Excel to bardzo pomocny program, ale jego różne funkcje mogą wydawać się przytłaczające! Nie martw się. Istnieje wiele wskazówek i wskazówek, które pomogą Ci szybko ukończyć pracę. Możesz zwiększyć swój zestaw umiejętności, ucząc się nowego zestawu sztuczek. Możesz także nauczyć się korzystać z tabel przestawnych, aby lepiej analizować dane. Na koniec poświęć trochę czasu na odkrywanie nowych funkcji. Istnieje wiele sposobów, aby szybko zostać mistrzem Excela!
Kroki
Metoda 1 z 4: Nauka sztuczek i oszczędzania czasu
Krok 1. Użyj skrótów klawiaturowych, aby szybciej nawigować
Zastosuj skróty klawiaturowe i skróć czas potrzebny na korzystanie z myszy. Na przykład, jeśli przytrzymasz klawisz Ctrl podczas klikania przycisku strzałki, zaznaczysz wszystkie komórki do końca arkusza kalkulacyjnego. Sprawdź, o ile szybciej możesz pracować bez myszy!
- Zamień liczby na walutę, naciskając jednocześnie klawisze ctrl, shift i $.
- Konwertuj liczby na daty, naciskając jednocześnie klawisze ctrl, shift i #.
- Szybko zmieniaj strony, przytrzymując klawisz ctrl podczas naciskania page up lub page down w prawym górnym rogu klawiatury.
- Ogólnie rzecz biorąc, program Excel dla komputerów Mac został zaktualizowany, aby bardzo przypominał program Excel dla systemu Windows. Jeśli napotkasz problemy podczas korzystania z tych skrótów, możesz sprawdzić instrukcje dotyczące konkretnego programu.
Krok 2. Przejdź do menu Sortuj za pomocą skrótu:
polecenie, przesunięcie, r. Excel oferuje listy niestandardowe w menu Sortuj. Możesz na przykład zorganizować dostawę produktów według tygodnia, miesiąca lub priorytetu. Po wejściu do tego menu możesz kliknąć menu rozwijane „Sortuj według”. Możesz tam zobaczyć szeroką gamę opcji na podstawie własnego arkusza kalkulacyjnego. Jak bardzo jest to pomocne?
Krok 3. Naciśnij alt=""Obraz" i strzałkę w dół, aby przejść do menu filtrów.</h4" />
Ten skrót pozwoli Ci jeszcze szybciej dostać się do menu filtrów! Zobaczysz menu rozwijane, które pozwolą Ci wybrać, co chcesz wyróżnić w arkuszu kalkulacyjnym. Możesz także użyć kilku innych skrótów klawiaturowych, aby jeszcze wydajniej używać filtrów:
- Naciśnij ctrl, shift, L, aby włączyć lub wyłączyć filtry.
- Naciśnij ALT, strzałkę w dół, aby wyświetlić rozwijane menu filtra.
Krok 4. Znajdź szybką analizę w dolnym rogu
Możesz szybciej przeprowadzić podstawową analizę bez konieczności wyszukiwania żądanej funkcji. Szybka analiza ma małe menu w prawym dolnym rogu arkusza kalkulacyjnego. W tym menu znajdziesz wiele narzędzi, których można użyć do połączenia różnych części danych. Ta oszczędność czasu sprawia, że nie musisz szukać konkretnych funkcji - wiele z nich znajduje się w tym menu.
Krok 5. Przejdź do Wstaw> Wykresy, aby znaleźć nowe wykresy
Wykresy mogą sprawić, że Twoje dane będą wyglądać o wiele ciekawiej! Nie utkwij w rutynie używania tych samych starych wykresów kołowych. Zaimponuj szefowi i ożyw swoje dane, korzystając z wykresów hierarchicznych, takich jak mapa drzewa. Spowoduje to wyświetlenie Twoich danych jako kwadratu (całości danych) złożonego z mniejszych prostokątów, które reprezentują poszczególne składniki danych.
Innym nowszym wykresem jest wodospad, który ilustruje, w jaki sposób części danych wpływają na całość. Możesz również znaleźć ten w Wykresach
Krok 6. Twórz solidne prognozy za pomocą prognozowania jednym kliknięciem
To narzędzie sprawi, że poczujesz się jak profesjonalista. Wybierz dane, które chcesz przeanalizować. Przejdź do zakładki Dane i wejdź do grupy Prognoza. Wybierz Arkusz prognozy i zapoznaj się z opcjami w oknie dialogowym.
- Na przykład możesz wybrać wyświetlanie informacji w postaci wykresu liniowego lub słupkowego.
- Możesz również wybrać opcję prognozowania w zależności od sezonowości.
Metoda 2 z 4: Wykorzystanie tabel przestawnych
Krok 1. Przejdź do danych w programie Excel i wybierz tabele przestawne
Opanowanie tabel przestawnych może zmienić zasady gry dla użytkowników Excela. Tabele przestawne pomogą Ci uporządkować dane i spojrzeć na nie na różne sposoby. Excel automatycznie wypełni Twoje dane, ale możesz je przenosić, jak chcesz. Po utworzeniu tabeli możesz wybrać sposób jej organizacji, wybierając jedną z czterech opcji:
- Filtr raportów, który pozwoli Ci przejrzeć tylko niektóre wiersze.
- Etykiety kolumn, które mogą pełnić funkcję nagłówków.
- Etykiety wierszy, których możesz użyć do nazwania swoich wierszy.
- Wartość, która pozwala wybrać, czy chcesz liczyć lub sumować dane i oferuje różne inne manipulacje.
Krok 2. Dodaj wiele wierszy i kolumn jednocześnie
Patrząc na tabelę, możesz wybrać, które wiersze lub kolumny chcesz dodać. Zaznacz wiersze / kolumny, które chcesz wstawić, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz "Wstaw". Zaoszczędzi to czas, ponieważ jest to znacznie szybsze niż dodawanie pojedynczych kolumn lub wierszy.
Krok 3. Zmniejsz dane za pomocą filtrów
Po kliknięciu karty Dane w arkuszu kalkulacyjnym wybierz „Filtr”. Następnie możesz wybrać, czy chcesz wyświetlać kolumny w kolejności malejącej, czy rosnącej, klikając strzałkę obok nagłówka kolumny. Możesz to również zrobić, aby wybrać wiersze, które chcesz wyświetlić.
Krok 4. Zaznacz kolumnę, którą chcesz transponować
W niektórych przypadkach możesz chcieć zmienić dane z wierszy na kolumny lub odwrotnie. Zaznacz wiersz lub kolumnę, które chcesz zmienić i kliknij prawym przyciskiem myszy. Następnie wybierz „Kopiuj”. Wybierz komórkę, w której chcesz rozpocząć nowy wiersz lub kolumnę. Następnie kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz „Wklej specjalnie”. Pojawi się nowa opcja i możesz kliknąć „Transponuj”.
Krok 5. Zaznacz wiersz lub kolumnę, aby usunąć duplikaty
Jeśli pracujesz z dużym zestawem danych, możesz mieć dużo powtórzeń w swoich danych. Wybierz wiersz lub kolumnę, które chcesz doprecyzować, i zaznacz go. Na karcie Dane spójrz w „Narzędzia” i wybierz „Usuń duplikaty”.
Wyskakujące okienko poprosi o potwierdzenie, którymi danymi chcesz manipulować. Ponownie wybierz "Usuń duplikaty"
Metoda 3 z 4: Dodawanie nowych formuł i funkcji do swojego repertuaru
Krok 1. Użyj narzędzia Wstaw formułę
Nie bój się wypróbować nowych formuł. Aby wprowadzić funkcję, zaznacz komórkę, która będzie zawierała funkcję. Następnie kliknij kartę Formuła na Wstążce u góry arkusza kalkulacyjnego i wybierz „Wstaw funkcję”. Jeśli znasz dokładną formułę, której chcesz użyć, możesz ją wpisać. Możesz także wpisać słowa kluczowe, takie jak „licz komórki”. Excel może pomóc Ci znaleźć potrzebną formułę, co jest naprawdę pomocne.
Krok 2. Przećwicz używanie SUMPRODUCT w Excelu
Ta funkcja służy do mnożenia tablic lub zakresów i daje sumę iloczynu. Składnia to: =SUMPRODUCT (tablica1, [tablica 2], …)
W SUMPRODUCT są różne funkcje. Na przykład, jeśli chcesz dodać dolne wartości swoich danych, możesz wybrać funkcję MAŁY w funkcji SUMPRODUCT
Krok 3. Użyj funkcji LICZ. JEŻELI
Jest to przydatne, jeśli chcesz określić, ile razy liczba lub słowo pojawia się w arkuszu kalkulacyjnym. Formuła to =LICZ. JEŻELI(zakres, kryteria).
Na przykład, jeśli chcesz wiedzieć, jak często pojawia się słowo „Kalifornia”, wpisz =LICZ. JEŻELI(B:B, „Kalifornia”)
Krok 4. Użyj funkcji WYSZUKAJ. PIONOWO, aby połączyć dane
Możesz myśleć o funkcji WYSZUKAJ. PIONOWO jako podobnej do korzystania z książki telefonicznej do używania imienia i nazwiska osoby w celu znalezienia jej numeru telefonu. Ta funkcja pozwala spojrzeć na jedną informację i znaleźć odpowiadającą jej wartość w tym samym lub innym wierszu lub kolumnie.
- Może się okazać, że chcesz połączyć 2 lub więcej arkuszy kalkulacyjnych w jeden. Najpierw upewnij się, że masz co najmniej jedną kolumnę, która jest identyczna w obu arkuszach kalkulacyjnych. Formuła to: = WYSZUKAJ. PIONOWO(wartość wyszukiwania, tablica tabeli, numer kolumny, [wyszukiwanie zakresu]).
-
Na przykład, kiedy wprowadzasz własne zmienne, może to wyglądać tak:
- =WYSZUKAJ. PIONOWO(C2, Arkusz2!A:B; 2; FAŁSZ)
- Byłoby to pomocne, gdybyś miał numer części dla elementu wyposażenia i musiał znać cenę części.
Metoda 4 z 4: Skonsultuj się z innymi zasobami, aby dowiedzieć się więcej
Krok 1. Zwróć się do pana Excela w przypadku trudnych problemów
Nawet ekspert programu Excel może napotkać problemy. W porządku! Excel ma tak wiele funkcji, że trudno byłoby je wszystkie poznać. Jeśli utkniesz, po prostu przejdź do www.mrexcel.com. Najpierw możesz spróbować znaleźć odpowiedź na swoje pytanie na forach dyskusyjnych. Inne zastosowania mogą być bardzo pomocne w pomocy.
Jeśli potrzebujesz fachowej pomocy, możesz zapisać się na konsultację od pana Excela. Być może będziesz musiał wydać trochę pieniędzy, ale prawdopodobnie otrzymasz niestandardowe rozwiązanie, które naprawdę może Ci pomóc
Krok 2. Skorzystaj z bezpłatnego samouczka online
Niezależnie od tego, czy szukasz nowych skrótów, czy po prostu chcesz zaskoczyć szefa nowymi umiejętnościami, samouczek może naprawdę pomóc ci wstać. GCF Learn Free oferuje naprawdę dokładny kurs, który rozwiązuje różne problemy z programem Excel. Możesz dowiedzieć się, jak szybciej korzystać z analizy warunkowej i zobaczyć przykłady korzystania z wielu różnych formuł.
Krok 3. Wykonaj szybkie wyszukiwanie w Internecie, aby znaleźć klasę w Twojej okolicy
W wyszukiwarce wpisz "klasa excel" i gdzie mieszkasz. Na przykład możesz wpisać „klasa excel w Chicago”. Za opłatą możesz zarejestrować się na zajęcia osobiste lub online. Będziesz mógł poprosić doświadczonego instruktora, aby pokazał Ci najnowsze sztuczki.
Porady
- Możesz wziąć udział w zajęciach w programie Excel online lub osobiście w lokalnym college'u.
- Przydatne może być również pobranie niektórych szablonów programu Excel i przećwiczenie nowych umiejętności.
