Podczas pracy z arkuszem kalkulacyjnym Microsoft Excel z dużą ilością danych prawdopodobnie napotkasz zduplikowane wpisy. Funkcja formatowania warunkowego programu Microsoft Excel pokazuje dokładnie, gdzie znajdują się duplikaty, a funkcja Usuń duplikaty usunie je za Ciebie. Przeglądanie i usuwanie duplikatów zapewnia, że Twoje dane i prezentacja są tak dokładne, jak to możliwe.
Kroki
Metoda 1 z 2: Używanie formatowania warunkowego
Krok 1. Otwórz oryginalny plik
Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to wybrać wszystkie dane, które chcesz sprawdzić pod kątem duplikatów.
Krok 2. Kliknij komórkę w lewym górnym rogu grupy danych
To rozpoczyna proces wyboru.
Krok 3. Przytrzymaj klawisz ⇧ Shift i kliknij ostatnią komórkę
Pamiętaj, że ostatnia komórka powinna znajdować się w prawym dolnym rogu grupy danych. Spowoduje to wybranie wszystkich Twoich danych.
Możesz to zrobić w dowolnej kolejności (np. najpierw kliknij pole w prawym dolnym rogu, a następnie zaznacz je)
Krok 4. Kliknij „Formatowanie warunkowe
" Można go znaleźć w zakładce/wstążce „Strona główna” paska narzędzi (w wielu przypadkach w sekcji „Style”). Kliknięcie go spowoduje wyświetlenie menu rozwijanego.
Krok 5. Wybierz „Wyróżnij reguły komórek”, a następnie „Powiel wartości
" Upewnij się, że Twoje dane są nadal podświetlone, gdy to robisz. Spowoduje to otwarcie okna z opcjami dostosowywania w innym menu rozwijanym.
Krok 6. Z menu rozwijanego wybierz „Zduplikowane wartości”
Jeśli zamiast tego chcesz wyświetlić wszystkie unikalne wartości, możesz zamiast tego wybrać opcję „Unikalne”
Krok 7. Wybierz kolor podświetlenia
Kolor podświetlenia wskaże duplikaty. Domyślnie jest to jasnoczerwony z ciemnoczerwonym tekstem.
Krok 8. Kliknij „OK”, aby wyświetlić wyniki
Krok 9. Wybierz skrzynkę duplikatu i naciśnij Usuń, aby go usunąć
Nie będziesz chciał usuwać tych wartości, jeśli każda część danych coś reprezentuje (np. ankieta).
Gdy usuniesz jednorazowy duplikat, jego wartość partnera straci swoje wyróżnienie
Krok 10. Ponownie kliknij „Formatowanie warunkowe”
Niezależnie od tego, czy usunąłeś duplikaty, czy nie, przed wyjściem z dokumentu należy usunąć formatowanie podświetlenia.
Krok 11. Wybierz „Wyczyść reguły”, a następnie „Wyczyść reguły z całego arkusza”, aby wyczyścić formatowanie
Spowoduje to usunięcie podświetlenia wszystkich nieusuniętych duplikatów.
Jeśli masz sformatowanych wiele sekcji arkusza kalkulacyjnego, możesz wybrać określony obszar i kliknąć „Wyczyść reguły z wybranych komórek”, aby usunąć ich podświetlenie
Krok 12. Zapisz zmiany w dokumencie
Jeśli jesteś zadowolony ze swoich poprawek, pomyślnie znalazłeś i usunąłeś duplikaty w Excelu!
Metoda 2 z 2: Korzystanie z funkcji usuwania duplikatów programu Excel
Krok 1. Otwórz oryginalny plik
Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to wybrać wszystkie dane, które chcesz sprawdzić pod kątem duplikatów.
Krok 2. Kliknij komórkę w lewym górnym rogu grupy danych
To rozpoczyna proces wyboru.
Krok 3. Przytrzymaj klawisz ⇧ Shift i kliknij ostatnią komórkę
Ostatnia komórka znajduje się w prawym dolnym rogu grupy danych. Spowoduje to wybranie wszystkich Twoich danych.
Możesz to zrobić w dowolnej kolejności (np. najpierw kliknij pole w prawym dolnym rogu, a następnie zaznacz je)
Krok 4. Kliknij kartę „Dane” w górnej części ekranu
Krok 5. Znajdź sekcję „Narzędzia danych” na pasku narzędzi
Ta sekcja zawiera narzędzia do manipulowania wybranymi danymi, w tym funkcję „Usuń duplikaty”.
Krok 6. Kliknij „Usuń duplikaty
" Spowoduje to wyświetlenie okna dostosowywania.
Krok 7. Kliknij „Wybierz wszystko
" To sprawdzi, czy wszystkie Twoje kolumny zostały wybrane.
Krok 8. Zaznacz wszystkie kolumny, na których chcesz użyć tego narzędzia
Domyślne ustawienie ma zaznaczone wszystkie kolumny.
Krok 9. Kliknij opcję „Moje dane mają nagłówki”, jeśli dotyczy
Spowoduje to, że program oznaczy pierwszy wpis w każdej kolumnie jako nagłówek, pozostawiając je poza procesem usuwania.
Krok 10. Kliknij „OK”, aby usunąć duplikaty
Gdy jesteś zadowolony ze swoich opcji, kliknij „OK”. Spowoduje to automatyczne usunięcie wszystkich zduplikowanych wartości z Twojego wyboru.
Jeśli program poinformuje Cię, że nie ma żadnych duplikatów - zwłaszcza jeśli wiesz o ich istnieniu - spróbuj zaznaczyć poszczególne kolumny w oknie „Usuń duplikaty”. Skanowanie każdej kolumny pojedynczo rozwiąże występujące tutaj błędy
Krok 11. Zapisz zmiany w dokumencie
Jeśli jesteś zadowolony ze swoich poprawek, pomyślnie usunąłeś duplikaty w programie Excel!
Porady
- Zduplikowane wartości można również zidentyfikować, instalując narzędzie dodatkowe innej firmy. Niektóre z tych narzędzi ulepszają funkcję formatowania warunkowego programu Excel, umożliwiając używanie wielu kolorów do identyfikowania zduplikowanych wartości.
- Usuwanie duplikatów przydaje się podczas przeglądania list obecności, spisów adresów lub podobnych dokumentów.
