Jeśli pracujesz już jakiś czas, prawdopodobnie wiesz, jak ważne są e-maile. Ponieważ nie ma sposobu na przekazanie tonu lub mowy ciała w Internecie, łatwo jest źle zinterpretować czyjś komunikat, gdy zobaczysz go na ekranie. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak pisać e-maile, które są jasne, zwięzłe i skuteczne w profesjonalnym otoczeniu.
Kroki
Metoda 1 z 10: Pisz e-maile, gdy możesz się skupić
Krok 1. Jeśli jesteś rozproszony, Twój e-mail może nie być tak dobrze złożony
Kiedy masz e-mail do napisania, spróbuj usiąść nieprzerwanie, gdy nie myślisz o milionie innych rzeczy. Twoje pisanie będzie jaśniejsze i będziesz mógł skupić się na gramatyce, tonie i ogólnym przekazie.
- Jest to szczególnie ważne, jeśli Twój e-mail jest wysyłany do wielu osób.
- Pisz e-maile w cichym pokoju i odłóż telefon oraz inne elementy rozpraszające uwagę.
Metoda 2 z 10: Nadaj ton za pomocą pierwszych kilku słów
Krok 1. Twoja fraza otwierająca może mieć duży wpływ
Jeśli chcesz, aby twój ton był lekki i swobodny, otwórz coś w stylu: „Cześć Jessica! Mam nadzieję że miałeś dobry weekend. Jeśli chcesz, aby było to trochę bardziej profesjonalne, powiedz coś w stylu „Cześć David”.
Staraj się unikać wszystkiego, co jest zbyt duszne, na przykład „Drogi Robercie”. Wydaje się to trochę bezosobowe
Metoda 3 z 10: Staraj się, aby e-maile były krótkie
Krok 1. Rozwlekłe wiadomości często dezorientują odbiorcę
Staraj się być zwięzły i zwięzły, jeśli to możliwe. Utrzymuj krótkie zdania i nie dodawaj zbyt wielu szczegółów - jeśli piszesz więcej niż 1 lub 2 akapity, prawdopodobnie powinieneś przekazać ludziom informacje na czacie wideo lub osobiście.
- Postaraj się szybko przejść do sedna i unikaj pisania mnóstwa uprzejmości.
- Ludzie mają tendencję do czytania e-maili w krótkich seriach. Jeśli dodasz za dużo informacji, są szanse, że część z nich zostanie utracona.
- Staraj się, aby e-maile były krótkie, ale staraj się unikać dosadnych zdań lub jednowyrazowych odpowiedzi. To może wydawać się trochę niegrzeczne, zwłaszcza na ekranie komputera.
Metoda 4 z 10: jasno określ, czego potrzebujesz
Krok 1. Jeśli o coś prosisz, upewnij się, że jest to zrozumiałe
Nie omijaj stanu buszu tego, czego potrzebujesz, wyraźnie i bezpośrednio, aby nie było nieporozumień. Jeśli istnieje oś czasu, pamiętaj, aby ją również uwzględnić. Pamiętaj jednak, aby zachować jasny ton. Na przykład:
- „Potrzebuję tego miesięcznego raportu o postępach w mojej skrzynce odbiorczej do poniedziałku wieczorem”.
- „Gdybyś mógł przesłać mi formularz opinii zespołu do końca tygodnia, byłoby wspaniale”.
Metoda 5 z 10: Uporządkuj swoje myśli za pomocą akapitów
Krok 1. Pomoże ludziom łatwo odczytać informacje
Kiedy przejdziesz do nowego tematu, oddziel go nowym akapitem, aby można było przejrzeć e-mail. Pomoże to czytelnikowi szybko przeskanować wiadomość, aby znaleźć części, które są dla niego najbardziej odpowiednie.
Używaj słów takich jak „również”, „następny” i „ostatni”, aby rozpocząć akapity
Metoda 6 z 10: Dodaj konkretny wiersz tematu
Krok 1. Poinformuj ludzi, o czym dokładnie jest e-mail
Upewnij się, że temat jest konkretny; na przykład zamiast pisać „Raport” spróbuj napisać „Raport z planowania miesięcznego: czerwiec 2021”. Twoi współpracownicy będą bardziej skłonni otworzyć go i przeczytać, jeśli będą wiedzieć, że jest dla nich ważny i istotny.
Pomaga to również trzymać e-maile z dala od folderu spamu
Metoda 7 z 10: Korekta literówek
Krok 1. Błędy mogą naprawdę zepsuć twoją wiadomość
Podczas gdy większość programów sprawdzających pisownię wykryje błędnie napisane słowa, nie będą w stanie wyłapać złego wyboru słowa lub czyjegoś błędnie napisanego imienia. Powinieneś także przeczytać o brakujących błędach interpunkcyjnych lub gramatycznych, ponieważ mogą one sprawić, że czytelnik pomyśli, że Cię to nie obchodzi. Poświęć 2-3 minuty na przeczytanie wiadomości e-mail przed jej wysłaniem, aby upewnić się, że nie ma żadnych oczywistych błędów.
W profesjonalnym otoczeniu bardzo ważne jest, aby poprawnie przeliterować czyjeś imię. Poświęć chwilę, aby dokładnie sprawdzić, czy masz to prawo przed wysłaniem, aby uniknąć niezręczności w przyszłości
Metoda 8 z 10: ponownie przeczytaj wiadomości e-mail, aby uzyskać sygnał
Krok 1. Zastanów się, jak Twoi odbiorcy przeczytają Twoją wiadomość
Coś w stylu „Porozmawiajmy później” może wydawać ci się niewinne, ale czytający je kolega może pomyśleć, że ma kłopoty lub że jesteś zły. Zmień go na coś w stylu „Czy masz czas, aby później porozmawiać o nadchodzących zmianach w raporcie?” być trochę jaśniejszym.
- Nigdy nie używaj wszystkich wersalików w swoich e-mailach! Pisanie zdania w Caps Lock jest zwykle postrzegane jako krzyczenie na kogoś przez ekran komputera.
- Zamiast czegoś w stylu „Prześlij swoje zmiany do jutra rano”. spróbuj czegoś w stylu: „Ponieważ termin upływa jutro po południu, będę potrzebować twoich zmian do jutra rano. Daj mi znać, czy ta oś czasu będzie dla Ciebie odpowiednia.
Metoda 9 z 10: Wstrzymaj przed odpowiedzią na agresywną wiadomość e-mail
Krok 1. Jeśli otrzymasz e-mail, który sprawia, że czujesz się zły, poświęć chwilę, aby odetchnąć
Zamiast tworzyć ucinającą odpowiedź, policz do 10 (lub 1000), aż poczujesz się spokojny. Następnie ponownie przeczytaj wiadomość e-mail, aby sprawdzić, czy rzeczywiście jest obraźliwa, czy nie. Są szanse, że mogłeś trochę źle zinterpretować wiadomość i w rzeczywistości nie jest tak źle.
Jeśli nadal czujesz potrzebę stworzenia gniewnej odpowiedzi, odczekaj 24 godziny przed jej wysłaniem. Następnie wróć do odpowiedzi po dniu, aby sprawdzić, czy nadal chcesz ją wysłać, czy nie
Metoda 10 z 10: Daj ludziom korzyść z wątpliwości
Krok 1. Trudno przekazać pozytywny ton w e-mailu
Jeśli czytasz coś, co przesłał Ci kolega i od razu czujesz się urażony, cofnij się o krok i przeczytaj ponownie to, co napisali. Spróbuj zadać sobie pytanie, czy jest inny sposób na zinterpretowanie tonu - czy ten e-mail jest rzeczywiście niegrzeczny, czy po prostu jest dosadny?
Na przykład ktoś może napisać: „Potrzebuję tego raportu do dzisiejszego wieczoru”. Na pierwszy rzut oka wydaje się to trochę zimne i pozbawione emocji. Jednak niekoniecznie jest to niegrzeczne, jest po prostu rzeczowe i krótkie
Porady
E-maile są często postrzegane jako niepilne. Jeśli potrzebujesz natychmiastowej odpowiedzi, spróbuj porozmawiać z kolegą osobiście lub za pośrednictwem czatu wideo
Ostrzeżenia
- Mimo że emotikony i emotikony wskazują ton, nie używaj ich do profesjonalnej wiadomości e-mail.
- Nie wysyłaj obraźliwych ani podżegających e-maili, zwłaszcza do osoby, której nie znasz zbyt dobrze.
