Wiadomość e-mail umożliwiająca udostępnianie wiedzy to wiadomość e-mail przeznaczona do udostępniania informacji, szczególnie w miejscu pracy lub innym środowisku zawodowym. Dzielenie się wiedzą to świetny sposób na pokazanie współpracownikom, że Ci na nich zależy i chcesz podzielić się z nimi swoją wiedzą w nadziei, że może to im pomóc w przyszłości. Może również pomóc wzmocnić Twoje kontakty zawodowe. Postaraj się, aby e-maile dzielące się wiedzą były jak najbardziej przejrzyste i zrozumiałe. Ułatwi to innym zrozumienie i przyswojenie.
Kroki
Metoda 1 z 2: Tworzenie wiadomości e-mail
Krok 1. Jasno i zwięźle określ cel wiadomości e-mail w temacie
Napisz wiersz tematu, który da odbiorcom jasny podgląd tego, czego mogą się spodziewać po otwarciu wiadomości e-mail. Postaraj się, aby długość tematu wynosiła około 7 słów.
- Na przykład, jeśli chcesz podzielić się wiedzą zdobytą podczas udziału w konferencji na temat kodowania, możesz ustawić temat w stylu: „Kluczowe dania na wynos z Miami Coders Conference 2020”.
- E-maile z niejasnymi lub zbyt długimi tematami są znacznie mniej prawdopodobne, że zostaną otwarte. Unikaj krótkich wierszy tematu składających się z zaledwie 1-2 słów, które nie określają skutecznie, o czym jest wiadomość e-mail.
Wskazówka: Jeśli chcesz, aby ludzie przeczytali Twój e-mail dzielący się wiedzą w określonym przedziale czasowym, podaj datę w wierszu tematu. Na przykład możesz umieścić „Postępy w branży do omówienia podczas spotkania 2 sierpnia”.
Krok 2. Rozpocznij wiadomość e-mail od powitania skierowanego do określonej grupy odbiorców
Pomyśl o odbiorcach, do których planujesz wysłać e-mail dzielący się wiedzą i wybierz powitanie o odpowiednim poziomie formalności. Spraw, aby powitanie obejmowało wszystkich, którzy otrzymają wiadomość e-mail.
- Na przykład, jeśli wysyłasz e-mail do małego zespołu programistów, z którymi ściśle współpracujesz i dobrze znasz, możesz zacząć od czegoś bardzo swobodnego i przyjaznego, takiego jak: „Dzień dobry, moi koledzy ninja kodowania”.
- Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail dzielącą się wiedzą do przełożonych lub jakiejś grupy zawierającej osoby, których nie znasz osobiście, możesz wybrać bardziej formalne powitanie, takie jak: „Drodzy członkowie zarządu” lub „ Dzień dobry, zespół marketingowy.
- Jeśli dzielisz się wiedzą tylko z 1 lub 2 osobami, możesz zwrócić się do nich po imieniu w powitaniu e-maila.
- W razie wątpliwości możesz po prostu użyć czegoś ogólnego, takiego jak: „Witam wszystkich” lub „Dzień dobry”.
Krok 3. Napisz krótkie tło lub kontekst na początku wiadomości e-mail
Zacznij od krótkiego akapitu, tuż pod powitaniem, który wyjaśnia, co będziesz udostępniać w wiadomości e-mail. Da to czytelnikom więcej kontekstu dla tego, co zamierzają przeczytać, niż temat.
Na przykład, jeśli dzielisz się wiedzą z konferencji kodowania, możesz napisać coś w stylu: „W zeszłym tygodniu miałem szczęście uczestniczyć w edycji 2020 Miami Coders Conference. Chciałbym podzielić się z Wami kilkoma kluczowymi wnioskami z dwudniowej konferencji, podczas której poznaliśmy trendy w sztucznej inteligencji i kodowaniu na 2021 rok. Mam nadzieję, że ta wiedza będzie dla Was równie przydatna i interesująca, jak dla mnie”
Krok 4. Podziel treść wiadomości e-mail na sekcje
Podziel główne punkty, które chcesz udostępnić, na spójne sekcje, aby łatwiej było je śledzić i analizować. Umieść nagłówki na początku każdej sekcji informacji, aby było jasne, o czym jest poniższy tekst. Podziel długie sekcje na wiele krótszych akapitów, aby podzielić informacje, zamiast po prostu zrzucać mnóstwo informacji w jednym długim bloku tekstowym.
- Upewnij się, że każdy z twoich akapitów zawiera powiązane punkty. Jeśli zaczynasz nową myśl, zacznij pisać nowy akapit.
- Na przykład, jeśli chcesz podzielić się tym, czego dowiedziałeś się o sztucznej inteligencji i trendach w kodowaniu podczas ostatniej konferencji, w której uczestniczyłeś, możesz uporządkować swój e-mail w następujący sposób: nagłówek sekcji o treści „Aktualizacje branży sztucznej inteligencji”, a następnie napisz kilka akapitów na ten temat, po którym następuje kolejny nagłówek sekcji, który mówi „Trendy kodowania na rok 2021”, po którym następuje kilka kolejnych akapitów.
Krok 5. Zakończ treść e-maila akapitem podsumowującym
Napisz krótki akapit przed podpisaniem się, który powtarza niektóre z głównych informacji zawartych w wiadomości e-mail. Poinformuj swoich czytelników, co masz nadzieję zyskać dzięki udostępnionej wiedzy i dołącz wszelkie istotne elementy działań.
- Na przykład możesz powiedzieć coś w stylu: „Jak widać, istnieje wiele ekscytujących nowych osiągnięć w sztucznej inteligencji w zakresie marketingu i jest kilka interesujących nowych trendów w programowaniu, na które należy uważać w 2021 roku. Mam nadzieję, że zastosujesz te informacje do naszych projektów rozwojowych i zastanowienia się, w jaki sposób możemy ulepszyć nasze produkty w przyszłym roku”.
- Przykładem działania może być coś takiego: „Zaplanujmy podzielić się niektórymi naszymi przemyśleniami na temat wszystkich tych informacji na spotkaniu w piątek. Przyjdź przygotowany z co najmniej 1 punktem do dyskusji.”
Krok 6. Zakończ swój e-mail podpisem, a następnie swoim imieniem i tytułem
Wybierz zwięzłe i przyjazne, z odpowiednim poziomem formalności dla odbiorców. Podaj swoje imię i nazwisko oraz tytuł na samym końcu, aby ludzie dokładnie wiedzieli, od kogo właśnie przeczytali e-mail, co jest szczególnie ważne, jeśli nie znasz osobiście wszystkich członków swoich odbiorców.
- Przykładami zwykłych podpisów, które działają w przypadku prawie każdego e-maila, są: „Dziękuję”, „Pozdrawiam” i „Wszystko pozdrawiam”.
- Niektóre bardziej formalne znaki to: „Z poważaniem” i „Z poważaniem”.
- Niektóre pomysły na jeszcze bardziej swobodne podpisy, których możesz użyć do e-maili do ludzi, z którymi możesz pracować lub widzieć każdego dnia, to: „Do zobaczenia jutro” i „Pozdrawiam”.
- Jeśli dzielisz się wiedzą poza swoją organizację, dołącz nazwę swojej organizacji po swoim imieniu i tytule, aby ludzie wiedzieli, skąd je piszesz.
Metoda 2 z 2: Sprawienie, by Twoja poczta e-mail była przyjazna dla czytelnika
Krok 1. Staraj się, aby Twój e-mail był jak najkrótszy
Postaraj się zawrzeć w jak najmniejszej liczbie słów wszystkie informacje, którymi chcesz się podzielić. Im dłuższy jest Twój e-mail, tym mniej prawdopodobne jest, że osoby, z którymi chcesz podzielić się swoją wiedzą, przeczytają całość.
- Jeśli piszesz o szczególnie złożonym temacie, zawsze możesz dołączyć linki do zewnętrznych źródeł lub załączników, aby podać bardziej szczegółowe informacje. W ten sposób ci, którzy są zainteresowani tym, czym się dzielisz, mogą głębiej zagłębić się w ten temat.
- Nie ma ustalonej reguły określającej, jak długo powinna trwać wiadomość e-mail udostępniająca wiedzę i będzie to w dużej mierze zależeć od rodzaju udostępnianych informacji i złożoności tematu. Dobrą zasadą jest, aby nie pisać wiadomości e-mail dłużej, niż sam chciałbyś przeczytać.
Krok 2. Wyróżnij ważne informacje za pomocą wypunktowań lub list numerowanych
Powtarzaj kluczowe informacje z akapitów tekstu w wypunktowaniach lub listach numerowanych. Pomaga to powtórzyć wiedzę, którą udostępniasz, i daje czytelnikom możliwość szybkiego spojrzenia na niektóre z głównych punktów wiadomości e-mail.
Na przykład możesz sporządzić listę o tytule „Top 5 trendów marketingowych na rok 2021” i wypisać trendy od 1 do 5 na numerowanej liście poniżej. Czytelnicy mogą łatwo zobaczyć, jakie są trendy, a następnie przeczytać tekst wiadomości e-mail, jeśli chcą uzyskać bardziej szczegółowe informacje
Krok 3. Używaj w jak największym stopniu prostego, łatwego do zrozumienia języka
Unikaj używania wielkich słów i żargonu do wyjaśniania swoich punktów, chyba że jest to absolutnie konieczne. Dzięki temu Twój e-mail będzie znacznie łatwiejszy do przeczytania i zrozumienia przez szerszą publiczność, która prawdopodobnie nie jest tak zaznajomiona z tematem, o którym piszesz, jak Ty.
Zastanów się nad odbiorcami, gdy wybierasz język, którego chcesz użyć. Na przykład, jeśli piszesz do małej grupy programistów, prawdopodobnie ujdzie ci na sucho użycie większej ilości żargonu kodowania w swoim e-mailu, niż gdy piszesz do zróżnicowanej grupy odbiorców
Wskazówka: Jeśli absolutnie musisz użyć słowa, którego ludzie mogą nie znać, aby wyjaśnić kwestię, podaj definicję przy pierwszym użyciu tego słowa w treści wiadomości e-mail.
Krok 4. Napisz profesjonalnym tonem
Bądź uprzejmy, używaj prawidłowej gramatyki i interpunkcji oraz starannie dobieraj słowa. Unikaj pisania swobodnym tonem i nie używaj slangu ani nieprofesjonalnego języka. Pomoże Ci to stać się profesjonalnym i posiadającym wiedzę w temacie, o którym udostępniasz informacje.
- Na przykład nie pisz słów wielkimi literami i używaj oszczędnie wykrzykników, aby nie wyglądać tak, jakbyś krzyczał na swoich odbiorców.
- Nie używaj slangowych słów ani wyrażeń, takich jak „yo”, „co słychać” lub „wszyscy”, aby wymienić tylko kilka.
Krok 5. Trzymaj się standardowych czcionek, znaków i formatowania wiadomości e-mail
Nie używaj żadnych czcionek ani znaków specjalnych, których nie mają niektóre systemy. Użyj standardowej czcionki systemowej wbudowanej w serwer poczty e-mail, trzymaj się znaków ze standardowej klawiatury i nie mieszaj z domyślnym formatowaniem wiadomości e-mail.
Zapewni to, że praktycznie każdy, kto otrzyma wiadomość e-mail na innym komputerze lub za pośrednictwem innego serwera poczty e-mail, zobaczy dokładnie to, co widziałeś podczas pisania wiadomości e-mail
Porady
- Zawsze bierz pod uwagę swoich odbiorców, kiedy piszesz e-mail z dzieleniem się wiedzą. Pomoże Ci to określić poziom formalności, ton i jakiego języka użyć.
- Upewnij się, że wysyłasz e-mail dzielący się wiedzą do osób, które odniosą z tego największe korzyści. Na przykład programista może nie być zainteresowany trendami i rozwojem branży marketingowej, ale ktoś zajmujący się obsługą klienta może.
- Zanim napiszesz wiadomość e-mail dzielącą się wiedzą, zadaj sobie pytanie, czy jest to najlepszy sposób na udostępnienie informacji. W niektórych przypadkach możesz zdecydować, że bardziej efektywne byłoby spotkanie osobiste lub prezentacja wideokonferencji.
- Utwórz zarys tego, co chcesz udostępnić, zanim napiszesz e-mail. Na przykład, jeśli chcesz podzielić się niektórymi technikami marketingowymi, których nauczyłeś się podczas webinaru, na który poszedłeś, możesz zapisać główne punkty, takie jak „nowe techniki SEO”, „strategie marketingu e-mailowego” i „najlepsze praktyki w zakresie marketingu treści”.
Ostrzeżenia
- Upewnij się, że język, którego używasz w e-mailu, będzie zrozumiały dla wszystkich odbiorców. Na przykład nie używaj mnóstwa żargonu programistycznego, jeśli piszesz do całej firmy.
- Zawsze popraw i sprawdzaj pisownię wiadomości e-mail przed ich wysłaniem. Jeśli Twój e-mail zawiera błędy, nie uznasz się za wiarygodne źródło wiedzy.
