Baza danych klientów może wyeliminować wiele formalności dla firmy, zapewniając jedno repozytorium cennych informacji o klientach, z których mogą korzystać zespoły sprzedaży, personel obsługi klienta, a nawet zespół księgowy. Chociaż możliwe jest kupowanie oprogramowania, które zapewnia podstawowe formaty dla tego typu baz danych, niestandardowe bazy danych można tworzyć, pamiętając o kilku podstawach dotyczących formy i funkcji.
Kroki
Krok 1. Kup oprogramowanie do tworzenia baz danych
Wybierz produkt, który jest kompatybilny z edytorem tekstu i innymi narzędziami programowymi używanymi w firmie. Ułatwi to import lub eksport danych z innych źródeł, co pozwoli uniknąć wprowadzania dużej ilości danych do nowo tworzonej bazy danych.
Krok 2. Określ rodzaj informacji, które będą przechowywane w bazie danych klientów
Większość projektów będzie zawierać informacje takie jak nazwa firmy, adres pocztowy, adres fizyczny, nazwisko osoby kontaktowej, numery telefonu i faksu oraz adresy e-mail. Dodatkowe dane, takie jak informacje o warunkach umownych, cenach i notatki dotyczące bieżących zadań związanych z każdym klientem, są często zawarte w danych gromadzonych i utrzymywanych w tego typu zasobach elektronicznych.
Krok 3. Rozważ możliwe zastosowania bazy danych
Oprócz zapewnienia scentralizowanego zasobu do pobierania ważnych danych, zastanów się, jakie rodzaje raportów można utworzyć przy użyciu danych lub czy baza danych ma służyć jako zasób do generowania etykiet adresowych, list e-mailowych, a nawet list do użycia w rozsyłaniu faksów. Mając to na uwadze, pomożesz określić, jak nazwać każde z pól, w których będą przechowywane dane, i ułatwisz proces tworzenia formatów raportów, które pobierają z tych pól.
Krok 4. Uporządkuj pola danych
Utwórz prosty szablon, który podąża za logiczną sekwencją, jeśli chodzi o wprowadzanie nazwisk, adresów i innych informacji kontaktowych. Ułatwia to przejście z jednego pola do następnego z minimalną przerwą i zakończenie wprowadzania nowego rekordu klienta w rozsądnym czasie.
Krok 5. Ustaw uprawnienia w każdym z pól
Obejmuje to określenie, które pola zostaną uwzględnione w formatach raportów, a także które mogą służyć jako podstawa do sortowania lub wyszukiwania wpisów w bazie danych. Przypisanie odpowiednich uprawnień do każdego pola przyspieszy pobieranie właściwych danych w razie potrzeby.
Krok 6. Przygotuj formaty raportów
Kilka podstawowych formatów, których można często używać, często wystarcza, chociaż kluczowi użytkownicy mogą mieć możliwość tworzenia niestandardowych raportów zawierających pola odpowiednie do stanowiska pracy użytkownika i poziomu dostępu do danych klientów.
Krok 7. Ustal poświadczenia logowania i prawa dostępu
Działająca baza danych klientów obejmuje możliwość tworzenia danych logowania, które umożliwiają dostęp do informacji tylko upoważnionym pracownikom. Idąc dalej, przypisywanie różnych poziomów uprawnień zapewnia, że każdy użytkownik może przeglądać, zmieniać i wprowadzać dane związane z jego obowiązkami służbowymi, ale nie ma możliwości przeglądania innych informacji przydatnych dla innych pracowników.
Krok 8. Przejrzyj i przetestuj bazę danych klientów przed wydaniem
Spróbuj użyć wersji beta z niewielką grupą pracowników, aby upewnić się, że każda z funkcji działa zgodnie z założeniami. Wykorzystaj wyniki tej grupy testowej, aby rozwiązać wszelkie problemy z wydajnością, formatem i łatwością użytkowania. Gdy wszystkie problemy zostaną rozwiązane i rozwiązane, ostateczną wersję można wdrożyć w całej firmie.
Porady
- Spróbuj zaprojektować bazę danych tak, aby było miejsce na dodawanie kolejnych pól lub funkcji w miarę zmieniających się potrzeb firmy. Umożliwi to dalsze użytkowanie produktu przez wiele lat bez konieczności wymiany go na bardziej wytrzymały produkt.
- Nie jest niczym niezwykłym, że nowa baza danych klientów zajmuje dużo czasu na rozwój. Nawet w przypadku korzystania z oprogramowania, które pozwala na łatwe wykonywanie wielu zadań, znalezienie idealnego formatu może zająć tygodnie.
