Prawie każdy, kto pracuje, korzysta z poczty e-mail, ale łatwo może nas przytłoczyć. Niektórzy z nas otrzymują znacznie więcej wiadomości e-mail, niż jesteśmy w stanie skutecznie sobie z nimi poradzić. Możliwość szybkiej i prawidłowej odpowiedzi na wiadomość e-mail może pomóc nam zaoszczędzić czas i wyglądać bardziej profesjonalnie. Notatka:
Nie wszystkie z tych kroków i sugestii działają we wszystkich usługach poczty e-mail, ale wszystkie działają w Gmailu.
Kroki
Krok 1. Zrozum, dlaczego ludzie korzystają z poczty e-mail
Poczta e-mail służy do komunikacji między ludźmi; służy do przesyłania informacji tekstowych i wizualnych od jednej osoby do drugiej / wielu innych. To nie jest dla:
- Przechowywanie informacji; lepiej zapisać informacje jako dokument na komputerze lub w chmurze
- Przypominając, co należy zrobić; raczej użyj do tego listy rzeczy do zrobienia lub kalendarza
Krok 2. Użyj etykiet lub folderów, aby uporządkować e-maile poza skrzynką odbiorczą
- Użyj etykiety „kontynuacja” lub „odpowiedź” na rzeczy, które musisz zrobić. Powinieneś następnie dodać je do swojego pamiętnika lub listy rzeczy do zrobienia.
- Użyj opcji „oczekiwanie na odpowiedź”, gdy czekasz na kogoś innego
- Używaj słowa „pilne” do rzeczy, które należy zrobić jak najszybciej
Krok 3. Zapisz przydatne informacje, a następnie zarchiwizuj wiadomość e-mail
- Pobierz dowolne załączniki i zapisz pliki we właściwym miejscu
- Następnie, jeśli nie zamierzasz odpowiadać na e-mail, zarchiwizuj go
Krok 4. Archiwizuj wiadomości e-mail, z którymi skończyłeś
Nie bój się archiwizacji; Zasadniczo przenosi wiadomość e-mail ze skrzynki odbiorczej do pola „bez nazwy” (technicznie usuwa etykietę „skrzynka odbiorcza”)
- Nie zniknęło – po to jest usuwanie
- Zawsze można go przeszukiwać i znajdować
Krok 5. Usuń błędne wiadomości e-mail, a następnie zrezygnuj z subskrypcji ich źródła
Dzięki temu Twoja skrzynka odbiorcza będzie wolna od niepotrzebnych i niepożądanych wiadomości e-mail.
- Usuń e-maile, których nie powinieneś otrzymywać w pierwszej kolejności
- Nie będzie już można ich przeszukiwać ani znajdować po pewnym czasie przebywania w „koszy”
- Jeśli nie chcesz ponownie otrzymywać tego rodzaju wiadomości e-mail, upewnij się, że zrezygnowałeś z otrzymywania jej, szukając informacji o anulowaniu subskrypcji na dole wiadomości e-mail
- Jeśli nie możesz się z niego wypisać, przypisz e-mail jako spam
Krok 6. Używaj gwiazdek dla specjalnych i bardzo ważnych lub pilnych wiadomości e-mail
Używaj gwiazdek oszczędnie, ponieważ zbyt wiele e-maili oznaczonych gwiazdką będzie tak samo nieprzydatne, jak brak e-maili oznaczonych gwiazdką.
Porady
- Zawsze miej na uwadze cel wiadomości e-mail i staraj się nie używać jej do niczego więcej.
- Korzystaj z poczty e-mail jako części „przepływu pracy” wraz z listą rzeczy do zrobienia, kalendarzem lub pamiętnikiem oraz innymi przydatnymi narzędziami.
