Wysyłanie e-maili jest częścią życia prawie każdego żyjącego dziś profesjonalisty, studenta i osoby pracującej. Chociaż niektóre e-maile mogą wydawać się zimne, inne mogą być rażąco niegrzeczne i wymagają zaadresowania. Możesz radzić sobie z takimi e-mailami, zachowując spokój, odpowiadając po ułożeniu planu i idąc do przodu z dniem.
Kroki
Część 1 z 3: Zachowaj spokój i układaj plan
Krok 1. Zastanów się, czy e-mail ma być niegrzeczny
Może być trudno stwierdzić, czy ktoś jest niegrzeczny w wiadomościach e-mail, zwłaszcza że nie widzisz wyrazu jego twarzy ani nie słyszysz tonu głosu, który pomoże Ci podjąć decyzję. Zanim zareagujesz na e-mail, który wydaje ci się niegrzeczny, zastanów się, czy niegrzeczność nie może być nieporozumieniem.
Spróbuj zapytać osobę bezpośrednio, co miała na myśli, rozmawiając z nią twarzą w twarz lub przez telefon. Może to pomóc w rozwiązaniu problemu z powodu zwykłego nieporozumienia
Krok 2. Nie odpowiadaj natychmiast
Chociaż może być kuszące, aby natychmiast zacząć łączyć ze sobą mnóstwo złośliwych lub krzywdzących słów w odpowiedzi na tego e-maila, unikaj tego za wszelką cenę. Prawdopodobnie później tego pożałujesz. Zamiast tego odejdź od wiadomości e-mail, zamknij przeglądarkę i poświęć kilka chwil na zebranie swoich myśli.
- Idź na spacer przez kilka minut, aż poczujesz się spokojny.
- Weź kilka głębokich oddechów i wypij trochę wody.
Krok 3. Otwórz projekt e-maila, ale go nie wysyłaj
Innym sposobem konstruktywnego wydobycia negatywnej energii jest napisanie e-maila do tej osoby, ale nie wysyłaj go. W ten sposób możesz zacząć zbierać swoje początkowe myśli, bez względu na to, jak intensywne, jednocześnie dając sobie czas na późniejsze ich udoskonalenie, udoskonalenie i dodanie do nich.
- Wyciągnij osobną wiadomość e-mail i wpisz odpowiedź bez podawania odbiorcy, aby przypadkowo go nie wysłać. Możesz też podać własny adres e-mail jako odbiorcę.
- Pomyśl o wszystkich przypadkach, kiedy natychmiast zareagowałeś na coś, a później żałowałeś wszystkich mądrych lub prowokujących do myślenia rzeczy, które mogłeś powiedzieć. To da ci czas na rozwinięcie tego i zapobiegniesz żalu.
Krok 4. W razie potrzeby przyjmij odpowiedzialność
Czytając e-mail, mogłeś uznać to za niegrzeczne, ponieważ część z nich jest prawdą, a prawda może boleć. Chociaż nie zwalnia to ich z poczucia winy w tej sytuacji, daje ci trochę miejsca na samodoskonalenie i uczciwość, zarówno wobec siebie, jak i nadawcy wiadomości e-mail.
Na przykład, być może Twój szef wysłał Ci niegrzecznego e-maila o spóźnieniu się do pracy. Chociaż sformułowanie nie musiało być niegrzeczne, powinieneś przyznać się do spóźnienia i poprawić je
Krok 5. Nie naśladuj ich złego zachowania
Kiedy ktoś jest dla ciebie niegrzeczny, odwzajemnienie przysługi może być zbyt kuszące. Ponownie, powstrzymaj się od negatywnych odpowiedzi, ale także powstrzymaj się od biernego, agresywnego lub niegrzecznego zachowania, jeśli zobaczysz je osobiście, zanim zareagujesz. Nie rzucaj im brzydkich spojrzeń ani nie ignoruj ich, jeśli do ciebie przemówią.
- Zamiast tego praktykuj dobroć. Przywitaj się z nimi i idź dalej.
- Nie spędzaj z nimi czasu, chyba że jest to konieczne, ale też nie unikaj ich aktywnie.
Krok 6. Rozważ korzeń
Czasami niegrzeczny e-mail ma niewiele wspólnego z Tobą lub okolicznościami, które go otaczają. Napastowanie kogoś nigdy nie jest w porządku, ale czasami osoba, która wysłała e-mail, może przechodzić przez nieco więcej, niż jest w stanie znieść, i mogła wysłać Ci to z frustracji, które Cię nie dotyczą. Mogą nawet nie zdawać sobie sprawy, że byli niegrzeczni. To ich nie usprawiedliwia, ale zrozumienie aktualnego stanu i motywacji danej osoby może pomóc w podjęciu kroków naprzód.
- Na przykład, jeśli mają problemy małżeńskie lub jeśli ktoś z ich rodziny niedawno zmarł, może to tłumaczyć ich niegrzeczność.
- Możliwe też, że po prostu mają zły dzień.
Część 2 z 3: Odpowiadanie na e-mail
Krok 1. Poproś o pomoc przyjaciela
Przyjaciele lub współpracownicy mogą być szczególnie pomocni w tworzeniu odpowiedzi na niegrzeczne lub nieprzyjemne wiadomości e-mail, a także mogą wyrazić drugą opinię na temat sytuacji. W tym czasie powstrzymaj się od proszenia swoich przyjaciół, którzy są porywczy, o pomoc; dotrzeć do tych, którzy są spokojni, sprytni i skoncentrowani na rozwiązaniach.
Jeśli to możliwe, poproś o przejrzenie wszelkich wcześniejszych odpowiedzi na niegrzeczne e-maile, które wysłali
Krok 2. Przyznaj się do ich niegrzeczności
Kiedy piszesz swoją wiadomość e-mail, musisz potwierdzić, jak bardzo byli niegrzeczni. Możliwe, że nie zdawali sobie sprawy, że ich słowa okażą się bezduszne, ale niezależnie od tego powinieneś zwrócić na to uwagę.
- Powiedz coś w stylu: „Zanim zacznę odpowiadać, chcę przyznać, że nieuprzejmość pojawia się w Twoim e-mailu, szczególnie w związku z Twoimi oskarżycielskimi i obraźliwymi uwagami”.
- Bycie bezpośrednim jest pomocne zarówno dla Ciebie, jak i dla drugiej osoby i może pomóc w zapobieganiu ponownemu wystąpieniu tej samej sytuacji.
Krok 3. Potwierdź ich frustrację
Chociaż ich e-mail był niegrzeczny, być może ich frustracja pochodziła z bardzo prawdziwego miejsca. Jeśli tak, uznaj tę frustrację i wyraź zrozumienie, choćby marginalne. To pozwoli im poczuć się mniej „ty” i „oni” i pokieruje was oboje w kierunku potencjalnego zaprowadzenia pokoju.
- Powiedz na przykład „Twój e-mail wskazuje, że jesteś sfrustrowany”.
- Pamiętaj, aby skupić się na tym, co powiedział ich e-mail, a nie na nich osobiście.
Krok 4. Zapytaj dlaczego
Czasami jednak możesz nie mieć pojęcia, dlaczego ktoś zdecydował się wysłać Ci taki e-mail po wielu przemyśleniach i konsultacjach z innymi. W takim przypadku należy zapytać nadawcę proste „dlaczego”, aby uzyskać zrozumienie i lepiej rozwiązać problem.
Możesz powiedzieć: „Dokładnie przemyślałem Twój e-mail i nadal jestem trochę zdezorientowany, dlaczego go wysłałeś, więc chciałbym wiedzieć, co go skłoniło”
Krok 5. Zaproponuj rozwiązanie lub wyjaśnienie
Po ustaleniu niektórych wstępnych wątpliwości i punktów w wiadomości e-mail należy zacząć szukać rozwiązań i odpowiadać na ich obawy, jeśli są one obecne. Daj im znać, co chcesz zrobić, zbadaj obszary do kompromisu i wyraź chęć przepracowania tego.
- Korzystne może być również zorganizowanie spotkania. Ludzie wydają się być milsi osobiście niż chowając się za ekranem komputera.
- Możesz powiedzieć coś w stylu „wyraziłeś złość, że wczoraj wróciłem z lunchu 15 minut późno, ale musiałem odebrać chorą córkę ze szkoły. Chociaż w przyszłości z pewnością mogę spróbować wrócić na czas, będą takie chwile, których nie da się uniknąć”.
Krok 6. Ustal granice
Po pomyślnym zaoferowaniu rozwiązań nadszedł czas na ustalenie podstawowych zasad dla dalszej rozmowy. Daj im do zrozumienia, że nie będziesz tolerować takiej nieuprzejmości w przyszłości, a robienie tego bardzo utrudni, jeśli nie uniemożliwi, dalszą wspólną pracę.
- Powiedz im, że nie zaakceptujesz obelg ani niestosownych oskarżeń.
- Poproś ich, aby przyszli do ciebie z obawami i życzliwością przed skokiem z broni.
Krok 7. Usuń go, jeśli to konieczne
Może się okazać, że czytasz i ponownie czytasz tę wiadomość w kółko i wpadasz w negatywne uczucia na jej temat. Jednak to nie pomoże ci iść naprzód i prawdopodobnie sprawi, że będziesz bardziej wściekły i sfrustrowany. Jeśli jest to absolutnie konieczne, usuń wiadomość e-mail ze swojej skrzynki odbiorczej, aby nie mieć do niej dostępu.
Jeśli uważasz, że w przyszłości możesz ponownie potrzebować e-maila, wyślij go do zaufanej osoby, ale usuń go ze swojej skrzynki odbiorczej
Część 3 z 3: Kontynuuj swój dzień
Krok 1. Kontynuuj produktywność
Chociaż ten e-mail mógł pozornie zrujnować Ci dzień, zrób wszystko, co w Twojej mocy, aby tego nie dopuścić. Kontynuuj rutynę, sporządź listę rzeczy do zrobienia i wykonaj wszystkie niezbędne zadania. Nie pozwól, aby jeden impuls wykoleił Twój dzień lub Twoje postępy.
Zajęcie się tym, co jest dla Ciebie ważne, pomoże Ci skoncentrować się na tym, co jest dla Ciebie ważne i uniknąć ruminacji na jeden e-mail
Krok 2. Ustaw małe cele, aby utrzymać tempo
Trzymając się rutyny, wyznacz małe, osiągalne cele, które możesz zobowiązać do tego dnia. Wypełnienie ich pomoże ci poczuć się bardziej spełnionym, a następnie mniej dotkniętym niegrzecznym e-mailem, który otrzymałeś.
Zastanów się nad wyznaczeniem celów, takich jak „odpowiadaj na wszystkie inne e-maile” lub „idź na siłownię”
Krok 3. Rozprosz się
Czasami, aby coś zrobić, potrzebujesz odrobiny rozproszenia. Zrób sobie przerwę, aby posłuchać muzyki, zjeść lunch lub zadzwonić do znajomego, aby porozmawiać o czymś innym niż e-mail. Oderwanie się od rzeczy może dać ci bardzo konieczną i oczyszczającą przerwę.
Krok 4. Rozważ ich zgłoszenie, jeśli to konieczne
W ostatecznym rozrachunku czasami najlepszym sposobem na zrobienie postępu jest trwałe zajęcie się problemem. Jeśli wiadomość e-mail zawierała jakiekolwiek groźby lub obelgi, które można uznać za mowę nienawiści, zgłoś tę osobę odpowiednim osobom, które mogą być działem HR w Twojej pracy lub zachowaniem uczniów w Twojej szkole. Możesz też zablokować im wysyłanie Ci e-maili w przyszłości.
- Zgłoś ich władzom, jeśli grożą ci fizycznie.
- Spróbuj najpierw wysłać e-maila do swojego menedżera, aby poinformować go, co się dzieje. Jeśli nie rozwiążą problemu, zanieś go do HR.
