Ten wikiHow uczy, jak utworzyć bazę danych przy użyciu danych z arkusza kalkulacyjnego Microsoft Excel, importując dane bezpośrednio do programu Access, który jest oprogramowaniem do zarządzania bazami danych firmy Microsoft, lub eksportując dane z programu Excel do formatu, który współpracuje z większością programów bazodanowych. Microsoft Access jest częścią pakietu oprogramowania Microsoft Office i jest dostępny tylko dla systemu Windows.
Kroki
Metoda 1 z 2: Korzystanie z Microsoft Access
Krok 1. Otwórz Microsoft Access
To czerwona aplikacja z A. Spowoduje to otwarcie strony szablonu programu Access.
Program Access jest przeznaczony do użytku z programem Excel i jest dostarczany w pakiecie z programem Excel w pakiecie Microsoft Office Professional i jest dostępny tylko dla systemu Windows
Krok 2. Kliknij Pusta baza danych
Ta opcja znajduje się w lewej górnej części okna.
Jeśli chcesz użyć innego szablonu dla bazy danych programu Access, wybierz odpowiedni szablon
Krok 3. Po wyświetleniu monitu kliknij Utwórz
Ta opcja znajduje się w prawym dolnym rogu wyskakującego okna. Twoja baza danych Access zostanie otwarta.
Krok 4. Kliknij kartę Dane zewnętrzne
Znajduje się na pasku menu u góry okna programu Access.
Krok 5. Kliknij opcję Zapisane importy
Znajdziesz to po lewej stronie Dane zewnętrzne pasek narzędzi. Pojawi się rozwijane menu.
Krok 6. Wybierz plik
Jest w menu rozwijanym. Wybranie tej opcji powoduje wyświetlenie wyskakującego menu.
Krok 7. Kliknij Excel
Ta opcja znajduje się w wyskakującym menu. Kliknięcie go spowoduje otwarcie okna importu.
Krok 8. Kliknij Przeglądaj
Znajduje się w prawej górnej części okna.
Krok 9. Wybierz arkusz kalkulacyjny Excel
Przejdź do folderu, w którym znajduje się arkusz kalkulacyjny programu Excel, a następnie kliknij arkusz kalkulacyjny programu Excel, który chcesz otworzyć.
Krok 10. Kliknij Otwórz
Znajduje się w prawym dolnym rogu okna.
Krok 11. Określ sposób przeniesienia do danych
Kliknij przycisk radiowy po lewej stronie jednego z poniższych:
- Zaimportuj dane źródłowe do nowej tabeli w bieżącej bazie danych - Wybierz tę opcję, jeśli utworzyłeś nową bazę danych bez tabel lub jeśli chcesz dodać nową tabelę do istniejącej bazy danych. Tworząc nową tabelę, możesz edytować informacje w programie Access.
- Dołącz kopię rekordów do tabeli - Wybierz tę opcję, jeśli korzystasz z istniejącej bazy danych i chcesz dodać dane do jednej z tabel w bazie danych. Dołączając istniejącą tabelę, możesz edytować informacje w programie Access.
- Połącz ze źródłem danych, tworząc połączoną tabelę - Wybierz tę opcję, aby utworzyć hiperłącze w bazie danych, które otworzy bazę danych programu Excel w programie Excel. Za pomocą tej metody nie można edytować informacji w programie Access.
Krok 12. Kliknij OK
Znajdziesz to na dole okna.
Krok 13. Wybierz arkusz
W górnej części okna kliknij nazwę arkusza, który chcesz zaimportować z wybranego dokumentu Excel.
- Domyślnie program Excel tworzy skoroszyty z trzema arkuszami kalkulacyjnymi o nazwach „Arkusz 1”, „Arkusz 2” i „Arkusz 3”. Możesz przenosić tylko jeden arkusz na raz; jeśli posiadasz informacje na wszystkich trzech arkuszach, musisz uzupełnić transfer o jeden arkusz, a następnie wrócić do zakładki „Dane zewnętrzne” i powtórzyć wszystkie kroki dla każdego pozostałego arkusza.
- Możesz usuwać, dodawać i edytować nazwy tych arkuszy w programie Excel, a wszelkie wprowadzone zmiany pojawią się w bazie danych programu Access.
Krok 14. Kliknij Dalej
Znajduje się w prawym dolnym rogu okna.
Krok 15. Włącz nagłówki kolumn
Zaznacz pole „Pierwszy wiersz zawiera nagłówki kolumn”, jeśli arkusz programu Excel ma własne nagłówki kolumn w górnym wierszu (np. A wiersz).
Usuń zaznaczenie pola, jeśli chcesz, aby program Access tworzył nagłówki kolumn
Krok 16. Kliknij Dalej
Krok 17. W razie potrzeby edytuj kolumny i pola arkusza kalkulacyjnego
Jeśli chcesz zaimportować wszystkie pola z arkusza kalkulacyjnego bez zmian, pomiń ten krok:
- Aby edytować pole, kliknij nagłówek kolumny, którą chcesz zmienić, a następnie edytuj nazwę pola, typ danych i/lub to, czy jest ono indeksowane.
- Jeśli nie chcesz importować pola, zaznacz pole „Nie importuj pola (pomiń)”.
Krok 18. Kliknij Dalej
Krok 19. Ustaw klucz podstawowy bazy danych
Aby uzyskać najlepsze wyniki, pozostaw tutaj domyślne ustawienie bez zmian, aby umożliwić programowi Access ustawienie klucza.
Możesz również ustawić własny klucz, zaznaczając „Wybierz mój własny klucz podstawowy” i wpisując go w polu obok tej opcji, lub możesz wybrać „Brak klucza podstawowego” (niezalecane)
Krok 20. Kliknij Dalej
Krok 21. Dodaj nazwę
Wpisz nazwę arkusza w polu „Importuj do tabeli”.
Pomiń ten krok, aby pozostawić bazę danych ustawioną na domyślną nazwę
Krok 22. Kliknij Zakończ
Ta opcja znajduje się w prawej dolnej części okna.
Krok 23. Kliknij Zamknij
Znajduje się w prawym dolnym rogu okna. Spowoduje to zamknięcie okna importu i utworzenie bazy danych.
Możesz najpierw zaznaczyć pole „Zapisz kroki importowania”, jeśli chcesz mieć pewność, że program Access zapamięta Twoje ustawienia dla tej bazy danych
Metoda 2 z 2: Korzystanie z oprogramowania bazodanowego innych firm
Krok 1. Otwórz dokument Excel
Kliknij dwukrotnie dokument Excel, który chcesz przekonwertować na bazę danych.
Jeśli dokument nie został jeszcze utworzony, otwórz program Excel, kliknij Pusty skoroszyti utwórz dokument przed kontynuowaniem.
Krok 2. Kliknij Plik
Znajduje się na pasku menu, który znajduje się u góry okna programu Excel (Windows) lub u góry ekranu (Mac).
Krok 3. Kliknij Zapisz jako
Znajdziesz tę opcję w Plik menu.
Krok 4. Kliknij dwukrotnie ten komputer
Jest na środku strony.
Pomiń ten krok na komputerze Mac
Krok 5. Wybierz format pliku
Kliknij menu rozwijane „Zapisz jako typ” (Windows) lub „Format pliku” (Mac), a następnie wybierz jedną z następujących opcji:
- Jeśli korzystasz z komputerowej aplikacji bazodanowej, kliknij a . CSV (wartości oddzielone przecinkami).
-
Jeśli korzystasz z internetowej aplikacji bazodanowej, kliknij . XML format.
Jeśli Twój dokument Excel nie zawiera żadnych danych XML, nie będziesz mógł wybrać XML
Krok 6. Kliknij Zapisz
Jest na dole okna. Spowoduje to zapisanie dokumentu przy użyciu wybranych preferencji.
Krok 7. Utwórz nową bazę danych w swojej aplikacji bazodanowej
Ten proces będzie się różnić w zależności od używanej aplikacji, ale zwykle otwierasz aplikację, klikając Nowy (lub Plik > Nowy) i postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi na ekranie.
Krok 8. Znajdź przycisk Importuj…
Często można go znaleźć, klikając Plik opcja, ale aplikacja bazy danych może się różnić.
Krok 9. Wybierz plik Excel
Znajdź i kliknij dwukrotnie plik wyeksportowany z programu Excel.
Krok 10. Postępuj zgodnie z monitami aplikacji bazy danych, aby zaimportować dane
Krok 11. Zapisz bazę danych
Menu „Zapisz” można zwykle otworzyć, naciskając Ctrl+S (Windows) lub ⌘ Command+S (Mac).
Porady
- Istnieje kilka bezpłatnych witryn internetowych z bazami danych, których można użyć do utworzenia bazy danych, ale w większości z tych usług konieczne będzie założenie konta.
- Jeśli nie masz w pełni funkcjonalnego oprogramowania bazy danych, możesz również potrzebować osobnego programu do otwierania plików bazy danych na komputerze PC lub Mac.
