W erze telefonów komórkowych etykieta telefoniczna w dużej mierze zniknęła. Umiejętność odbierania wiadomości jest nadal przydatna, gdy pracujesz w biurze lub odbierasz telefony w imieniu kogoś innego. Bycie uprzejmym, spisanie wszystkiego i szybkie dostarczenie wiadomości są kluczowe!
Kroki
Krok 1. Odbierz telefon
Osoba po drugiej stronie prosi o bezpośredniego przełożonego lub współpracownika, którego nie ma przy swoim biurku. Pierwszą rzeczą, którą powinieneś zrobić, to powiedzieć: „On/ona nie jest w tej chwili dostępny. Czy mogę przekazać wiadomość?” Zakładając, że powiedzą tak, przejdź do następnego kroku. Jeśli odmówią, nalegaj, aby przynajmniej pozwolili ci im pomóc. Jeśli grzecznie odmówi, poproś tę osobę, aby przynajmniej podała Ci swoje imię i nazwisko oraz nazwę firmy; pamiętaj, aby zanotować numer telefonu i poinformuj tę osobę o odpowiednim czasie, aby spróbować ponownie. Pamiętaj tylko, aby zapytać, czy możesz zrobić coś jeszcze - może chcieć oddzwonić i zostawić wiadomość na automatycznej sekretarce. Upewnij się, że ktoś dzwonił, kto dzwonił i kiedy może spróbować.
Krok 2. Zapisz wszystko, co mówią
Możesz nie myśleć, że to, co mówią, jest ważne, ale osoba, dla której piszesz wiadomość, może uważać, że jest. W razie potrzeby poproś ich o powtórzenie informacji.
Krok 3. Pożegnaj się (i „nie ma za co”, jeśli dotyczy)
Krok 4. Przekaż wiadomość osobie tak szybko, jak to możliwe lub zostaw ją tam, gdzie ją znajdzie
Porady
- Bądź uprzejmy.
- Pisz schludnym pismem.
- Upewnij się, że nie zapisujesz niewłaściwej rzeczy. Nie chciałbyś, aby osoba, która otrzymuje wiadomość, wpadła na zły pomysł.
