Poczta elektroniczna, podobnie jak inne formy komunikacji, ma własną etykietę i protokoły społeczne. Jeśli chcesz napisać e-mail z prośbą o opinię w pracy lub w szkole lub na pisemnym rękopisie, powinieneś rozważyć sformułowanie, czas i strukturę podczas tworzenia wiadomości e-mail, aby była jak najbardziej efektywna. Uprzejmość, punktualność i konkretność w e-mailach może pomóc w uzyskaniu potrzebnej opinii.
Kroki
Metoda 1 z 4: Proszenie o informacje zwrotne w pracy
Krok 1. Zwróć się do osoby najlepiej wykwalifikowanej, aby skomentować Twoją pracę
Często będzie to menedżer bezpośrednio nad tobą. W każdym razie powinieneś zacząć od nich lub od starszego kolegi lub współpracownika. Będą mieli doświadczenie, aby Ci pomóc i dać Ci potrzebne informacje zwrotne.
Krok 2. Bądź uprzejmy i pokorny w e-mailu
Powinieneś przestrzegać norm w swoim biurze dotyczących e-maili. Pokora jest bardzo ważna w proszeniu o informację zwrotną, ale nie bądź tak pokorny, że twój szef lub menedżer myśli, że nic nie wiesz o swojej pracy. Raczej formułuj pytania w sposób, który pokazuje postęp w projekcie lub zadaniu. Dzięki temu szef będzie wiedział, że nie tylko siedzisz z założonymi rękami, czekając na informację zwrotną. Pamiętaj również o poniższych wskazówkach.
- Możesz powiedzieć: „Pracowałem nad prezentacją na jutro, kiedy natknąłem się na problem z formatem – nie jestem pewien, czy przestrzegam standardu firmy. Prezentację załączam. Masz jakieś sugestie dotyczące formatu? Dziękuję za pomoc w tym”.
- Nie zapomnij podziękować im w e-mailu.
Krok 3. Podaj konkretną prośbę o opinię
Pomoże Ci to uniknąć zbyt obszernych informacji zwrotnych, które raczej nie pomogą w Twojej pracy. Unikaj pytań tak lub nie, chyba że jest to konieczne. Zamiast tego skup się na określonych częściach projektu, które wymagają pracy. Staraj się nie bombardować swojego szefa lub współpracownika wszystkimi możliwymi pytaniami na temat swojej pracy naraz.
- Możesz na przykład powiedzieć: „Nie byłem pewien, jak postępować z aktami Eastmana. Klient nie odpowiedział na moje e-maile, a ponieważ jest to zadanie o wysokim priorytecie, pomyślałem, że najlepiej będzie wysłać do Ciebie e-maila, aby zobaczyć, co powinienem zrobić.
- Jeśli szukasz bardziej ogólnych informacji zwrotnych w formie recenzji lub raportu, poproś o to konkretnie. Bycie grzecznym, zwięzłym i tak konkretnym, jak tylko możesz, pomoże. Na przykład możesz poprosić o raport na temat Twojej wydajności lub kreatywności. Jeśli prosisz o informacje zwrotne od osób, które się do Ciebie zgłaszają, konieczne może być przeprowadzenie anonimowej ankiety.
WSKAZÓWKA EKSPERTA
Alyson Garrido, PCC
Workplace Coach Alyson Garrido is an International Coach Federation accredited Professional Certified Coach (PCC), Facilitator, and Speaker. Using a strengths-based approach, she supports her clients with job search and career advancement. Alyson provides coaching for career direction, interview preparation, salary negotiation, and performance reviews as well as customized communication and leadership strategies. She is a Founding Partner of the Systemic Coach Academy of New Zealand.
Alyson Garrido, PCC
Trener w miejscu pracy
Wypróbuj metodę KISS, gdy prosisz o ogólną opinię.
Model KISS to świetny sposób, aby pomóc ludziom w przekazywaniu odpowiednich, przydatnych opinii. Zapytaj osobę,"
trzymać? Co powinienem poprawić? Co powinienem początek? I co powinienem? zatrzymać?"
Krok 4. Wyślij e-mail z podziękowaniem, gdy odpowiedzą
Jeśli opinia sugerowała, że potrzebujesz wielu ulepszeń lub że Twoja praca nie jest odpowiednia, dołącz krótkie oświadczenie, w jaki sposób to naprawisz. Daj sobie czas na przetworzenie emocji, zanim natychmiast zareagujesz.
Upewnij się, że odpowiesz w ciągu maksymalnie 1-2 dni
Metoda 2 z 4: Proszenie o informacje zwrotne w szkole
Krok 1. Zidentyfikuj się
Twój nauczyciel może mieć setki uczniów, zwłaszcza jeśli są profesorami w college'u. Musisz podać swoje imię i nazwisko (pierwsze i ostatnie), klasę i sekcję. Jeśli nadal jesteś w szkole średniej, może to oznaczać Twój okres lub przedział czasowy. W ten sposób nie będziesz tracić czasu nauczyciela na zmuszanie go do odkrycia, kim jesteś, a on spędzi więcej czasu na otrzymywaniu informacji zwrotnych, których potrzebujesz.
Krok 2. Zachowaj formalność
Czasami uczniowie zmagają się z tym, gdy po raz pierwszy wysyłają e-maile do nauczycieli. Możesz powiedzieć „Cześć, doktorze Smith” lub „Droga pani Turner”. Jeśli Twój nauczyciel wysłał Ci e-mail, nie bądź mniej formalny niż dotychczas. Zachowaj profesjonalny ton. Zamiast tego mówisz: „Hej, co myślisz o moim artykule? Nie jest najwspanialsza”, powiedz, „Nie jestem pewien, czy rozumiem zadanie. Miałem kilka konkretnych pytań dotyczących gazety”.
Krok 3. Bądź zwięzły
Nie martw się wyjaśnianiem całego kontekstu swoich pytań, chyba że kontekst jest niezbędny dla tych pytań. Na przykład, jeśli prosisz o opinię na temat możliwego przedłużenia, nauczyciel może potrzebować kontekstu, ale jeśli po prostu próbujesz zadać pytanie dotyczące zadania, nie opowiadaj mu historii o tym, jak twój pies spóźnił się i dlaczego piszesz teraz e-mailem (chyba że zbliża się termin zadania) lub cokolwiek innego, co może być nieistotne dla danego zadania.
Krok 4. Nie czekaj z prośbą o informację zwrotną do nocy przed egzaminem lub terminem porodu
Twój nauczyciel nie tylko nie udzieli Ci opinii tak blisko terminu, ale prawdopodobnie będzie zirytowany, że czekałeś do ostatniej chwili z prośbą o opinię. Jeśli musisz wysłać pytania w ostatniej chwili, bądź zwięzły, konkretny i przepraszający. Dzięki temu nauczyciel będzie bardziej skłonny do odpowiedzi, zakładając, że zobaczy wiadomość e-mail na czas.
Krok 5. Użyj formatów plików wymaganych przez nauczyciela
Często nauczyciel powie Ci w sylabusie, jakie formaty plików przyjmą do zadań lub w e-mailach. Na przykład, jeśli nauczyciel określi plik.doc, nie wysyłaj pliku.pdf ani.pages. Jeśli nie masz pewności, możesz wysłać plik.rtf lub.pdf albo po prostu zapytać.
Krok 6. Poproś o opinię na temat pracy lub egzaminu, który już oddałeś
Wystarczy wysłać e-mail do profesora i być uprzejmym. Jeśli profesor ma dyżury, możesz je odwiedzić lub umówić się na spotkanie. Możesz powiedzieć: „Drogi profesorze Smith, nie poszło mi tak dobrze na egzaminie, jak się spodziewałem. Czy mógłbyś mi pomóc rozwiązać niektóre z błędów, które popełniłem, abym mógł lepiej sobie radzić na następnym egzaminie?” Twój profesor powinien zazwyczaj przychylnie odpowiedzieć na taką prośbę.
Metoda 3 z 4: Proszenie o opinię na temat rękopisu
Krok 1. Najpierw wyślij e-mail do kogoś, kogo znasz
Jeśli chcesz uważnej informacji zwrotnej, najlepszą osobą do przekazania jej jest ktoś, kogo znasz, najlepiej przyjaciel lub kolega. Wysyłając wiadomość e-mail do kogoś, kogo znasz, z prośbą o opinię, upewnij się, że wysyłasz do niej e-maila tak, jak zwykle. Jeśli zwykle dzwonisz do nich, prawdopodobnie powinieneś to zrobić. Nie wysyłaj rękopisu w pierwszym e-mailu, chyba że wiesz, że prawdopodobnie powie tak (kogoś, dla kogo przeczytałeś rękopis lub ktoś, kto zaoferował przeczytanie twojego).
Możesz dołączyć krótki opis lub streszczenie, w zależności od tego, czy osoba, do której wysyłasz wiadomość e-mail, jest przyjacielem czy współpracownikiem
Krok 2. Wyślij e-mail do eksperta
Jeśli naprawdę potrzebujesz porady eksperta, wyślij e-mail do eksperta, którego znasz, i wyjaśnij swój projekt oraz dlaczego potrzebujesz opinii. Nie bądź nachalny, ale raczej uprzejmie podziękuj im za uwagę i powiedz: „Rozumiem, jeśli nie masz czasu, aby przekazać mi opinię”. Możesz nawet zapytać, czy znają kogoś, kto ma czas i wiedzę, kto może ci pomóc, jeśli nie mogą.
Krok 3. Nie wysyłaj komuś rękopisu na zimno
To prawdopodobnie pozostanie bez odpowiedzi, chyba że wyraźnie powiesz im, że zapłacisz za ich pomoc. Jeśli są znanymi autorami, prawdopodobnie nie odpowiedzą na taki e-mail, ponieważ otrzymują mnóstwo takich e-maili. Zamiast tego zapytaj najpierw swoich przyjaciół, kolegów, profesorów itp. Jest bardziej prawdopodobne, że będą w stanie ci pomóc i bardziej prawdopodobne, że będą chcieli ci pomóc.
Krok 4. Określ dokładnie, czego oczekujesz od ich opinii
Jeśli chcesz tylko pozytywnej opinii, powiedz im o tym. Powiedz im, czy chcesz uzyskać szczegółowe informacje zwrotne, lokalne czy globalne, a także czy chcesz uzyskać informacje zwrotne o charakterze estetycznym, gramatycznym czy strukturalnym. Może to znacznie pomóc czytelnikowi dowiedzieć się, czego od niego oczekujesz.
- Pozytywna informacja zwrotna nie musi być niekonstruktywna. Jeśli wyjaśnią, dlaczego lubią to, co lubią, możesz się wiele dowiedzieć o swoim rękopisie.
- Jeśli otrzymasz negatywną opinię, daj sobie czas na odpowiedź. Jeśli są twoimi przyjaciółmi, prawdopodobnie chcą tylko pomóc. Jeśli jest profesorem, bez względu na to, jak bardzo jesteś zły lub zdenerwowany, nie powinieneś odpowiadać w ten sposób. Zamiast tego podziękuj im za pomoc i idź dalej. Po pewnym czasie może się okazać, że informacja zwrotna była pomocna, nawet jeśli sposób, w jaki została dostarczona, nie był.
Krok 5. Daj czytelnikowi czas na odpowiedź
Jeśli poprosiłeś o szczegółową opinię na temat nowego manuskryptu, nie oczekuj opinii w ciągu dnia, a nawet tygodnia. Edycja rękopisu o takiej długości zajmuje trochę czasu. Jeśli masz termin, do którego dążysz, poinformuj o tym czytelnika. Możesz też po prostu zapytać ich, czy mogą wprowadzić zmiany w określonym terminie. Pamiętaj, że mają swoje życie i obowiązki.
Krok 6. Podziękuj im za pomoc
Jeśli jest to przyjaciel, możesz kupić mu prezent, taki jak pudełko czekoladek, lub po prostu odwdzięczyć się na czas. Jeśli jest to profesor, możesz napisać e-mail z podziękowaniem, aby poinformować ich, że doceniasz ich pracę i czas. Zapominanie o podziękowaniu czytelnikowi może sprawić, że poczuje się wykorzystywany i/lub niedoceniony, a także może sprawić, że będzie mniej skłonny do pomocy w przyszłości.
Metoda 4 z 4: Pytanie o opinie klientów
Krok 1. Nie zadawaj zbyt wielu pytań
Klienci są przytłoczeni ankietami z niemal każdej firmy. Jeśli chcesz mieć pewność, że klient automatycznie usunie Twój e-mail po jego przeczytaniu, wypełnij go mnóstwem pytań. Jeśli chcesz utrzymać zainteresowanie klienta, zadaj jedno lub dwa pytania i na tym pozostaw.
Krok 2. Zadawaj pytania otwarte
Raczej używając pytań tak/nie, zadawaj pytania, które wywołują pełniejsze odpowiedzi. Zamiast pytać „Czy poleciłbyś nas znajomemu?”, zapytaj „Jak opisałbyś nas znajomemu?” Tego rodzaju pytania dają więcej informacji w odpowiedziach niż proste pytanie tak/nie.
Krok 3. Poinformuj klienta, że szybko do niego wrócisz
Sprawia to, że klient czuje się tak, jakby jego opinia nie trafiała tylko do jakiejś gigantycznej skrzynki odbiorczej, gdzie może, ale nie musi, zostać przeczytana lub rozważona. Prawdopodobnie otrzymasz również bardziej szczere opinie, jeśli będą wiedzieć, że odpowiesz.
Kiedy odpowiadasz, bądź szczery i profesjonalny. W dzisiejszej wirusowej kulturze internetu możesz zrujnować reputację firmy w sekundę, jeśli odpowiesz inaczej niż profesjonalizmem i szczerością
Krok 4. Nie dołączaj flasha ani innych wolno ładujących się funkcji
Jeśli klient ma wolne połączenie, prawdopodobnie usunie wiadomość e-mail natychmiast, gdy zobaczy, że się nie ładuje. Pamiętaj, że informacje zwrotne są często dla Ciebie ważniejsze niż oni.
Krok 5. Użyj dobrze zaprojektowanej czcionki i formatu
Chcesz, aby Twój e-mail wyglądał czysto i profesjonalnie. Wiadomość e-mail z tandetną grafiką lub komiksową czcionką sans raczej nie zrobi wrażenia na Twoich klientach. Zamiast tego użyj standardowych czcionek, takich jak Times New Roman lub Arial, jeśli nie masz pewności co do czcionki, i ogranicz nadmiar grafiki do minimum.
Krok 6. Upewnij się, że e-mail jest przyjazny dla urządzenia
Format jednokolumnowy jest bardziej elastyczny niż projekty wielokolumnowe. Upewnij się również, że czcionki nie są zbyt małe. Chcesz, aby e-mail był widoczny na laptopach, telefonach i tabletach. Ponieważ tak wiele osób sprawdza pocztę e-mail na swoich telefonach, konieczne jest odpowiednie sformatowanie wiadomości e-mail.
Pomoc w pisaniu e-maili
Rzeczy, które należy zawrzeć w wiadomości e-mail z prośbą o opinię
Czego należy unikać w wiadomości e-mail z prośbą o opinię
Wiadomość e-mail z adnotacjami z prośbą o opinię
Wideo - Korzystając z tej usługi, niektóre informacje mogą być udostępniane YouTube
Porady
- Nie proś ludzi o opinie.
- Zachowaj odpowiednią etykietę e-mail w danej sytuacji.
- Odrobina pokory załatwia sprawę.
