Dokumenty procesu przeprowadzają czytelników przez logiczną sekwencję kroków potrzebnych do pomyślnego zakończenia procesu. Na przykład artykuły wikiHow są rodzajem dokumentu procesu. Treść dokumentu procesu może być skomplikowana lub prosta, ale będziesz musiał określić, jakie kroki należy wykonać, logiczną kolejność tych kroków i co sekwencja zostanie wykonana, jeśli zakończy się pomyślnie. Mając na uwadze te podstawy, możliwe jest tworzenie dokumentacji procesu dla wszystkiego, od gotowania jajka po realizację międzynarodowej kampanii marketingowej.
Kroki
Część 1 z 3: Rozpoczęcie dokumentu procesowego
Krok 1. Zidentyfikuj proces
Prawie wszystko można podzielić na proces i przekształcić w dokument procesu. Oto kilka przykładów:
- Robienie makaronu
- Uczyć się jeździć
- Pisać list
- Wykonywanie bębnów
Krok 2. Dowiedz się, jakich zasobów będą potrzebować Twoi czytelnicy
Pomyśl o wszystkich zasobach, których będą potrzebować Twoi czytelnicy, aby ukończyć proces, który chcesz opisać. Zrozumienie zaangażowanych zasobów przyda się przy podejmowaniu decyzji, jak opisać każdy z kroków. Oto kilka przykładów niezbędnych zasobów:
- Robienie makaronu: woda, makaron, sól, garnek, durszlak, ciepło, czas
- Nauka jazdy: pojazd, nauczyciel, czas (zarówno nauka jak i ćwiczenia), znajomość przepisów ruchu drogowego
- Pisanie listu: umiejętność pisania i ortografii, papier, długopis lub ołówek
- Wykonanie bębna: zestaw perkusyjny, pałeczki perkusyjne, trochę doświadczenia w grze na perkusji, czas
Krok 3. Rozważ swoją publiczność
Zanim przejdziesz dalej, powinieneś poświęcić trochę czasu na zastanowienie się, kim są Twoi odbiorcy i co już wiedzą na Twój temat. Ta wiedza może pomóc ci określić, jakie informacje musisz uwzględnić, a jakie informacje możesz pominąć.
Na przykład, jeśli piszesz dokument dotyczący sposobu gotowania makaronu dla ogółu odbiorców, którzy mogą lub nie wiedzą, jak gotować, prawdopodobnie będziesz chciał zdefiniować terminy takie jak „al dente” i opisać, co oznacza „ toczenia wrzenia.”
Krok 4. Utwórz tytuł
Każdy dokument procesu wymaga jasnego tytułu wyjaśniającego, jaki proces opisujesz. Aby określić, jak należy nazwać dokument procesu, zastanów się, czego chcesz, aby czytelnicy się nauczyli. Na przykład możesz nazwać dokument procesu „Zrób makaron”, „Naucz się jeździć” lub „Napisz list”.
Użyj trybu rozkazującego dla swojego tytułu i kroków. Twój dokument procesu powinien zaczynać się od czasownika czasu teraźniejszego, takiego jak „robić”, „gotować”, „uczyć się” lub „pisać”. Powinieneś nadal używać tego czasu do opisywania kroków w swoim procesie
Krok 5. Wykorzystaj swoje wprowadzenie, aby przyciągnąć czytelników
Wprowadzenie do dokumentu procesu da ci szansę na wyjaśnienie, co ten dokument zaoferuje, a także przyciągnie uwagę czytelnika. We wstępie dobrym pomysłem jest stworzenie poczucia pilności, aby czytelnik chciał czytać dalej. Spróbuj stworzyć problem swoim czytelnikom, a następnie zaproponuj jego rozwiązanie.
Na przykład, wprowadzając dokument dotyczący procesu, który wyjaśnia, jak zrobić makaron, możesz powiedzieć coś w stylu: „Gotowanie makaronu może wydawać się łatwe, ale łatwo jest go rozgotować lub niedogotować. Jest to problem, ponieważ makaron, który jest zbyt gumowaty lub zbyt miękki, może być nieapetyczny, bez względu na rodzaj sosu, który na niego nałożysz. Ale jeśli zrobisz makaron we właściwy sposób, twój makaron będzie równie imponujący jak sos.”
Część 2 z 3: Opisywanie procesu
Krok 1. Rozbij proces
Pomyśl o rzeczach, które muszą się wydarzyć w ramach procesu, który próbujesz opisać. Zapisz jak najwięcej części procesu, aby rozpocząć. Jest to strategia poprzedzająca pisanie o nazwie „listing”. Kiedy to robisz, spróbuj podzielić ten proces na małe, łatwe do zrozumienia kroki. Na przykład, jeśli chcesz wyjaśnić, jak zrobić makaron, możesz zapisać:
- Wyjmij garnek i napełnij go wodą.
- Postaw garnek na kuchence i włącz wysoką temperaturę.
- Wyjdź z makaronu.
- Dodaj makaron do wody.
- Lekko zmniejsz ogień.
- Gotuj przez czas wskazany na opakowaniu.
- Odcedź makaron do durszlaka w zlewie.
Krok 2. Ułóż swoje kroki w porządku
Gdy masz już podstawową listę czynności, które Twoi czytelnicy będą musieli wykonać, przejrzyj je i upewnij się, że są w porządku. Zastanów się, czy nie byłoby bardziej sensowne danie jednego ze swoich kroków wcześniej, czy później w sekwencji.
- Na przykład, jeśli opisujesz proces robienia makaronu, możesz zastanowić się, czy bardziej sensowne jest powiedzenie czytelnikom, aby wyjęli makaron przed lub po podgrzaniu wody.
- Jeśli proces, który opisujesz, jest czymś dość skomplikowanym lub możesz to zrobić bez zastanowienia, być może będziesz musiał poświęcić więcej czasu na rozważenie logiki swoich kroków. Na przykład, jeśli jesteś doświadczonym perkusistą próbującym opisać, jak zrobić bęben, być może będziesz musiał usiąść przy swoim zestawie perkusyjnym i zrobić kilka bębnów.
- Wykonując kroki w swoim procesie, zastanów się, co dzieje się jako pierwsze, drugie, trzecie itd. Porównaj tę sekwencję ze swoją listą kroków.
Krok 3. Określ, czy musisz podać dodatkowe informacje
Pomyśl o procesie jeszcze raz i spróbuj ustalić, czy brakuje jakichkolwiek informacji w procesie. Spróbuj ustalić, czy jest coś, co czytelnicy będą musieli zrobić, zanim będą mogli wykonać jeden z twoich kroków.
- Na przykład możesz doradzić swoim czytelnikom ustawienie timera podczas dodawania makaronu do wody. Możesz też doradzić czytelnikom, aby sprawdzili kawałek makaronu przed opróżnieniem całego garnka.
- Spróbuj odczytać swoje kroki znajomemu, aby sprawdzić, czy czegoś nie przegapiłeś. Nie omawiaj niczego, co napisałeś, po prostu przeczytaj swoje kroki znajomemu i poproś o sugestie.
Krok 4. Rozwiń swoje kroki
Po opracowaniu solidnej sekwencji kroków będziesz musiał rozwinąć każdy ze swoich kroków. Każdy krok w dokumencie procesu powinien zawierać przydatne informacje, które pomogą czytelnikom zrozumieć, jak wykonać każdy z kroków. Postaraj się być jak najbardziej szczegółowy.
Na przykład, kiedy doradzasz czytelnikom, aby wyjęli garnek i napełnili go wodą, musisz powiedzieć, jakiego rodzaju czytelnicy powinni używać i ile czytelnicy wody powinni dodać do garnka. Możesz powiedzieć czytelnikom, aby ugotowali makaron w dużym garnku i napełnili go 12 szklankami wody
Krok 5. Podaj przykłady
Przykłady mogą pomóc czytelnikom lepiej zrozumieć, jak zrobić coś, co może być trudne do zrozumienia. Spróbuj użyć przykładów, które będą łatwe dla czytelników i wyjaśnij, w jaki sposób przykład odnosi się do procesu, który opisujesz.
Na przykład, jeśli próbujesz wyjaśnić czytelnikom, jak mocno trzymać pałeczkę, aby wykonać bęben, możesz użyć przykładu trzymania ołówka, aby opisać, jak duży nacisk jest wymagany. Czytelnicy będą mogli odnieść się do trzymania długopisu lub ołówka i wykorzystać tę wiedzę, aby pomóc im we właściwy sposób trzymać podudzie
Krok 6. Zaoferuj porady dotyczące rozwiązywania problemów
Pomyśl o typowych błędach, które ludzie popełniają, próbując ukończyć ten proces i upewnij się, że te typowe błędy zostały uwzględnione w swoim dokumencie. Możesz znaleźć sposób na przekształcenie tych informacji w jeden ze swoich kroków lub możesz podać te informacje na końcu dokumentu.
Na przykład, być może powodem, dla którego wiele osób rozgotowuje swój makaron, jest to, że zapominają ustawić minutnik. A może wiele osób zmaga się z bębnami, ponieważ zbyt mocno trzymają pałeczki
Część 3 z 3: Kończenie dokumentu
Krok 1. W razie potrzeby uwzględnij przejścia
Przejścia to słowa, które pomagają poprawić płynność pisania. Przejścia mogą pomóc w wyjaśnieniu, kiedy czytelnicy mają robić różne rzeczy w twoim procesie. Na przykład możesz doradzić swoim czytelnikom, aby ustawili zegar w prawo, ZANIM dodasz makaron do wrzącej wody. Możesz też doradzić czytelnikom, aby założyli rękawice kuchenne, A NASTĘPNIE wlali makaron do durszlaka w zlewie. Niektóre inne dobre słowa przejściowe do użycia w dokumencie procesu obejmują:
- Następny
- po
- pierwszy
- ostatni
- także
Krok 2. Uprość swój język
Opisując proces dla dużej liczby odbiorców, ważne jest, aby upewnić się, że słowa, których używasz, są wystarczająco proste, aby większość ludzi mogła je zrozumieć. Używanie dużej ilości żargonu (języka technicznego) może utrudnić czytelnikom zrozumienie instrukcji. Poświęć chwilę na przeczytanie instrukcji i poszukaj sposobów na uproszczenie języka.
Jeśli potrzebujesz użyć specjalnego słowa do opisania swojego procesu, upewnij się, że zdefiniujesz je dla swoich czytelników. Na przykład, opisując, jak zrobić makaron, musisz wyjaśnić, co oznacza „al dente”
Krok 3. Przetestuj proces
Ważne jest, aby upewnić się, że opisany proces można pomyślnie przeprowadzić, postępując zgodnie z instrukcjami. Spróbuj ukończyć opisany proces, wykonując każdy krok w kolejności, w jakiej je umieściłeś, i korzystając tylko z zawartych w nim informacji.
- Podczas testowania procesu spróbuj zidentyfikować brakujące informacje lub wszystko, co może być niejasne dla czytelników.
- Poproś kogoś innego o przetestowanie Twojego procesu. Jeśli ktoś inny przetestuje Twój proces, może zapewnić jeszcze większą dokładność dokumentu procesu. Poproś znajomego lub członka rodziny, aby wykonał czynności, które opisałeś.
Krok 4. Sformatuj swój dokument
W zależności od tego, jak planujesz używać dokumentu procesu, może być konieczne jego sformatowanie. Na przykład, jeśli dokument procesu ma być sformatowany jako esej w stylu MLA do zadania klasowego, musisz przejrzeć wytyczne instruktora i upewnić się, że dokument je spełnia. Jeśli używasz swojego dokumentu w witrynie internetowej, musisz sformatować dokument zgodnie z własnymi potrzebami.
