Jak archiwizować dokumenty: 6 kroków (ze zdjęciami)

Spisu treści:

Jak archiwizować dokumenty: 6 kroków (ze zdjęciami)
Jak archiwizować dokumenty: 6 kroków (ze zdjęciami)

Wideo: Jak archiwizować dokumenty: 6 kroków (ze zdjęciami)

Wideo: Jak archiwizować dokumenty: 6 kroków (ze zdjęciami)
Wideo: How to cancel your Adobe trial or subscription 2024, Marsz
Anonim

Archiwizacja to przechowywanie lub przechowywanie informacji. Organizacje codziennie konwertują dokumenty papierowe na cyfrowe, aby wydłużyć żywotność dokumentów. To, w połączeniu z ogromną ilością danych generowanych przez dzisiejsze komputery, oznacza, że archiwizacja dokumentów będzie tylko rosła na znaczeniu. Jeśli wiesz, jak archiwizować dokumenty, możesz zwolnić miejsce, aby Twój komputer efektywniej obsługiwał bieżące dokumenty.

Kroki

Archiwizowanie dokumentów Krok 1
Archiwizowanie dokumentów Krok 1

Krok 1. Archiwizuj dokumenty w pliku zip

Szczególnie przydatne w przypadku ważnych, ale rzadko potrzebnych plików, pliki zip zmniejszają miejsce zajmowane przez dokumenty na dysku twardym.

  • Po prostu zaznacz pliki, które chcesz przekonwertować na format zip.
  • Kliknij prawym przyciskiem myszy, a następnie wybierz „Wyślij do”.
  • Chcesz wysłać pliki do „folderu skompresowanego (skompresowanego)”.
  • Sprawdź, czy pliki rzeczywiście tam są, klikając dwukrotnie folder zip. Jeśli tak, możesz usunąć oryginalne pliki.
Archiwizowanie dokumentów Krok 2
Archiwizowanie dokumentów Krok 2

Krok 2. Przenieś swoje dokumenty na osobny nośnik danych

Popularnym wyborem do archiwizacji cyfrowej są zewnętrzne napędy taśmowe, zewnętrzne dyski twarde lub pendrive'y.

Archiwizowanie dokumentów Krok 3
Archiwizowanie dokumentów Krok 3

Krok 3. Utwórz kopię zapasową dokumentów na dysku CD lub DVD, jeśli masz nagrywarkę CD lub DVD

Kopie zapasowe to inny sposób archiwizacji, chociaż prawdopodobnie znasz tę metodę pod inną nazwą – wypalanie dysku. Na przykład system Windows używa Live File System i formatu Mastered (lepszego dla zgodności z innymi urządzeniami) do kopiowania plików na dyski CD lub DVD.

  • Włóż zapisywalny dysk CD lub DVD do nagrywarki CD lub DVD komputera, aby uzyskać Live File System.
  • Gdy pojawi się okno dialogowe, kliknij „Nagraj pliki na dysk z danymi”.
  • Nazwij dysk, a następnie kliknij „Dalej”.
  • Poczekaj na pojawienie się pustego folderu na płycie. Oznacza to, że płyta jest sformatowana i gotowa do kopiowania plików.
  • Otwórz folder z dokumentami, które chcesz zarchiwizować i przeciągnij pliki do pustego folderu na dysku.
  • W przypadku formatu Mastered włóż zapisywalną płytę CD lub DVD do nagrywarki CD lub DVD w komputerze.
  • Gdy pojawi się okno dialogowe, kliknij „Nagraj pliki na dysk z danymi”.
  • Nazwij dysk i kliknij „Pokaż opcje formatowania”.
  • Wybierz „Mastered” i kliknij „Dalej”.
  • Poczekaj na pojawienie się pustego folderu na płycie. Oznacza to, że płyta jest sformatowana i gotowa do kopiowania plików.
  • Otwórz folder z dokumentami, które chcesz zarchiwizować i przeciągnij te pliki do pustego folderu na dysku.
Archiwizowanie dokumentów Krok 4
Archiwizowanie dokumentów Krok 4

Krok 4. Wyślij dokumenty do magazynu poza siedzibą firmy

  • Oprócz funkcjonowania jako lokalizacja dla zarchiwizowanych plików, bezpieczne lokalizacje pamięci masowej poza siedzibą firmy chronią dane przed katastrofami, takimi jak pożar i awarie dysków twardych.
  • Przy tak wielu firmach oferujących tę usługę, musisz skontaktować się bezpośrednio z firmą, aby dowiedzieć się, jak działają i jakie gwarancje są zawarte w archiwizacji dokumentów poza siedzibą firmy.
Archiwizowanie dokumentów Krok 5
Archiwizowanie dokumentów Krok 5

Krok 5. Użyj oprogramowania do archiwizacji cyfrowej

  • Jedną z najbardziej znanych metod zachowania wyglądu i stylu dokumentu jest utworzenie pliku PDF. Oferowane przez firmę Adobe oprogramowanie - znane jako Adobe Acrobat - ułatwia konwertowanie dokumentów do formatu PDF z różnych programów. Istnieje również kilka darmowych programów, które stworzą te pliki.
  • Fakt, że specyfikacje są publiczne, oznacza, że przyszłe wersje oprogramowania Adobe będą mogły odczytywać wcześniejsze wersje dokumentów.
  • Ponadto czytniki PDF są łatwo dostępne do bezpłatnego pobrania ze strony internetowej Adobe.
Archiwizowanie dokumentów Krok 6
Archiwizowanie dokumentów Krok 6

Krok 6. Bądź na bieżąco z technologią archiwizacji dokumentów

Wraz z szybkim rozwojem technologii to, co jest aktualne dzisiaj, jutro może być przestarzałe. Może to stanowić problem podczas migracji zarchiwizowanych plików do nowego systemu.

Porady

  • Kataloguj zarchiwizowane pliki, dzięki czemu Ty lub inne osoby będziecie mogli z czasem znaleźć potrzebne pliki. Może to być tak proste, jak nazywanie plików lub folderów nazwą zawartości i datami, które obejmują pliki. Na przykład, jeśli archiwizujesz dokumentację biznesową, możesz nazwać jeden folder „Pliki biznesowe 1. kwartał 1997”. W większych systemach archiwa najprawdopodobniej używają metadanych do celów katalogowania.
  • Innym powodem archiwizowania plików jest to, że czasami istnieją wymagania prawne, które wymagają zapisywania informacji.

Ostrzeżenia

  • Dane multimedialne są często powiązane z określonym sprzętem lub oprogramowaniem i mogą nie być dostępne poza systemami zastrzeżonymi.
  • Jednym z zagrożeń jest ryzyko uszkodzenia pliku. Upewnij się, że używasz dobrze przetestowanego systemu do tworzenia kopii zapasowych swoich informacji.
  • Brak systemu archiwizacji dokumentów może prowadzić do niezamierzonej utraty plików, zwłaszcza jeśli zostaną one usunięte przez pomyłkę.

Zalecana: