W tym artykule skupiono się na tym, jak bezpośrednio porównywać informacje między dwoma różnymi plikami programu Excel. Kiedy już zaczniesz manipulować i porównywać informacje, możesz użyć funkcji Look Up, Index i Match, aby pomóc w analizie.
Kroki
Metoda 1 z 4: Korzystanie z funkcji Widok obok siebie w programie Excel
Krok 1. Otwórz skoroszyty, które chcesz porównać
Możesz je znaleźć, otwierając Excel, klikając Plik następnie otwartyi wybierając dwa skoroszyty do porównania z wyświetlonego menu.
Przejdź do folderu, w którym masz zapisane skoroszyty programu Excel, wybierz każdy skoroszyt osobno i pozostaw oba skoroszyty otwarte
Krok 2. Kliknij kartę Widok
Po otwarciu jednego ze skoroszytów możesz kliknąć Pogląd w górnej środkowej części okna.
Krok 3. Kliknij Widok obok siebie
Znajduje się w grupie Okno na wstążce dla Pogląd menu i ma dwa arkusze jako ikonę. Spowoduje to przeniesienie obu arkuszy roboczych do mniejszych okien ułożonych pionowo.
- Ta opcja może nie być łatwo widoczna pod Pogląd zakładka, jeśli masz otwarty tylko jeden skoroszyt w programie Excel.
- Jeśli otwarte są dwa skoroszyty, program Excel automatycznie wybierze je jako dokumenty do wyświetlenia obok siebie.
Krok 4. Kliknij Rozmieść wszystko
To ustawienie umożliwia zmianę orientacji skoroszytów wyświetlanych obok siebie.
W wyskakującym menu możesz wybrać skoroszyty Poziomy, Pionowy, Kaskada, lub Taflowy.
Krok 5. Włącz przewijanie synchroniczne
Po otwarciu obu arkuszy roboczych kliknij Synchroniczne przewijanie (znajduje się pod Zobacz obok siebie opcja), aby ułatwić przewijanie obu plików Excela wiersz po wierszu w celu ręcznego sprawdzenia różnic w danych.
Krok 6. Przewiń jeden skoroszyt, aby przewinąć oba
Po włączeniu przewijania synchronicznego będziesz mógł łatwo przewijać oba skoroszyty jednocześnie i łatwiej porównywać ich dane.
Metoda 2 z 4: Korzystanie z funkcji wyszukiwania
Krok 1. Otwórz skoroszyty, które chcesz porównać
Możesz je znaleźć, otwierając Excel, klikając Plik następnie otwartyi wybierając dwa skoroszyty do porównania z wyświetlonego menu.
Przejdź do folderu, w którym zapisane są skoroszyty programu Excel, wybierz każdy skoroszyt osobno i pozostaw oba skoroszyty otwarte
Krok 2. Zdecyduj, z której komórki chcesz, aby użytkownik wybrał
Tutaj później pojawi się lista rozwijana.
Krok 3. Kliknij komórkę
Granica powinna się ściemnić.
Krok 4. Kliknij zakładkę DANE na pasku narzędzi
Po kliknięciu wybierz WALIDACJA w rozwijanym menu. Powinno pojawić się wyskakujące okienko.
Jeśli używasz starszej wersji programu Excel, pasek narzędzi DANE pojawi się po wybraniu DANE zakładka i wyświetlacz Walidacji danych jako opcja zamiast Walidacja.
Krok 5. Kliknij Lista na liście ZEZWALAJ
Krok 6. Kliknij przycisk z czerwoną strzałką
Pozwoli Ci to wybrać źródło (innymi słowy, pierwszą kolumnę), które następnie zostaną przetworzone na dane w menu rozwijanym.
Krok 7. Wybierz pierwszą kolumnę listy i naciśnij Enter
Kliknij ok gdy pojawi się okno sprawdzania poprawności danych. Powinieneś zobaczyć pole ze strzałką, które rozwinie się po kliknięciu strzałki.
Krok 8. Wybierz komórkę, w której chcesz wyświetlić inne informacje
Krok 9. Kliknij zakładki Wstaw i Odniesienie
W starszych wersjach programu Excel można pominąć klikanie Wstawić i po prostu kliknij Funkcje zakładka do podniesienia Wyszukiwanie i odniesienie Kategoria.
Krok 10. Wybierz Wyszukiwanie i odniesienie z listy kategorii
Krok 11. Znajdź Lookup na liście
Po dwukrotnym kliknięciu powinno pojawić się kolejne pole i możesz kliknąć ok.
Krok 12. Wybierz komórkę z rozwijaną listą dla szukanej_wartości
Krok 13. Wybierz pierwszą kolumnę z listy dla wektora wyszukiwania
Krok 14. Wybierz drugą kolumnę listy jako wektor_wyniku
Krok 15. Wybierz coś z listy rozwijanej
Informacje powinny się automatycznie zmienić.
Metoda 3 z 4: Korzystanie z komparatora XL
Krok 1. Otwórz przeglądarkę i przejdź do
Spowoduje to przejście do witryny XL Comparator, gdzie możesz przesłać dwa skoroszyty programu Excel do porównania.
Krok 2. Kliknij Wybierz plik
Spowoduje to otwarcie okna, w którym możesz przejść do jednego z dwóch dokumentów Excela, które chcesz porównać. Upewnij się, że wybrałeś plik dla obu pól.
Krok 3. Kliknij Dalej >, aby kontynuować
Po wybraniu tej opcji u góry strony powinien pojawić się komunikat informujący o rozpoczęciu procesu przesyłania plików i przetworzeniu większych plików. Kliknij Ok aby zamknąć tę wiadomość.
Krok 4. Wybierz kolumny, które chcesz przeskanować
Pod każdą nazwą pliku znajduje się menu rozwijane, które mówi Wybierz kolumnę. Kliknij menu rozwijane dla każdego pliku, aby wybrać kolumnę, którą chcesz podświetlić w celu porównania.
Nazwy kolumn będą widoczne po kliknięciu menu rozwijanego
Krok 5. Wybierz zawartość pliku wynikowego
W tej kategorii dostępne są cztery opcje z dymkami obok nich, z których jedną należy wybrać jako wytyczne dotyczące formatowania dokumentu wynikowego.
Krok 6. Wybierz opcje ułatwiające porównywanie kolumn
W dolnej komórce menu porównania zobaczysz jeszcze dwa warunki porównania dokumentów: Ignoruj wielkie/małe litery oraz Ignoruj „spacje” przed i po wartościach. Kliknij pole wyboru dla obu, zanim przejdziesz dalej.
Krok 7. Kliknij Dalej >, aby kontynuować
Spowoduje to przejście do strony pobierania dokumentu z wynikami.
Krok 8. Pobierz dokument porównawczy
Po przesłaniu skoroszytów i ustawieniu parametrów otrzymasz dokument przedstawiający porównania danych w dwóch plikach dostępnych do pobrania. Kliknij podkreślone Kliknij tutaj tekst w Pobierz plik porównawczy skrzynka.
Jeśli chcesz przeprowadzić inne porównania, kliknij Nowe porównanie w prawym dolnym rogu strony, aby ponownie uruchomić proces przesyłania plików.
Metoda 4 z 4: Dostęp do pliku Excel bezpośrednio z komórki
Krok 1. Znajdź swój skoroszyt i nazwy arkuszy
-
W tym przypadku używamy trzech przykładowych skoroszytów zlokalizowanych i nazwanych w następujący sposób:
- C:\Compare\Book1.xls (zawierający arkusz o nazwie „Sprzedaż 1999”)
- C:\Porównaj\Book2.xls (zawierający arkusz o nazwie „Sprzedaż 2000”)
- Oba skoroszyty mają pierwszą kolumnę „A” z nazwą produktu, a drugą kolumnę „B” z ilością sprzedaną każdego roku. Pierwszy wiersz to nazwa kolumny.
Krok 2. Utwórz skoroszyt porównawczy
Będziemy pracować na Book3.xls, aby dokonać porównania i utworzyć jedną kolumnę zawierającą produkty i jedną z różnicą między tymi produktami w obu latach.
C:\Porównaj\Book3.xls (zawierający arkusz o nazwie „Porównanie”)
Krok 3. Umieść tytuł kolumny
Tylko przy otwartym „Book3.xls” przejdź do komórki „A1” i wpisz:
- ='C:\Porównaj\[Książka1.xls]Sprzedaż 1999'!A1
- Jeśli używasz innej lokalizacji, zastąp „C:\Porównaj\” tą lokalizacją. Jeśli używasz innej nazwy pliku, usuń „Book1.xls” i zamiast tego dodaj swoją nazwę pliku. Jeśli używasz innej nazwy arkusza, zastąp „Sprzedaż 1999” nazwą swojego arkusza. Uważaj, aby nie otwierać pliku, do którego się odnosisz („Book1.xls”): Excel może zmienić dodawane odniesienie, jeśli masz je otwarte. Otrzymasz komórkę, która ma taką samą zawartość jak komórka, do której się odwołujesz.
Krok 4. Przeciągnij w dół komórkę „A1”, aby wyświetlić wszystkie produkty
Chwyć go z prawego dolnego kwadratu i przeciągnij, kopiując wszystkie nazwy.
Krok 5. Nazwij drugą kolumnę
W tym przypadku nazywamy to „Różnicą” w „B1”.
Krok 6. (Na przykład) Oszacuj różnicę każdego produktu
W tym przypadku wpisując w komórce „B2”:
- ='C:\Porównaj\[Książka2.xls]Sprzedaż 2000'!B2-'C:\Porównaj\[Książka1.xls]Sprzedaż 1999'!B2
- Możesz wykonać dowolną normalną operację programu Excel na wskazanej komórce ze wskazanego pliku.
