Tworzenie skutecznej wiadomości e-mail, która zachęca do wkładów, wymaga tonu, który wzbudza podekscytowanie Twoją organizacją. Wykorzystanie poczty e-mail jako środka pozyskiwania funduszy rośnie, ponieważ koszt jest niższy niż w przypadku ofert pocztowych lub telefonicznych, a komunikacja jest natychmiastowa. Istnieją sposoby na tworzenie interesujących, praktycznych wiadomości e-mail, dzięki którym uzyskasz pożądane wyniki: mnóstwo darowizn.
Kroki
Przykładowe e-maile
Przykładowy e-mail dotyczący darowizny szkolnej
Przykładowy e-mail dotyczący darowizny biznesowej
Przykładowy e-mail dotyczący darowizny na cele charytatywne
Część 1 z 3: Struktura poczty e-mail
Krok 1. Napisz mocny nagłówek
Nagłówek to pierwszy wiersz wiadomości e-mail i działa jak tytuł. Tylko około 15% e-maili jest kiedykolwiek otwieranych, więc napisanie świetnego nagłówka jest niezwykle ważne, aby utrzymać uwagę tych 15% i zmusić ich do dalszego czytania. W rzeczywistości na większości kont e-mail możesz przeczytać pierwszą linię wiadomości e-mail w polu obok tematu, więc nagłówki są nie tylko powodem do dalszego czytania wiadomości e-mail, ale przede wszystkim są powodem, aby ją otworzyć.
- Użyj aktywnych czasowników i rzeczowników, aby przyciągnąć uwagę, a także pogrubienia, wyśrodkowania i większej czcionki.
- Postaraj się, aby nagłówek był krótki i rzeczowy, od samego początku jasno określając cel wiadomości e-mail. Zmuś czytelnika, by pomyślał, że przeczytanie tego e-maila będzie przydatne, aktualne i bardzo istotne dla jego życia.
- Odpowiedz na pytanie, które czytelnik chce wiedzieć: Co z tego dla mnie?
- Twój wiersz tematu może drażnić czytelnika, być wezwaniem do działania, tematem bieżących wydarzeń lub dotyczyć lokalnego miejsca lub wydarzenia, jeśli Twoja organizacja jest ściśle oparta na społeczności.
- Dobrym nagłówkowym przykładem jest: „Nowy Jork podważa stanowe przepisy dotyczące gazu ziemnego w sądzie”
Krok 2. Powiedz wszystko w pierwszym akapicie
Dostań się do punktu od razu. Czytelnicy nie chcą się zastanawiać, jaki jest Twój e-mail w połowie, dlatego mogą usunąć e-mail bez przekazywania darowizny. W tym akapicie wyjaśnij, czego oczekujesz od czytelnika i dlaczego wysyłasz tę wiadomość e-mail.
- W pierwszym akapicie powinieneś poprosić czytelnika o darowiznę. Chociaż osobiście możesz chcieć delikatnie przekazać im, że chcesz pieniędzy, e-maile wymagają Twojego „zapytania” już na początku. Spraw, aby ta prośba była łatwo widoczna, na przykład pogrubiona lub większa czcionka.
- W swoim „zapytaj” powiedz czytelnikom, co zrobią ich pieniądze. Jeśli niewielka ilość zrobi coś, jeśli nie wszystko, powiedz im. Na przykład, jeśli 50 dolarów wyżywi 100 dzieci, możesz otrzymać więcej odpowiedzi niż stwierdzenie, że potrzebujesz 1000 dolarów na zbudowanie chaty.
- Powiedz im, że możesz odmówić. Statystyki pokazują, że więcej ludzi daje, kiedy czują wolność wyboru, a nie czują się pod presją, aby to zrobić.
- Wyjaśnij i opisz swoją sprawę w pierwszym akapicie, aby było jasne, że chcesz pieniędzy, aby coś zrobić, a nie tylko zdobyć pieniądze dla samego ich posiadania.
Krok 3. Mądrze korzystaj z mikrotreści
Mikrotreść to wszystkie krótkie frazy i podtytuły, które zdobią wiadomość e-mail. Chcesz wykorzystać swoją mikrotreść do podkreślenia głównych punktów, aby czytelnicy, którzy lubią przeglądać e-mail przed przeczytaniem, czuli się zmuszeni do przeczytania tekstu.
- Mikrotreść obejmuje nagłówki, podtytuły, wiersz tematu oraz linki i przyciski.
- Używaj aktywnych czasowników, przysłówków opisowych i rzeczowników. Twoim celem jest nakłonienie ich do przeczytania rzeczywistego tekstu.
- Dobry nagłówek może wyglądać tak: „Przekaż 50 USD, aby uratować delfina”
- Uczyń je pogrubionym lub większym tekstem, aby się wyróżniały. Zwykle pojawiają się na początku akapitów lub nowych sekcji.
- Napisz proste podtytuły. Możesz mieć podtytuły lub nie, ale są one przydatne, gdy uważasz, że nagłówek jest za krótki. Przestrzegaj tych samych zasad – krótkie, praktyczne, odważne.
Krok 4. Opowiedz historię
Opowiadanie historii za pomocą e-maila jest bardziej angażujące dla czytelników. Treść Twojego e-maila będzie zawierać tę historię. Pamiętaj, że historie mają początek, środek i koniec. Możesz użyć emocjonalnie naładowanej historii, aby zmusić czytelników do finansowego przyłączenia się do Twojej sprawy, która faktycznie wydarzyła się w Twojej organizacji lub w wyniku Twojej działalności.
Krok 5. Napisz krótkie akapity ciała
Twórz treść wiadomości e-mail w krótkich, rzeczowych akapitach. Dzieje się tak dlatego, że czytelnicy są zmęczeni ilością otrzymywanych e-maili. Ograniczenie długości wiadomości e-mail sprawia, że się wyróżniasz.
- Przedstaw tylko jeden lub dwa główne punkty.
- Bądź bardzo zwięzły, bez względu na to, ile zmian i poprawek musi przejść e-mail, aby to osiągnąć.
- Nie dołączaj historii, dlaczego prosisz o pieniądze. Zastosowania, które podajesz w akapicie otwierającym i twoja historia w akapitach z treścią, wystarczą, aby wyjaśnić, dlaczego potrzebujesz pieniędzy.
Krok 6. Podaj linki i przyciski - ale pozostań na wiadomości
Dodawanie mnóstwa linków do wiadomości e-mail może być kuszące, ale może to odwrócić uwagę i łatwo odciągnąć czytelnika od głównej wiadomości - aby otrzymać darowiznę. Prostym sposobem na dostarczenie ciekawskiemu czytelnikowi informacji bez dodawania wielu rozpraszających linków jest umieszczenie wszystkich istotnych informacji w witrynie, a następnie umieszczenie linku do samej witryny. Na przykład, jeśli istnieją badania potwierdzające prawdziwość Twoich stwierdzeń, zamiast linkować bezpośrednio do długiego, skomplikowanego badania, w którym czytelnik może się zagubić, umieść link do tego badania na swojej stronie internetowej (i upewnij się, że opcja darowizny jest widoczna Na twojej stronie).
Krok 7. Ostrożnie dodawaj obrazy
Możesz dodać jeden lub dwa obrazy, aby podkreślić swój punkt widzenia, ale nie jest to konieczne. W rzeczywistości kolory i obrazy mogą sprawić, że wiadomości e-mail będą przypominać spam. Staraj się wstawiać obrazy tylko na górze lub na dole i ogranicz ich użycie do sytuacji, gdy uważasz, że obraz jest absolutnie niezbędny do przekazania twojego punktu widzenia lub wzbudzenia sympatii.
- Przydatnym obrazem może być temat Twojej organizacji charytatywnej doświadczający efektów darowizn, jak zubożała dziewczynka, która po raz pierwszy otrzymuje nowe ubrania.
- Wyjątkiem od tej reguły może być umieszczenie logo w dyskretnym miejscu, takim jak dolny róg, ponieważ zapewnia natychmiastowe rozpoznanie czytelnika.
Krok 8. Napisz bezpośredni następny krok/wezwanie do działania
Ostatnią częścią e-maila jest wezwanie do działania, a wyróżnienie go umożliwia czytelnikom zeskanowanie go, zanim przeczytają wszystkie powody, dla których powinni przekazać darowiznę. Służy to poinformowaniu czytelników, dlaczego wysyłasz im e-maile, aby pozostali zaangażowani. Jasno określ, jak przekazać darowiznę.
- Jeśli czytelnik nie wie, dlaczego czyta wiadomość e-mail, jest znacznie bardziej prawdopodobne, że odrzuci wiadomość e-mail.
- Upewnij się, że to ostatnie „zapytanie” wyróżnia się na tle reszty e-maila i jasno określ, o co prosisz. Niech będzie miał osobny akapit, będzie pogrubiony lub większy/inną czcionką i będzie zawierał link w jasnych kolorach lub przycisk darowizny.
- Jeśli czytelnicy muszą kliknąć przycisk lub link, poproś ich, aby to zrobili. Jeśli muszą odpowiedzieć na wiadomość e-mail, aby uzyskać dalsze instrukcje, powiedz im, aby to zrobili, nie jest to niepewne określenie: „Kliknij przycisk, aby teraz uratować małpę!” lub „Naciśnij przycisk odpowiedzi w tej chwili i wpisz frazę „informacje o darowiznach” w ciele”.
- Dla czytelników bardziej sensowne jest kliknięcie linku od razu, a w ten sposób prawdopodobnie otrzymasz więcej darowizn, więc spróbuj podać link lub przycisk swojej organizacji.
- Skonfiguruj witrynę internetową lub internetową stronę darowizn, aby czytelnicy mogli wnosić wkład online. To jest to, czego czytelnicy oczekują od e-maila dotyczącego darowizny.
Krok 9. Niech będzie krótki
Jeśli Twój e-mail jest długi, nie jest łatwo go przeskanować. Utrzymywanie krótkich akapitów i nagłówków zapewni, że Twój e-mail zostanie poprawnie przeskanowany, zanim czytelnik zdecyduje się kontynuować czytanie lub nie.
Część 2 z 3: Nie zapominaj o odbiorcach
Krok 1. Zachowaj ton bardziej swobodny niż list
Oficjalne pismo wysłane pocztą z organizacji do osoby jest często formalne i odległe ze względu na sposób komunikacji. Jednak e-mail, podobnie jak blog, ma mniej formalny ton.
- Zwracając się do czytelnika, używaj drugiej osoby „ty”.
- Używaj znanych wyrażeń, aby pomóc czytelnikowi odnieść się do ciebie, np. „To kosztowało rękę i nogę” lub „Był po kolana w koniku polnym”.
- Używaj bezpośredniego, uczciwego, otwartego języka, kiedy zwracasz się do czytelnika, aby poczuł się związany i widział Cię jako autentycznego.
Krok 2. Spraw, aby słowa były łatwe do odczytania
Używaj podstawowych czcionek i popraw atrakcyjność wizualną wiadomości e-mail. Nie próbuj używać wymyślnej czcionki kursywy - wystarczy podstawowa czcionka szeryfowa. I nie używaj dwóch różnych czcionek w nagłówkach i tekście. Zwykłe pogrubienie lub powiększenie jakiegoś tekstu niż inne dobrze podkreśli punkty.
Twój e-mail powinien być również łatwy do odczytania z punktu widzenia języka – twoje pisanie powinno być na poziomie czytania 8 klasy. Nie bądź zbyt rozwlekły lub skomplikowany. Twoje pisanie powinno być jasne, wolne od błędów (bez błędów gramatycznych i ortograficznych) i łatwe do odczytania
Krok 3. Zarejestruj się w usłudze poczty e-mail
Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoje e-maile są otwierane lub określić, jakie osoby czytają Twoje e-maile częściej niż inni, nie musisz czekać na odpowiedzi lub darowizny. Jeśli zarejestrujesz się w usłudze poczty e-mail, takiej jak MailChimp, możesz mierzyć całą listę różnych wskaźników za każdym razem, gdy wysyłasz wiadomość e-mail, aby dostosować wiadomości e-mail do rzeczywistych czytelników.
- Możesz przeglądać dane, takie jak współczynniki klikalności, współczynniki otwarć i raporty odczytów.
- Wskaźniki otwarć są szczególnie przydatne przy określaniu popularnych tematów, zwiększając liczbę osób czytających Twoje e-maile.
- Innym powodem, dla którego usługa poczty e-mail jest pomocna, jest to, że jeśli regularnie wysyłasz masowe wiadomości e-mail z prośbą o darowizny, Twój dostawca poczty e-mail może stać się podejrzany, a nawet odciąć Cię jako podejrzanego spamera. Dużo czasu zajmuje również skompilowanie list, podzielenie listy do wysłania, aby dopasować ją do wymagań konta e-mail (większość dostawców poczty e-mail ustala limit około 50 odbiorców na e-mail), odpowiadanie osobom i radzenie sobie z e-mailami, które wrócić z nieaktywnych adresów e-mail.
Krok 4. Upewnij się, że Twoja lista dotyczy Twojej sprawy
Regularnie przeglądaj swoją listę e-mailową, aby upewnić się, że wysyłasz ją do osób, które są bardziej skłonne ją przeczytać, zwłaszcza upewniając się, że znajdują się na niej osoby, które wyraziły zainteresowanie. W ten sposób Twoje dane się poprawią, a Ty będziesz tracić mniej czasu.
Krok 5. Personalizuj poprzez segmentację
Użyj innego tonu z różnymi grupami dawców. Na przykład, jeśli masz grupę osób, które regularnie odpowiadają na Twoje e-maile, wyślij im e-mail z osobistym tonem. Skompiluj kolejną listę czytelników, o których wiesz, że zwykle nie otwierają e-maili z mniej formalnym tonem. I mieć wiadomość e-mail z objaśniającym tonem dla wiadomości e-mail po raz pierwszy.
Dzięki dostawcy usług poczty e-mail możesz również dostosować poszczególne wiadomości e-mail z imionami adresatów, np. „Drogi Henryku”
Krok 6. Dołącz dane, które wspierają Twoją zbiórkę pieniędzy
Aby utrzymać zaangażowanie odbiorców, możesz chcieć udostępnić im zachęcające dane pokazujące, jak działały lub będą działać ich pieniądze. Te informacje mogą znaleźć się w akapicie otwierającym lub w wezwaniu do działania, lub w obu. Ludzie lubią dawać, kiedy wiedzą, że już robią dobre rzeczy.
Krok 7. Podziękuj po otrzymaniu darowizny
Nie zapomnij wysłać osobistego podziękowania darczyńcom po otrzymaniu darowizny. To prosta czynność, która może zagwarantować powtórną darowiznę w przyszłości. Chcesz jak najszybciej wysłać tę wiadomość e-mail; spójrz na to jako rodzaj paragonu.
Jeśli każdego miesiąca otrzymujesz dużą liczbę darczyńców, możesz rozważyć utworzenie szablonu, aby wkleić go do wersji roboczej wiadomości e-mail i szybko dostosować
Część 3 z 3: Tworzenie listy e-mail
Krok 1. Nie kupuj listy e-mailowej
Sprzedaż i kupno listy adresów e-mail potencjalnych darczyńców jest nielegalne zgodnie z ustawą CAN SPAM z 2003 roku. Istnieją firmy, które pozwolą Ci „wypożyczyć” listę do jednorazowego użytku, ale może to być bardzo kosztowne, ponieważ prawdopodobnie będzie musiał kupić tysiące adresów e-mail, aby zobaczyć nawet niewielkie zwroty. Prawdopodobnie lepiej przeznaczyć te pieniądze na coś innego i poszukać solidniejszych sposobów na zbudowanie swojej listy e-mailowej.
Krok 2. Zbieraj nazwiska na imprezach
Za każdym razem, gdy Twoja organizacja non-profit organizuje lub bierze udział w wydarzeniu, upewnij się, że umożliwiasz ludziom zapisanie się na Twoją listę e-mailową. Rozłóż długopis, podkładkę do pisania i kilka kartek papieru z miejscem, w którym zainteresowane osoby mogą wpisać swoje imię i nazwisko oraz adres e-mail. Upewnij się, że dokument stwierdza, że wpisują się na twoją listę e-mailową.
Wypróbuj loterię lub konkurs, aby zdobyć więcej nazwisk. Podczas imprezy spróbuj zorganizować loterię lub konkurs dla tych, którzy zarejestrują się na Twojej liście e-mailowej
Krok 3. Korzystaj z sieci społecznościowych
Upewnij się, że Twoja organizacja non-profit ma silną pozycję w mediach społecznościowych – od Twittera przez Facebooka po Instagram. Łatwo jest dotrzeć do ludzi za pośrednictwem mediów społecznościowych, a jeśli masz atrakcyjne treści, ludzie mogą zacząć udostępniać Twoje posty lub wzywać do datków. Poproś swoich obserwujących o zapisanie się na Twoją listę e-mailową, aby nigdy nie przegapili ważnego ogłoszenia.
Krok 4. Ułatw to
Twoja witryna powinna dawać odwiedzającym możliwość zapisania się na Twoją listę e-mailową. Nie musi być krzykliwy, ale powinien być łatwy do znalezienia i zarejestrowania.
Wideo - Korzystając z tej usługi, niektóre informacje mogą być udostępniane YouTube
Porady
- Przejrzyj wcześniejsze listy lub wiadomości e-mail dotyczące pozyskiwania funduszy. Użyj podobnego sformułowania i stylu, jeśli litery były skuteczne. Wiele organizacji używa swoich poprzednich listów do zbierania funduszy jako szablonów dla nowych.
- Dołącz swoje logo do listu e-mail, aby natychmiast rozpoznać. Czytelnicy często kojarzą ze swoimi logo organizacje lub korporacje.
- Skorzystaj z usług dostawcy poczty e-mail, aby tworzyć bardziej atrakcyjne wizualnie wiadomości e-mail i generować wskaźniki, które poprawią Twoje przyszłe wiadomości e-mail. MailChimp jest dobry.
- Upewnij się, że Twój e-mail jest oznaczony białą etykietą, zanim go wyślesz. Jeśli korzystasz z internetowej platformy pozyskiwania funduszy, takiej jak Fundraise.com, zrobi to za Ciebie automatycznie.
