E-maile są szybkim i łatwym sposobem na nawiązanie kontaktu ze współpracownikami i innymi partnerami biznesowymi oraz są skutecznym narzędziem do planowania wszelkiego rodzaju spotkań. Niezależnie od tego, czy chcesz umówić się na spotkanie ze współpracownikiem, przełożonym, czy zupełnie nieznajomym, najpierw musisz sformatować wiadomość e-mail z wyraźnym tematem i treścią. Po podpisaniu wiadomości e-mail i wysłaniu wiadomości odczekaj 3-5 dni przed wysłaniem odpowiedzi uzupełniającej.
Kroki
Metoda 1 z 2: Formatowanie wiadomości e-mail
Krok 1. Wspomnij w temacie, z którym chcesz się spotkać
Jasno określ swój cel w temacie e-maila, aby odbiorca od razu wiedział, że chcesz się z nim spotkać. Unikaj używania niejasnego języka, takiego jak „Spotkanie” lub „Możliwy czas spotkania”. Zamiast tego użyj określonych dat i ram czasowych w temacie, aby odbiorca od razu wiedział, czego się spodziewać.
Na przykład wpisz coś takiego: „Prośba o spotkanie na 17 maja o godzinie 11:00”
Krok 2. Użyj odpowiedniego powitania, aby rozpocząć e-mail
Gdy zaczniesz pisać wiadomość, spróbuj użyć standardowego, formalnego powitania. Jeśli kontaktujesz się z urzędnikiem publicznym lub inną wybitną osobą, której nigdy nie spotkałeś, użyj ich pełnego tytułu w nagłówku. Jeśli kontaktujesz się ze współpracownikiem lub przełożonym, użyj zwrotu grzecznościowego, takiego jak „Pan”, „Pani”, „Mx.” lub „Panna”. Jako ogólną zasadę używaj powitań takich jak „Szanowni Państwo”, „Witaj” i „Cześć”, aby rozpocząć tworzenie wiadomości e-mail.
- Jeśli zwracasz się do ogólnego urzędu lub grupy zamiast do osoby, użyj zamiast tego „Do kogo może to dotyczyć”.
-
Na przykład, jeśli kontaktujesz się ze swoim przełożonym, spróbuj napisać pozdrowienie w ten sposób:
„Drogi panie Jackson, Mam nadzieję że ten email dojdzie do ciebie! Chciałem się z tobą skontaktować w sprawie ewentualnego spotkania.
Krok 3. Przedstaw się, jeśli spotykasz się z zupełnie nieznajomym
Poświęć swój pierwszy akapit krótkiemu wprowadzeniu, jeśli piszesz do urzędnika publicznego lub innej osoby, której nigdy wcześniej nie spotkałeś. Skoncentruj się na swoim imieniu, stanowisku i powiązaniach zawodowych, aby odbiorca wiedział, kim jesteś i dlaczego się do niego zwracasz. Jeśli kontaktujesz się z kimś, kogo już znasz, na przykład z szefem lub współpracownikiem, nie czuj się zobowiązany do dołączenia akapitu wprowadzającego.
- Twoje wprowadzenie nie powinno zająć dużo czasu.
-
Spróbuj napisać coś takiego:
Szanowna Pani Atkins, Nazywam się Sarah Clement i pracuję dla schroniska dla zwierząt w hrabstwie Jones.
Krok 4. Opisz powód spotkania i jego ogólne znaczenie
Na początku e-maila (po wprowadzeniu, jeśli zdecydujesz się je dołączyć), określ rodzaj spotkania, które chcesz mieć z odbiorcą i czy będzie to sprawa formalna, czy przypadkowa. Po wyjaśnieniu, do czego służy spotkanie, rozwiń, dlaczego spotkanie jest ważne dla zadania, które próbujesz wykonać. Staraj się, aby Twoje wyjaśnienie było krótkie, ponieważ odbiorca może nie mieć dużo czasu na przejrzenie Twojego e-maila.
Na przykład spróbuj napisać coś takiego: „Czy możesz spotkać się ze mną w przyszłym tygodniu, aby omówić zbliżającą się akcję adopcyjną? Ponieważ jesteś obecnym doradcą finansowym schroniska dla zwierząt, wierzę, że mógłbyś zapewnić dużo wglądu w budżet roboczy organizacji na wydarzenie”
Krok 5. Zaproponuj możliwe miejsce i czas spotkania
Spróbuj pomyśleć o miejscu dobrze znanym i łatwo dostępnym dla odbiorcy. Jeśli pracujesz w tym samym budynku lub ogólnej lokalizacji, co osoba, do której wysyłasz e-mail, sprawdź, czy możesz spotkać się podczas przerwy na lunch. Jeśli Ty i odbiorca nie mieszkacie lub nie pracujecie w pobliżu, spróbuj zaproponować restaurację lub inne miejsce publiczne, w którym możesz się spotkać. Dodatkowo, wspomnij przedział czasowy, który Ci odpowiada, aby odbiorca mógł łatwiej poinformować Cię o swojej dostępności.
- Jeśli oboje macie napięte harmonogramy, rozważcie umówienie spotkania telefonicznego lub wideokonferencji.
- Na przykład napisz coś takiego: „Czy mógłbyś w tym tygodniu wskoczyć do schroniska dla zwierząt? Będę w recepcji codziennie od 9 do 5”.
Krok 6. Poproś odbiorcę, aby odpowiedział na Twoją wiadomość
Ponieważ technicznie planujesz wydarzenie, uprzejmie poproś odbiorcę, aby odpowiedział, że jest dostępny. Jeśli kontaktujesz się ze szczególnie zajętą osobą, pamiętaj, że odpowiedź może zająć jej dzień lub dwa. plecy.
Na przykład powiedz coś takiego: „Gdybyś mógł poinformować mnie o swojej dostępności na przyszły tydzień, bardzo bym to docenił!”
Krok 7. Używaj serdecznego języka na zakończenie wiadomości e-mail
Przygotuj zdanie końcowe, które odświeży cel wiadomości e-mail, aby odbiorca wyraźnie zrozumiał cel spotkania. Użyj przyjaznego tonu, aby podpisać e-mail, używając wyrażeń takich jak „Z poważaniem”, „Dziękuję” lub „Pozdrawiam”. Po napisaniu podpisu zostaw podpis pod swoim imieniem i nazwiskiem, który potwierdza Twoje stanowisko lub obecną karierę.
- Zadbaj o swój język odbiorcy. Jeśli rozmawiasz ze współpracownikiem, podpis w stylu „Do zobaczenia wkrótce” będzie miał więcej sensu niż „Z poważaniem”. Jeśli kontaktujesz się z przełożonym, „Z poważaniem” lub „Najlepsze życzenia” byłyby bardziej odpowiednie niż zwykłe potwierdzenie, takie jak „Do zobaczenia”.
-
Na przykład napisz coś takiego:
Nie mogę się doczekać spotkania z wami, ponieważ chcę, aby ta akcja adopcyjna odniosła jak największy sukces.
Z poważaniem, Sara Klemens
Koordynator działań, schronisko dla zwierząt w hrabstwie Jones
Krok 8. Dołącz wszelkie istotne załączniki związane ze spotkaniem
Dołącz wszelkie dokumenty, arkusze kalkulacyjne lub inne odpowiednie pliki, które mogą pomóc w przygotowaniu odbiorcy do spotkania. Jeśli kontaktujesz się z kimś w sprawie złożonego tematu, dołącz wszelkie broszury lub arkusze danych, które pomogą odbiorcy zrozumieć temat spotkania.
Na przykład, jeśli omawiasz zmiany budżetu na nadchodzące wydarzenie, możesz dołączyć arkusz kalkulacyjny budżetu z poprzedniego roku
Krok 9. Używaj profesjonalnego języka i poprawnej gramatyki w całej wiadomości e-mail
Sprawdź swoją wiadomość pod kątem oczywistych błędów gramatycznych i błędów ortograficznych, aby ostateczna wersja robocza wyglądała tak dopracowana i czysta, jak to tylko możliwe. Dodatkowo usuń wszelkie skróty lub slang, które sprawiają, że wiadomość wydaje się bardziej zwyczajna lub trudniejsza do zrozumienia. Jeśli ostateczna wersja robocza nie wygląda i nie brzmi profesjonalnie, odbiorca może nie potraktować poważnie Twojej prośby.
Chociaż emotikony mogą być zabawne w SMS-ach i zwykłych e-mailach, nie należy ich używać do zapraszania na spotkanie
Metoda 2 z 2: Kontynuacja kontaktu z odbiorcą
Krok 1. Przygotuj e-mail uzupełniający, jeśli odbiorca nie skontaktuje się z Tobą w ciągu 3-5 dni
Daj odbiorcy kilka dni na przeczytanie i odpowiedź na Twoją prośbę. Jeśli nie otrzymasz odpowiedzi w ciągu tygodnia roboczego, wyślij tej osobie krótkiego e-maila z przypomnieniem, że czekasz na odpowiedź. Podkreśl, że jesteś wdzięczny za możliwość ich poznania i że jesteś wdzięczny za poświęcony czas.
- Kolejne rozmowy są również skutecznym sposobem na skontaktowanie się z osobą, z którą próbujesz się spotkać.
- Na przykład napisz coś takiego: „Chciałem tylko skontaktować się z tobą w sprawie mojego wezwania na spotkanie. Kiedy masz wolną chwilę, czy możesz mi powiedzieć, że jesteś gotowy na spotkanie w przyszłym tygodniu?
Krok 2. Wyszczególnij szczegóły spotkania w dodatkowym e-mailu
Negocjuj z harmonogramem innej osoby po jej odpowiedzi. Zwróć uwagę na dostępność drugiej osoby i potwierdź czas spotkania w dniu, w którym oboje będziecie dostępni. Spróbuj potwierdzić datę i godzinę w 1-2 e-mailach, aby uniknąć zamieszania i bałaganu w skrzynce odbiorczej.
- Staraj się być jak najbardziej elastyczny. Jeśli kontaktujesz się z zajętą osobą, może nie być w stanie się z Tobą spotkać od razu.
- Nie planuj spotkania na ostatnią chwilę. Jeśli odbiorca jest zajęty, możesz nie być w stanie uzgodnić daty spotkania.
Krok 3. Wyślij przypomnienie lub potwierdzenie na kilka dni przed spotkaniem
Jeśli chcesz być dodatkowo przygotowany przed zaplanowanym spotkaniem, spróbuj wysłać e-mail z potwierdzeniem do odbiorcy jako przypomnienie. Zamiast tego nie rób tego e-maila zbyt długo, podaj dzień, godzinę i miejsce, w którym planujesz spotkanie, aby dokładnie sprawdzić, czy spotkanie nadal odbywa się zgodnie z planem.
-
Na przykład napisz coś takiego:
Chciałem tylko potwierdzić, że nadal spotykamy się 17 maja o 11 rano w schronisku dla zwierząt Jones County.
