Ta wikiHow uczy, jak czyścić dane w arkuszu kalkulacyjnym Excel, gdy używasz systemu Windows lub macOS. Sprawdzanie pisowni, usuwanie zduplikowanych danych, używanie funkcji Znajdź i zamień oraz przełączanie na spójny format wielkości liter może poprawić jakość skoroszytu.
Kroki
Metoda 1 z 4: Korzystanie ze sprawdzania pisowni
Krok 1. Otwórz arkusz kalkulacyjny w programie Excel
Możesz to zrobić, klikając dwukrotnie plik na swoim komputerze.
Przed wprowadzeniem zmian w arkuszu kalkulacyjnym zawsze upewnij się, że masz kopię zapasową
Krok 2. Naciśnij klawisz F7 na klawiaturze
Spowoduje to otwarcie okna Pisownia, które wyświetla pierwszy możliwy błąd w arkuszu kalkulacyjnym.
Krok 3. Popraw błąd
Jeśli błąd jest czymś, co chcesz poprawić, możesz to zrobić na kilka sposobów:
- Jeśli widzisz odpowiednią poprawkę w polu „Sugestie”, zaznacz ją, a następnie kliknij Reszta.
- Jeśli znasz poprawną pisownię, możesz wpisać poprawkę w polu u góry okna, a następnie kliknij Reszta.
- Uważaj na używanie Zmienić wszystko, ponieważ możesz skończyć ze zmianą czegoś, co nie wymagało zmiany. Na przykład, jeśli zmienisz wszystkie wystąpienia „od” na „forma”, możesz zepsuć zdanie, które wymaga słowa „od”.
Krok 4. Zdecyduj, co zrobić ze słowem, które jest rzeczywiście poprawne
Excel może natknąć się na słowo, które jest rzeczownikiem własnym, terminem specjalistycznym lub slangowym lub czymś w innym języku, który nie wymaga korekty. Masz kilka możliwości radzenia sobie z tym:
- Kliknij Ignorować aby przejść do następnego błędu, lub Ignorować wszystko aby pominąć wszystkie wystąpienia tego słowa.
- Kliknij Dodaj do słownika aby upewnić się, że program Excel uzna to słowo/pisownię za poprawną w przyszłości.
Metoda 2 z 4: Usuwanie zduplikowanych wartości
Krok 1. Otwórz arkusz kalkulacyjny w programie Excel
Możesz to zrobić, klikając dwukrotnie plik na swoim komputerze.
Przed wprowadzeniem zmian w arkuszu kalkulacyjnym zawsze upewnij się, że masz kopię zapasową
Krok 2. Kliknij kartę Dane
Jest na szczycie Excela.
Krok 3. Kliknij Usuń duplikaty
Znajduje się w grupie "Narzędzia danych" na pasku wstążki u góry programu Excel. Pojawi się okno dialogowe.
Krok 4. Wybierz kolumny, które chcesz sprawdzić
Zaznacz pole obok nazwy każdej kolumny, aby sprawdzić tę kolumnę pod kątem zduplikowanych wartości.
- Aby szybko zaznaczyć wszystkie kolumny naraz, kliknij pole „Zaznacz wszystko”.
- Aby odznaczyć wszystkie kolumny, kliknij pole obok „Odznacz wszystkie”.
Krok 5. Kliknij OK
Zobaczysz komunikat z informacją, ile duplikatów zostało usuniętych. Jeśli nie znaleziono duplikatów, zobaczysz komunikat informujący, że żadne zduplikowane wartości nie zostały usunięte.
Krok 6. Kliknij OK
To zamyka okno.
Metoda 3 z 4: Znajdowanie i zastępowanie tekstu
Krok 1. Otwórz arkusz kalkulacyjny w programie Excel
Możesz to zrobić, klikając dwukrotnie plik na swoim komputerze.
- Użyj tej metody, aby wyszukać ciąg tekstu i zastąpić go czymś innym.
- Przed wprowadzeniem zmian w arkuszu kalkulacyjnym zawsze upewnij się, że masz kopię zapasową.
Krok 2. Naciśnij Ctrl+F (Windows) lub ⌘ Command+F (macOS).
Spowoduje to otwarcie okna Znajdź i zamień.
Krok 3. Kliknij kartę Zamień
To druga zakładka u góry okna.
Krok 4. Wpisz to, czego szukasz w polu „Znajdź co”
Pamiętaj, aby w razie potrzeby uwzględnić spacje. Unikaj także zbędnych spacji przed terminami i po nich.
- Możesz używać symboli wieloznacznych, takich jak * i ? w wyszukiwaniu.
- Np.: wpisz s*d, aby wyszukać dowolne słowo, które zaczyna się od „s” i kończy na „d” (np. smutny, rozpoczęty, pominięty).
- Przykład: wpisz s?d, aby wyszukać dowolne słowo, które zaczyna się na „s”, kończy na „d” i ma jedną literę w środku (np. sad, sid, sod).
Krok 5. Wpisz tekst zastępczy w polu „Zamień na”
Te same zasady dotyczą tekstu zastępczego.
Krok 6. Kliknij Opcje, aby ustawić dodatkowe filtry
Na tym ekranie możesz wybrać wyszukiwanie tylko określonych wierszy, kolumn lub arkuszy w skoroszycie. Jest to opcjonalne.
Krok 7. Kliknij Znajdź następny
Wyświetla pierwszy mecz, jeśli taki istnieje.
Krok 8. Kliknij przycisk Zamień, aby zastąpić wyszukiwane hasło tekstem zastępczym
Jeśli wolisz, możesz kliknąć Zamień wszystko aby zastąpić wszystkie wystąpienia znalezionego tekstu tekstem zastępczym.
Bądź ostrożny z Zamień wszystko, ponieważ możesz przypadkowo poprawić coś, co nie wymaga korekty.
Metoda 4 z 4: Zmiana wielkości liter
Krok 1. Otwórz arkusz kalkulacyjny w programie Excel
Możesz to zrobić, klikając dwukrotnie plik na swoim komputerze.
- Użyj tej metody, jeśli Twoje dane zawierają błędy wielkich liter, takie jak wszystkie wielkie litery, wszystkie małe litery lub inne błędy konfiguracji.
- Przed wprowadzeniem zmian w arkuszu kalkulacyjnym zawsze upewnij się, że masz kopię zapasową.
Krok 2. Utwórz tymczasową kolumnę obok danych, które chcesz zmienić
Jeśli dane zawierają nagłówki kolumn, pamiętaj, aby wpisać nagłówek w pierwszej komórce w kolumnie tymczasowej.
Krok 3. Wpisz formułę funkcji przypadku w pierwszej komórce
Jeśli istnieje nagłówek kolumny, wpisz formułę w komórce tuż pod nim. Formuła różni się w zależności od tego, co chcesz zrobić:
- Wpisz =PROPER(komórka), aby zmienić wielkość liter w wartości komórki na poprawną (np. Imię, Rasa, Adres). Zastąp „komórka” pierwszym numerem komórki, którą chcesz zmienić (np. B2).
- Wpisz =UPPER(komórka), aby zmienić wielkość liter w komórce na wszystkie wielkie litery (np. NAZWA, RASY, ADRES). Zastąp „komórka” pierwszym numerem komórki, którą chcesz zmienić (np. B2).
- #* Wpisz =LOWER(komórka), aby zmienić wielkość liter w komórce na wszystkie małe litery (np. imię, rasa, adres). Zamień „komórka” na pierwszy numer komórki, którą chcesz zmienić (np. B2).
Krok 4. Naciśnij ↵ Enter lub ⏎ Powrót.
Komórka zawierająca formułę zawiera teraz nowy format wielkości liter dla komórki.
Krok 5. Kliknij komórkę
Komórka jest teraz podświetlona i otoczona prostokątem.
Krok 6. Przeciągnij prawy dolny róg pola do końca danych kolumny
Spowoduje to zastosowanie formuły do wszystkich pozostałych komórek w kolumnie.
