednictwem forum na żywo lub czatu wideo) podaj łącze do forum lub rozmowy wideo, aby uzyskać łatwy dostęp.
Udzielając wskazówek, bądź tak szczegółowy, jak to tylko możliwe. Jako przykład: „Proszę przyjść do sali konferencyjnej 592 w budynku Timaren (ul. Nix 209). Pokój 592 znajduje się na drugim poziomie budynku, więc musisz wjechać windą z parteru, wyjść na 12 i skorzystać z wind po południowej stronie budynku (po lewej), aby wejść na górę na 59. piętro”
Krok 4. Podziel się celem spotkania
Poinformuj odbiorców, co przyniesie spotkanie. Zaproponowanie krótkiej agendy spotkania pomoże im wcześniej rozpoznać, jakie zadania należy wykonać. Możesz po prostu podać temat (np. „Aktualizacja cyberbezpieczeństwa”) lub podać oś czasu:
- 10:30 - 10:45 Udostępnij aktualizacje statusu projektu
- 10:45 - 11:10 Porównaj i wybierz opłacalne oferty
- 11:10 - 11:30 Burza mózgów i cele na start
Krok 5. Sprawdź swój e-mail pod kątem błędów gramatycznych i rzeczowych
Najważniejsze rzeczy do sprawdzenia to data, godzina i miejsce spotkania, więc upewnij się, że masz je poprawne! Możesz także sprawdzić swoje wprowadzenie, agendę lub inne notatki, które mogłeś dołączyć, aby upewnić się, że znasz wszystkie podstawy.
Przeczytaj e-mail na głos, aby upewnić się, że pismo jest jasne i zwięzłe, zanim go wyślesz
Metoda 3 z 3: Korzystanie z Outlooka lub zintegrowanej aplikacji kalendarza
Krok 1. Kliknij „Nowe spotkanie” na karcie głównej w Outlooku
Jeśli Twoja firma korzysta z komunikacyjnej bazy danych ze zintegrowanym kalendarzem, takiej jak Outlook, użyj jej do umówienia spotkania. To zazwyczaj preferowany punkt kontaktu dla osób, z którymi pracujesz.
Jeśli Twoja firma nie korzysta z Outlooka ani niczego podobnego, możesz użyć swojego służbowego adresu e-mail, aby wysłać zaproszenie
Krok 2. Wybierz godzinę i datę z okna „Asystent planowania”
Po utworzeniu nowego spotkania pojawi się okno kalendarza. Kliknij „Asystent planowania” i zaznacz dostępną godzinę i datę spotkania.
Upewnij się, że nadszedł czas, kiedy Ty i zamierzeni uczestnicy jesteście dostępni. W zależności od aplikacji Twojej firmy może być konieczne dostosowanie ustawień wyświetlania, aby pokazać harmonogram wszystkich (oprócz własnego)
Krok 3. Dodaj uczestników wpisując ich nazwiska lub korzystając z książki adresowej
Kliknij pasek tekstowy, aby ręcznie wprowadzić nazwiska lub przewiń książkę adresową i wybierz ich nazwiska z listy. Użyj funkcji „Asystent planowania”, aby sprawdzić dostępność innych osób.
Jeśli osoby nie są dostępne, ich imiona i nazwiska będą podświetlone. Asystent pokaże nawet zalecane przedziały czasowe, które pasują do Ciebie i harmonogramów uczestników
Krok 4. Ustaw godziny rozpoczęcia i zakończenia spotkania
Upewnij się, że data spotkania jest datą wybraną wcześniej i kliknij przycisk kalendarza, aby w razie potrzeby wprowadzić zmiany. Następnie użyj strzałek rozwijanych po prawej stronie listy godzin, aby wybrać prawidłowe godziny rozpoczęcia i zakończenia.
Dodanie czasu zakończenia jest najbardziej szanowane dla czasu ludzi, więc wiedzą, czego się spodziewać i mogą zaplanować dojazdy lub pracę wokół spotkania
Krok 5. Kliknij „Spotkanie” w zakładce „Spotkanie” u góry ekranu
Kliknięcie tego przycisku spowoduje powrót do ekranu spotkania ogólnego i powinieneś zobaczyć zaplanowany wpis. Stąd będziesz mógł dodać temat, lokalizację i notatki.
Jeśli nie widzisz swojego wpisu zaplanowanego na ekranie spotkania, wróć i powtarzaj proces, aż się pojawi
Krok 6. Bądź konkretny, wprowadzając temat, lokalizację i notatki
Powiedz odbiorcom w kilku krótkich słowach, o czym będzie spotkanie (np. „Nadchodzące testy produktów”). Podaj konkretną lokalizację, podając wskazówki, jeśli nie jest to typowe miejsce spotkań lub jeśli trudno się do niego dostać. Dodaj wszelkie dodatkowe notatki (jak każda praca przygotowawcza), które są istotne dla spotkania.
- Podaj adres lokalizacji, nawet jeśli myślisz, że już ją znają.
- Po zakończeniu kliknij „wyślij”.
Wskazówka:
Unikaj zbyt szerokich tematów, takich jak „burza mózgów”, ponieważ nie mówi to ludziom zbyt wiele o celu spotkania. Zamiast tego możesz powiedzieć: „burzy mózgów dostawcy w poszukiwaniu nowego produktu”.
Porady
- Podczas korekty e-maila lub zaproszenia staraj się, aby było ono krótkie i rzeczowe.
- Używaj przyjaznego, profesjonalnego tonu pisania.
- Dokładnie sprawdź listę odbiorców, aby upewnić się, że wszyscy, którzy muszą tam być, zostali zaproszeni.
- Wpisz adresy w wierszu „UDW”, jeśli chcesz, aby wszystkie adresy pozostały ukryte przed odbiorcami.
Ostrzeżenia
- Nie wysyłaj zaproszenia ani e-maila bez daty, godziny i lokalizacji. Prawdopodobnie frustruje to twoich zaproszonych i otrzymasz mnóstwo odpowiedzi z prośbą o te informacje.
- Nie pisz wielkimi literami, zostanie to zinterpretowane jako krzyk i będzie wysoce nieprofesjonalne.
