Jeśli w wiadomości e-mail IBM Notes kończy się miejsce, ale nie jesteś gotowy do usuwania wiadomości e-mail, rozważ ich zarchiwizowanie. Archiwizowanie wiadomości e-mail oznacza kopiowanie wiadomości do innej lokalizacji na komputerze. Dowiedz się, jak zarchiwizować IBM Notes, aby zwolnić miejsce na koncie, jednocześnie zapisując oryginalne wiadomości e-mail. Pomaga również komputerowi i oprogramowaniu działać z najwyższą wydajnością.
Kroki
Krok 1. Ogranicz rozmiar pliku poczty
Utrzymuj rozmiar pliku poczty poniżej 500 MB. (Niektóre organizacje mogą wymagać bardziej rygorystycznego ograniczenia, na przykład 200 MB).
- Sprawdź rozmiar danych, przechodząc do Plik, Baza danych, Właściwości. W Lotus 8 przejdź do Plik, Aplikacje, Właściwości.
- Kliknij kartę „i”. Liczba za „Miejsce na dysku” to ilość danych, które aktualnie masz w IBM Notes.
Krok 2. Poznaj z góry określone ustawienia swojej organizacji
Jeśli używasz programu IBM Notes w szkole lub pracy, być może istnieją już ustawienia archiwum. Pomaga to organizacjom kontrolować liczbę wiadomości e-mail na użytkownika, a także ogólną wydajność komputerów w organizacji. Jeśli ustawienia archiwum są już ustalone, porozmawiaj z personelem technicznym swojego systemu, aby sprawdzić, czy można je zmodyfikować.
Krok 3. Określ żądane ustawienia archiwum
Możesz zarchiwizować wszystkie wiadomości e-mail IBM Notes lub wybrać określone. Musisz także zdecydować, jak często chcesz archiwizować IBM Notes.
- Otwórz odpowiednią aplikację (Mail).
- Przejdź do Akcje, Archiwum, Ustawienia.
- Przejdź do zakładki Kryteria i upewnij się, że wybrana jest opcja „Domyślne dla ostatniej modyfikacji”.
- Kliknij „ok”, aby zapisać zmiany.
- Upewnij się, że kryteria są włączone.
Krok 4. Zaplanuj automatyczne archiwa
Planowanie automatycznych archiwów zapewnia regularną i spójną archiwizację. Oszczędza również czas.
- Otwórz odpowiednią aplikację (Mail).
- Przejdź do Akcje, Archiwum, Ustawienia.
- Przejdź do zakładki Harmonogram. Upewnij się, że wybrana jest opcja „Zaplanuj archiwizację”.
- Wybierz odpowiednią godzinę i dzień, w którym komputer ma zarchiwizować Twoje pliki.
Krok 5. Ręcznie zarchiwizuj IBM Notes
Nawet jeśli zaplanujesz automatyczną archiwizację, nadal możesz archiwizować ręcznie w dowolnym momencie.
- Otwórz odpowiednią aplikację (Mail).
- Otwórz pocztę lub folder, który chcesz zarchiwizować.
- Przejdź do Akcje, Archiwizuj, Archiwizuj teraz.
- Kliknij Tak, aby zarchiwizować zgodnie z wcześniej określonymi ustawieniami.
Krok 6. Archiwizuj za pomocą metody przeciągnij i upuść
Jest to po prostu inny sposób ręcznego archiwizowania IBM Notes.
- Otwórz odpowiednią aplikację (Mail).
- Otwórz pocztę lub folder, który chcesz zarchiwizować.
- Wybierz odpowiednie wiadomości.
- Przeciągnij wiadomości do wymaganego archiwum w okienku nawigacji.
Krok 7. Wyświetl zarchiwizowane wiadomości
Chociaż zarchiwizowałeś wiadomość e-mail, od czasu do czasu możesz potrzebować do niej dostępu. Plik archiwum będzie naśladować foldery skonfigurowane na koncie IBM Notes. Wszystko pozostanie zorganizowane tak, jak to zaplanowałeś.
- Otwórz odpowiednią aplikację (Mail).
- Kliknij Archiwizuj w okienku nawigacji.
- Wybierz odpowiednie archiwum (tj. Domyślne dla ostatniej modyfikacji).
Porady
- Twórz kopie zapasowe ważnych e-maili. Jeśli masz ważne e-maile w IBM Notes, skopiuj je do innej lokalizacji, na przykład na dysk CD lub DVD. Zapewnia to dodatkową kopię na wypadek, gdyby coś stało się z serwerem lub kopią przechowywaną na komputerze osobistym.
- Usuń stare i niepotrzebne wiadomości, zwłaszcza jeśli zawierają załączniki. Pomoże to również zmniejszyć rozmiar danych i poprawić wydajność komputera.
