Proszenie o czas wolny od pracy może być onieśmielające i niezręczne, ale często jest konieczne. Jeśli zaplanujesz swój czas poza pracą tak, aby powodował on jak najmniej problemów dla pracodawcy, będziesz miał lepszą szansę na uzyskanie tych dni wolnych. Kiedy usiądziesz do napisania prośby e-mailowej, bądź bezpośredni, przyjazny i dobrze wyjaśnij, dlaczego chcesz zrezygnować z pracy. Niezależnie od tego, czy wyjeżdżasz na wakacje, czy zajmujesz się sprawami osobistymi, możesz śmiało poprosić o urlop, jeśli jesteś uprzejmy i bierzesz pod uwagę, jak Twoja nieobecność wpłynie na Twoje miejsce pracy.
Kroki
Część 1 z 2: Czas na żądanie
Krok 1. Sprawdź zasady swojej firmy dotyczące wnioskowania o czas wolny od pracy
Sprawdź w podręczniku pracownika lub zapytaj przełożonego, jaka jest polityka urlopowa w Twoim miejscu pracy. Dowiedz się, ile masz wolnych dni, jak i kiedy są one naliczane oraz czy masz prawo do płatnego urlopu.
- Staż pracy może również wpływać na liczbę dni, w których możesz wystartować i kiedy możesz wziąć urlop.
- Jeśli jesteś nowym pracownikiem, sprawdź, czy przysługuje Ci jeszcze czas wolny. Wzięcie wolnego, gdy jesteś nowym pracownikiem, może być trudne, a Twój przełożony może nie być entuzjastyczny.
Krok 2. Zaplanuj swoje wolne dni w dogodnym czasie
Łatwiej będzie wziąć wolne, jeśli nie jesteś zaangażowany w trwający projekt lub jeśli nie ma zbliżających się terminów. Jeśli Twoja firma ma bardzo pracowitą porę roku, powinieneś starać się unikać w tym okresie dni wolnych od pracy.
- Jeśli potrzebujesz czasu wolnego w ruchliwym okresie z powodu nieoczekiwanej sytuacji awaryjnej lub okazji, podaj mocne uzasadnienie swojej prośby.
- Jeśli to możliwe, zapytaj, czy ktoś inny rozważa wzięcie wolnego w wybranym przez Ciebie terminie. Jeśli w Twoim miejscu pracy brakuje personelu, przełożonemu będzie trudniej spełnić Twoją prośbę.
- Jeśli Twoja prośba o urlop zostanie uwzględniona, przypomnij swoim współpracownikom, że wyjedziesz na około tydzień przed wzięciem urlopu.
Krok 3. Złóż wniosek co najmniej 2 tygodnie wcześniej
O dni wolne należy poprosić co najmniej 2 tygodnie przed datą rozpoczęcia urlopu. Ogólnie rzecz biorąc, im bardziej wcześniejsze powiadomienie jesteś w stanie dostarczyć, tym większe masz szanse na uzyskanie wolnego. Poinformowanie przełożonego, że planujesz wziąć urlop na kilka tygodni, a nawet miesiąc przed planowanym odejściem, pozwoli Twojemu zakładowi pracy przygotować się na Twoją nieobecność.
Im dłużej planujesz rozpoczęcie pracy, tym wcześniej powinieneś powiadomić o tym. Wystarczy dwutygodniowe wypowiedzenie na kilka dni wolnego. Jeśli nie będzie Cię przez tydzień lub dłużej, postaraj się powiadomić szefa co najmniej 1 miesiąc przed planowanym wyjazdem
Krok 4. Wykonaj jak najwięcej pracy przed wyjazdem
Jeśli istnieją zadania i obowiązki, które wykonałbyś w czasie, w którym prosisz o zwolnienie z pracy, wykonaj jak najwięcej z nich przed wyjazdem. Zapewnienie współpracowników, że Twoja nieobecność nie będzie nadmiernie ich obciążać, będzie mile widziane i ułatwi przełożonemu spełnienie Twojej prośby.
Jeśli masz obowiązki zawodowe, których nie możesz ukończyć przed wyjazdem, umów się ze współpracownikami, aby cię pokryli. Upewnij się, że w pełni rozumieją zadania, które musisz im wykonać. Podaj im dane kontaktowe na wypadek, gdyby potrzebowali Twojej pomocy
Część 2 z 2: Pisanie e-maila
Krok 1. Umieść swoją prośbę w temacie wiadomości e-mail
Chcesz, aby Twój przełożony natychmiast zrozumiał Twoją prośbę, nawet nie otwierając wiadomości e-mail. W szczególności poinformuj, że prosisz o urlop i podaj daty, o które prosisz w temacie.
Na przykład wiersz tematu może brzmieć: „Pat Smith prosi o dni urlopu od 10.10.2020 do 25.10.2020”
Krok 2. Otwórz przyjaznym powitaniem
Zwróć się bezpośrednio do swojego przełożonego po imieniu i dołącz pozdrowienie. Może wydawać się to niepotrzebne lub nieważne, ale nadaje ciepły ton i sprawia, że e-mail wygląda bardziej profesjonalnie.
- Twoje powitanie nie musi być wymyślne. Powiedzenie czegoś tak prostego jak „Hej Jane”, „Hello Dave” lub „Pozdrowienia Aden” jest w porządku.
- Zwróć uwagę na tytuły i preferencje swojego przełożonego dotyczące tego, jak się do nich odnosi. Jeśli Twoje miejsce pracy zazwyczaj używa nazwisk w komunikacji, używanie imienia przełożonego w wiadomości e-mail może wydawać się lekceważące. Podobnie, jeśli Twój przełożony używa prefiksu tytułu (jak lekarz, profesor, sędzia itp.), powinieneś użyć go w powitaniu.
Krok 3. Podaj daty wakacji
Nawet jeśli już ustawiłeś daty, które chcesz, w temacie e-maila, powinieneś je ponownie podać w pierwszym wierszu e-maila. Umieść te informacje w formie prośby.
Na przykład możesz napisać: „Chciałbym poprosić o urlop od środy 10 października do czwartku 25 października”
Krok 4. Wyjaśnij, dlaczego chcesz mieć wolne
Niezwłocznie po podaniu dat, w których chcesz zrezygnować, podaj powód, dla którego składasz prośbę. Powinieneś szczerze powiedzieć, dlaczego chcesz mieć wolne, nawet jeśli uważasz, że Twój powód nie otrzyma pozytywnej odpowiedzi. Jeśli kłamiesz, dlaczego potrzebujesz wolnego, może to mieć poważne konsekwencje, a w przyszłości będzie znacznie trudniej poprosić o urlop.
- Na przykład możesz napisać: „Proszę o te dni wolne, ponieważ moja rodzina jedzie na wakacje na Hawaje”.
- Jeśli prosisz o czas wolny z powodu nagłego wypadku lub nieoczekiwanego wydarzenia, upewnij się, że podkreślisz to w swoim wyjaśnieniu. Pogrzeby, problemy medyczne, a nawet śluby-niespodzianki to tylko niektóre przykłady nieoczekiwanych wydarzeń, które sprawią, że Twój przełożony będzie bardziej skłonny spełnić prośbę w ostatniej chwili.
Krok 5. Zapewnij swojego przełożonego, że masz plan swojej nieobecności
Poinformuj swojego pracodawcę, że dokładnie rozważyłeś, w jaki sposób Twoja nieobecność może wpłynąć na miejsce pracy. Jeśli musisz zorganizować kogoś, kto będzie Cię krył lub jeśli istniejące projekty i klienci mogą wymagać Twojej uwagi w czasie wolnego, wyjaśnij szczegóły, w jaki sposób rozwiążesz te problemy. Im więcej pracy i frustracji możesz oszczędzić swojemu przełożonemu, tym wygodniej będzie, gdy weźmiesz sobie wolne.
- Na przykład możesz napisać: „Upewniłem się, że moje obowiązki zostaną załatwione, gdy odejdę. Załatwiłem Charliemu obsługę moich klientów. Ponadto wypełniłem już wszystkie formalności, które musiałem wykonać podczas moja nieobecność."
- Zawsze dobrze jest powiedzieć swojemu przełożonemu, w jaki sposób można się z Tobą skontaktować podczas Twojej nieobecności. Jeśli nie możesz lub nie chcesz podać numeru telefonu lub adresu e-mail, pod którym można się z Tobą skontaktować podczas urlopu, musisz podać te informacje w swoim wniosku.
Krok 6. Koniec pozytywnym akcentem
Ostatnia linijka Twojego e-maila powinna zapytać, czy Twoja prośba jest w porządku z Twoim pracodawcą. Powinieneś również podziękować swojemu przełożonemu przed podpisaniem się swoim imieniem i nazwiskiem. Zachowuje to przyjazny i profesjonalny ton, który rozpoczął się Twoim powitaniem.
Na przykład końcowa część e-maila może brzmieć: „Czy to wszystko brzmi dobrze? Dzięki, Pat
Porada eksperta
Jak najlepiej wykorzystać wolny czas:
- Wyznacz sobie cel w zakresie czegoś, czego chcesz się nauczyć lub osiągnąć w ciągu najbliższych 6 miesięcy. Posiadanie czegoś, na co czekasz, może pomóc Ci utrzymać motywację w pierwszym miesiącu po powrocie z długiego urlopu w pracy.
- W czasie wolnym pomyśl o swojej karierze. Zadaj sobie pytanie, gdzie chcesz być i czy Twoja praca faktycznie Ci to zapewnia. Następnie przeprowadź burzę mózgów w swojej pracy, która pomoże ci zbliżyć się do twoich długoterminowych celów.
- Jeśli jesteś szczęśliwy w swoim miejscu pracy, ale nie jesteś dokładnie w tej roli, w której się znajdujesz, rozważ rozmowę ze swoim szefem przed powrotem o ewentualnym przejściu na inną rolę w firmie.
Z Archana Ramamoorthy, MS dyrektor ds. technologii, dzień roboczy
