Ukrycie ważnego biznesowego e-maila może wydawać się trudne. Jest tak wiele sposobów na dokończenie wiadomości! Ostatecznie jednak sposób zamknięcia wiadomości e-mail będzie zależał od kilku różnych czynników. Mogą to być takie rzeczy, jak to, jak dobrze znasz osobę, do której piszesz, cel wiadomości e-mail i czy Twój e-mail jest częścią łańcucha. Mając na uwadze te czynniki, stwórz odpowiednie ostatnie zdanie. Następnie wybierz właściwy podpis i zdecyduj, co umieścić w swoim podpisie.
Kroki
Część 1 z 3: Pisanie uwag końcowych
Krok 1. Przypomnij odbiorcy o celu wiadomości e-mail
Istnieje wiele powodów, dla których warto napisać e-mail w środowisku biznesowym. Wskazanie głównego celu wiadomości e-mail pomoże Ci określić najlepszy sposób jej zakończenia.
- Na przykład, jeśli składasz prośbę, zakończ coś w stylu „Dziękuję za poświęcony czas” lub „Dziękuję za uwagę”.
- Jeśli odpowiadasz na prośbę o informacje lub pomoc, możesz zakończyć słowami „Mam nadzieję, że to pomoże!” lub „Daj mi znać, jeśli mogę w inny sposób pomóc”.
- Jeśli organizujesz spotkanie twarzą w twarz, możesz zakończyć coś w stylu „Do zobaczenia w przyszłym tygodniu!”
Krok 2. Użyj odpowiedniego tonu dla swoich odbiorców
Zastanów się, jak dobrze znasz osobę, do której piszesz, jaki masz z nią związek i co próbujesz osiągnąć. Wiadomość e-mail do menedżera wyższego szczebla lub ważnego nowego klienta powinna być prawdopodobnie bardziej formalna niż wiadomość e-mail do znanego współpracownika.
- Na przykład, jeśli umawiasz się na spotkanie z klientem, dobrym zakończeniem może być coś w stylu: „Nie mogę się doczekać naszego spotkania 24 lutego. W razie jakichkolwiek pytań proszę o kontakt pod numerem 555-555-5555.”
- Z drugiej strony, jeśli umawiasz się na przyjacielskie spotkanie z dobrze znanym współpracownikiem, dobrze byłoby zakończyć coś w stylu: „Brzmi dobrze! Do zobaczenia jutro!:)”
Krok 3. Nie dołączaj oświadczenia końcowego, jeśli Twój e-mail jest częścią sieci
Jeśli to Twój pierwszy e-mail na dany temat lub jeśli jest to szczególnie ważny e-mail, prawdopodobnie dobrym pomysłem jest dołączenie końcowego podziękowania lub „wezwania do działania”. Jednak zwięzłość jest ważna w e-mailach biznesowych. Jeśli Twój e-mail jest częścią długiego łańcucha, nie musisz podawać niczego poza najistotniejszymi informacjami.
Na przykład, jeśli kończysz długą rozmowę przez e-mail z szefem na temat zadania, nie musisz mówić więcej niż „OK. Zrobię to przed końcem dnia w piątek. -M."
Część 2 z 3: Wybór podpisu
Krok 1. Wybierz podpis, który pasuje do tonu wiadomości e-mail
Jeśli Twój e-mail jest formalny, podpisz się za pomocą czegoś w rodzaju „Pozdrawiam” lub (dla jeszcze bardziej formalnego akcentu) „Z poważaniem”. W przypadku mniej formalnych e-maili możesz użyć czegoś takiego jak „Uważaj” lub „Pozdrawiam”.
Jeśli masz poprzednie e-maile od osoby, do której piszesz, możesz spojrzeć na jej podpis i dopasować swój ton do ich tonu. Na przykład, jeśli mają tendencję do podpisywania się z czymś w rodzaju „Serdecznie pozdrawiam”, powinieneś podpisać się z podobnym poziomem formalności
Krok 2. Użyj podpisu, który pasuje do Twojego celu
Podobnie jak zdanie końcowe, podpis może również odzwierciedlać cel wiadomości e-mail. Na przykład, jeśli składasz prostą prośbę lub krótko wyrażasz wdzięczność za coś, możesz użyć podpisu typu „Wielkie dzięki” lub „Dziękuję bardzo”, a następnie podpisu.
Krok 3. Unikaj wszystkiego, co jest zbyt czułe
Jeśli nie znasz osoby, do której piszesz bardzo dobrze, unikaj wszystkiego, co jest zbyt slangowe, nieformalne lub czułe. Ogólnie rzecz biorąc, w e-mailach biznesowych nie należy używać słów takich jak „Miłość”, „XOXO” lub „Uściski”.
Krok 4. Pomiń podpis w krótkich lub łańcuszkowych e-mailach
Jeśli Twój e-mail jest częścią długiego łańcucha lub jeśli próbujesz bardzo krótko i szybko przekazać coś współpracownikowi, może nie być w ogóle konieczne dołączenie podpisu.
Jeśli nie czujesz się komfortowo, całkowicie pomijając wyrejestrowanie, proste wypisanie, takie jak –Bernice lub –B. powinno wystarczyć na krótkie, nieformalne e-maile
Część 3 z 3: Podpisywanie wiadomości e-mail
Krok 1. Dołącz podstawowe informacje identyfikacyjne
Ilość informacji zawartych w podpisie będzie zależeć od tego, jak dobrze znasz swojego korespondenta i jak często się z nim komunikujesz.
- Pierwszy e-mail powinien prawdopodobnie zawierać przynajmniej Twoje imię i nazwisko, stanowisko, miejsce pracy i numer telefonu.
- Podczas komunikowania się ze współpracownikiem lub osobą, do której często wysyłasz e-maile, prawdopodobnie wystarczy podpisać się swoim imieniem lub inicjałem.
Krok 2. Zachowaj krótki podpis
Ogólnie rzecz biorąc, najlepiej nie zaśmiecać firmowego e-maila dużą ilością dodatkowego tekstu i obrazów. Unikaj dodawania czegokolwiek niepotrzebnego do podpisu e-mail, takiego jak cytaty, krzykliwa grafika lub wiele linków.
Krok 3. Skonfiguruj automatyczny podpis
Jeśli nie masz ochoty zapisywać swojego stanowiska i informacji kontaktowych za każdym razem, gdy wysyłasz ważną wiadomość e-mail, możesz utworzyć podpis, który Twój klient poczty e-mail będzie mógł automatycznie dodawać do Twoich wiadomości.
Niektóre programy, takie jak Outlook, umożliwiają tworzenie wielu podpisów, dzięki czemu można wybrać ten, który jest najbardziej odpowiedni dla danej wiadomości e-mail
Porady
-
Twój podpis powinien wyglądać mniej więcej tak:
- Z wyrazami szacunku,
- Jane Doe, analityk rynku
- Megakorporacja
- 214-444-1234
- W większości klientów poczty e-mail, takich jak Outlook itp., bardzo łatwo jest ustawić podpis, który jest automatycznie dołączany do każdej wiadomości e-mail.
Ostrzeżenia
- Jeśli to możliwe, poproś inną osobę o sprawdzenie Twojej pracy. Nic nie zastąpi poprawnej korekty.
- Edytuj i skoryguj wszystkie listy przed ich wysłaniem – to znaczy przeczytaj je pod kątem poprawności gramatycznej i ortograficznej oraz usuń błędy typograficzne. Zmień niejednoznaczny język, np. słowa i wyrażenia, które są niejasne lub mają podwójne znaczenie.
- Korzystanie ze sprawdzania pisowni nie jest nieomylne, ponieważ oprogramowanie często wstawia poprawnie napisane słowo, ale nie jest to słowo właściwe dla kontekstu. Zmiana „bankrolla” na „blank roll” naprawdę zmienia znaczenie zdania. Musisz także polegać na własnej wiedzy na temat subtelności gramatycznych, ponieważ sugestie oprogramowania nie zawsze są słuszne.
