Access to menedżer relacyjnych baz danych, który umożliwia importowanie jednej lub wielu baz danych programu Excel do swojego systemu, dzięki czemu można dopasować wspólne pola między nimi lub między nimi. Ponieważ jeden plik Access może zawierać wiele arkuszy kalkulacyjnych Excel, program jest również doskonałym sposobem na agregowanie lub analizowanie dużych ilości informacji. Najpierw jednak musisz zaimportować arkusz kalkulacyjny programu Excel do programu Access. Wymaga to tylko kilku kluczowych kroków.
Kroki
Część 1 z 3: Przygotowanie do importowania programu Excel do programu Access
Krok 1. Otwórz oba programy na swoim komputerze
Będziesz musiał kupić i pobrać pakiet Microsoft Office, który zawiera zarówno program Excel, jak i Access. Możesz to zrobić online za pośrednictwem witryny firmy Microsoft.
- Po pobraniu programów kliknij „Start” w systemie Windows i wybierz „Wszystkie programy”.
- Kliknij „Microsoft Office”, a następnie wybierz „Dostęp” (lub „Excel”) z menu rozwijanego. Być może masz już utworzony arkusz kalkulacyjny programu Excel, który ktoś inny Ci wysłał lub który pobrałeś z innego miejsca. Posiadanie pakietu Office na komputerze umożliwia jego otwarcie.
Krok 2. Wyczyść arkusz kalkulacyjny programu Excel przed zaimportowaniem go do programu Access
Ułatwi to wykonanie kilku prostych kroków przed zaimportowaniem arkusza kalkulacyjnego programu Excel do programu Access. Kluczem jest to, że Twoje dane muszą być spójne między importowanymi arkuszami kalkulacyjnymi.
- Dobrym pomysłem jest upewnienie się, że pierwszy wiersz w arkuszu kalkulacyjnym programu Excel zawiera nagłówki kolumn (lub nazwy pól) oraz że są one bardzo jasne i łatwe do zrozumienia. Na przykład w przypadku kolumny zawierającej nazwiska osób możesz nazwać nagłówek kolumny/pola nazwy „nazwisko”. Bądź jasny i precyzyjny, ponieważ ułatwi to dopasowanie nagłówków kolumn w jednym arkuszu Excela z innym.
- Program Access umożliwia łączenie wspólnych pól między dwoma lub wieloma arkuszami kalkulacyjnymi. Załóżmy, że masz arkusz programu Excel zawierający informacje o liście płac. Zawiera imiona i nazwiska, adresy i pensje osób. Załóżmy, że chcesz dopasować ten arkusz w programie Access do drugiego arkusza programu Excel zawierającego informacje o wkładzie finansowym kampanii. Ten drugi arkusz zawiera nazwiska, adresy i darowizny osób. To, na co pozwala program Access, to dopasowywanie do siebie różnych nagłówków kolumn. Możesz na przykład połączyć nagłówki nazwisk, aby zobaczyć, które osoby o tym samym nazwisku pojawiają się w obu bazach danych.
- Zeskanuj arkusze programu Excel, aby upewnić się, że każdy typ danych jest obsługiwany w ten sam sposób, i wyczyść je przed zaimportowaniem do programu Access. Musi to być to, co Access nazywa „relacyjnymi”. Na przykład jeśli hipotetyczny arkusz kalkulacyjny listy płac zawierał imię, nazwisko i inicjał drugiego imienia w jednej kolumnie, a drugi arkusz kalkulacyjny zawierał tylko imię i nazwisko w osobnych kolumnach, program Access zarejestruje to jako brak dopasowania. Potrzebne są pasujące nagłówki/pola kolumn.
Krok 3. Podziel informacje w kolumnie w programie Excel
Aby rozwiązać ten problem, możesz podzielić informacje w kolumnie w programie Excel, aby nie zostały błędnie zarejestrowane jako „brak dopasowania” w programie Access.
- Na przykład możesz podzielić imię na własną kolumnę, inicjał środkowy na własną kolumnę, a nazwisko na własną kolumnę. Jeśli zostało to już zrobione w ten sam sposób w drugim arkuszu kalkulacyjnym, gdy łączysz, powiedzmy, nazwisko z nazwiskiem w programie Access, powinno generować dopasowania, gdy nazwy są takie same.
- Aby podzielić kolumnę w programie Excel, zaznacz kolumnę zawierającą informacje, które chcesz podzielić. Kliknij „dane” na pasku narzędzi w programie Excel. Kliknij „tekst do kolumn”. Generalnie wybierzesz opcję „rozdzielone”. Kliknij Następny.
Krok 4. Kontynuuj używanie kreatora do dzielenia scalonych kolumn
Teraz możesz zakończyć proces dzielenia scalonych informacji w jednej kolumnie na wiele kolumn.
- Wybierz sposób „rozdzielenia” danych w kolumnie. Oznacza to, że każda informacja w kolumnie jest czymś oddzielona. Najczęstsze wybory to spacja, przecinek lub średnik. Często informacje są po prostu oddzielone spacją. Jak w poniższym przykładzie: powiedzmy, że imię „John A. Doe” pojawia się w jednej kolumnie. Imię Jan jest oddzielone od środkowego inicjału A spacją. Nazwisko Doe jest oddzielone od środkowego inicjału A spacją. Wybierz więc spację w rozdzielanym kreatorze.
- Kliknij Następny. Kliknij Zakończ. Program powinien podzielić Jana, A. i Doe na trzy kolumny. Następnie możesz nadać nowym kolumnom nowe nazwy nagłówków, aby wskazać rodzaj zawartych w nich informacji (nazwisko, imię itp.). Dobrym pomysłem jest utworzenie kilku pustych kolumn po prawej stronie danych, które dzielisz, zanim to zrobisz, ponieważ spowoduje to wypchnięcie danych do nowych pustych kolumn (zamiast kolumn, które już zawierają informacje).
Część 2 z 3: Importowanie programu Excel do programu Access
Krok 1. Otwórz program Access na swoim komputerze
Przejdź do menu Start, wybierz Microsoft Office i kliknij Microsoft Access. Musisz otworzyć nową pustą bazę danych programu Access, aby zaimportować do niej arkusz programu Excel.
- Wybierz „pustą bazę danych dla komputerów stacjonarnych”, aby utworzyć nową bazę danych w programie Access.
- Jeśli chcesz, nadaj mu nową nazwę. Kliknij „Utwórz”.
Krok 2. Zaimportuj arkusz kalkulacyjny Excel do programu Access
Następnym krokiem jest pobranie arkusza kalkulacyjnego Excel (lub więcej niż jednego) do bazy danych Access.
- Kliknij „Dane zewnętrzne” na pasku narzędzi, gdy znajdziesz się w menedżerze bazy danych programu Access. Wybierz „Excel”. W niektórych wersjach programu Access tę funkcję znajdziesz, klikając „plik” na pasku narzędzi i „Pobierz dane zewnętrzne”.
- Tam, gdzie jest napisane „nazwa pliku”, kliknij „przeglądaj”. Umożliwi to odnalezienie arkusza Excela na swoim komputerze.
- Pozostaw zaznaczone pole „zaimportuj dane źródłowe do nowej tabeli w bieżącej bazie danych”. Będzie to zaznaczone domyślnie.
- Gdy znajdziesz arkusz kalkulacyjny Excel, który chcesz zaimportować na swoim komputerze, kliknij go. Kliknij OK." Spowoduje to przejście do kreatora importowania programu Excel do programu Access.
Część 3 z 3: Używanie kreatora do zakończenia procesu importowania
Krok 1. Wykonaj kroki kreatora, który pojawia się w programie Access
Aby zakończyć proces importowania arkusza kalkulacyjnego, musisz wykonać kroki kreatora.
- Wybierz arkusz w arkuszu kalkulacyjnym Excel, który chcesz zaimportować. Czasami jest to proste, ponieważ arkusz kalkulacyjny Excel to tylko jeden arkusz. Czasami jednak ludzie tworzą wiele stron w jednym arkuszu kalkulacyjnym Excel, który można zobaczyć, klikając karty u dołu arkusza kalkulacyjnego. W takim przypadku musisz poinformować Kreatora dostępu, który arkusz kalkulacyjny wybierasz. Kliknij Następny.
- Następna strona zawiera pole z pytaniem, czy pierwszy wiersz w arkuszu Excel ma nagłówki kolumn. Oznacza to wiersz w arkuszu kalkulacyjnym, który identyfikuje dane w każdej kolumnie (takie jak nazwisko, adres, wynagrodzenie itp.). Dobrze jest najpierw wyczyścić arkusz Excela, aby upewnić się, że pierwszy wiersz ma jasno określone nagłówki kolumn. Następnie po prostu zaznacz tak, że pierwszy wiersz zawiera nagłówki kolumn. To najprostsze podejście. Kliknij Następny.
- Jeśli pierwszy wiersz nie zawiera nagłówków kolumn, na następnej stronie zostaniesz zapytany, czy chcesz zmienić nazwy tak zwanych „pól” w programie Access (są to nagłówki kolumn). Jeśli nie nazwałeś już każdego pola w sposób jasny i łatwy do rozpoznania przed importem (zalecane), możesz to zrobić tutaj.
Krok 2. Zakończ proces importowania
Pozostało tylko kilka kroków w procesie importowania. Następna strona kreatora zapyta, czy chcesz zidentyfikować klucz podstawowy.
- Nie musisz tego robić, ale możesz. Klucz podstawowy oznacza, że program komputerowy przypisze każdemu wierszowi informacji unikalny numer. Może to być pomocne później podczas sortowania danych. Kliknij Następny.
- Ostatni ekran kreatora zawiera spację z domyślną nazwą. Możesz zmienić nazwę importowanego arkusza programu Excel (po zakończeniu importowania stanie się on „tabelą” w programie Access po lewej stronie strony).
- Kliknij „Importuj”. Kliknij „zamknij”. Zobaczysz swój stół po lewej stronie ekranu. Jest teraz importowany w programie Access.
- Jeśli chcesz połączyć więcej niż jeden zestaw danych, powtórz ten proces z innym lub wieloma arkuszami kalkulacyjnymi programu Excel. Teraz możesz przystąpić do dopasowania danych w arkuszach w programie Access.
Wideo - Korzystając z tej usługi, niektóre informacje mogą być udostępniane YouTube
Ostrzeżenia
- Jeśli plik Excel pochodzi z innej wersji pakietu Office niż Access, możesz mieć problemy z płynnym importowaniem plików.
- Nie można tego wystarczająco podkreślić: musisz wyczyścić arkusz kalkulacyjny programu Excel przed jego zaimportowaniem. Częściowo oznacza to analizę posiadanych danych pod kątem problemów.
- Zawsze zachowuj kopię oryginalnych arkuszy kalkulacyjnych, więc jeśli je zepsujesz, możesz powtórzyć proces.
- Do programu Access nie można zaimportować więcej niż 255 pól.
