Pisanie przyjaznego e-maila z przypomnieniem może być trudne. Nie chcesz być nachalny lub niecierpliwy, ale ważne jest, aby przekazać wiadomość. Ustaw przyjazny ton w wiadomości e-mail za pomocą pozdrowień i złagodzonych wyrażeń. Zakryj niezbędne informacje w wiadomości e-mail z przypomnieniem, aby odbiorca wyraźnie wiedział, czego chcesz. Upewnij się, że e-mail jest wolny od błędów, dzięki czemu będziesz nie tylko przyjazny, ale również profesjonalny.
Kroki
Część 1 z 3: Ustawianie przyjaznego tonu
Krok 1. Pozdrów odbiorcę
W sytuacjach biznesowych może być konieczne użycie standardowego powitania, np. „Szanowny taki a taki”. Jednak coraz częściej spersonalizowane e-maile stają się standardem. Niektóre powitania e-mailowe, które od samego początku mogą pomóc w uzyskaniu przyjaznego tonu, obejmują:
- Cześć John
- Cześć
- Dawno się nie widzieliśmy
- Hej!
Krok 2. Odnieś swoje połączenie do odbiorcy
Jeśli po prostu będziesz trzymać się przypomnienia, Twoja wiadomość może wydawać się zimna. Odwołaj się do swojego osobistego związku z odbiorcą, dołączając wyrażenia, które odzwierciedlają twoją przyjaźń i wspólne doświadczenia. Mogą to być:
- Jak idzie szkoła?
- Mój przyjacielu, jak się masz?
- Świetnie się z tobą bawiłem w ostatni weekend.
- Kiedy ostatnio rozmawialiśmy, miesiąc temu?
- Ta podróż, którą razem odbyliśmy, była odlotowa! Niedługo będziemy musieli to powtórzyć.
Krok 3. Zmiękcz swoje wyrażenia
Jest to szczególnie ważne w przypadku części przypominającej e-maila. Jeśli minęło trochę czasu, odkąd kontaktowałeś się z odbiorcą, możesz przeprosić lub usprawiedliwić kontakt tylko w celu przypomnienia. Niektóre przykłady zmiękczonych wyrażeń obejmują:
- Wiem, że minęło trochę czasu, odkąd rozmawialiśmy, ale chciałem przypomnieć o…
- Z nowym dzieckiem było tak gorączkowo, że tylko przypomniałem sobie…
- Wiem, że byłeś zajęty, więc nie chciałem cię męczyć, ale chciałem wysłać przypomnienie…
Krok 4. Bądź uprzejmy
Jeśli przypomnienie jest ważne, łatwo o zbyt silne. Pamiętaj, że odbiorca ma różne rzeczy w swoim życiu. Pamiętaj, aby powiedzieć „proszę” i „dziękuję” oraz równoważne wyrażenia. Możesz dołączyć zwroty grzecznościowe, takie jak:
- Przepraszam, że przeszkadzam, ale chciałem się upewnić…
- Jeśli możesz, odpowiedz na tego e-maila tak szybko, jak będziesz miał czas…
- Dziękujemy za poświęcenie czasu na przeczytanie odpowiedzi na to przypomnienie. Doceniam to.
- Czekam na twoją odpowiedź.
Część 2 z 3: Zaspokojenie potrzeb
Krok 1. Użyj tematu
Nie musisz pisać sprytnego tematu. Najbardziej przydatne będą te, które są jasne i na temat. Dzięki temu odbiorca będzie mógł szybko poznać cel wiadomości e-mail. Niektóre typowe opcje przyjaznego przypomnienia e-mail mogą obejmować:
- Odprawa
- Szybkie przypomnienie o…
- Nadchodząca wycieczka/wydarzenie/itp.
- Zatrudnienie na wyjazd/wydarzenie/itp.
Krok 2. Pamiętaj o dołączeniu przypomnienia
Kiedy tak bardzo starasz się być przyjazny i uprzejmy, możesz łatwo pominąć coś ważnego, na przykład przypomnienie. Umieść przypomnienie na początku wiadomości e-mail, zaraz po powitaniu i krótkim osobistym połączeniu. Na przykład:
- "Cześć, Minęło trochę czasu, odkąd rozmawialiśmy, Ben. Jak się miewa twoja żona i dzieci? Mój sprawia, że jestem dość zajęty, ale chciałem się z tobą skontaktować w sprawie…”
-
Hej!
Babciu, chciałem wysłać ci wiadomość. Przepraszam, że byłem tak zajęty. Chciałem tylko przypomnieć o naszej randce na lunch…"
Krok 3. Używaj zwięzłego języka
Ogólnie rzecz biorąc, uprzejmy język używa dłuższych wyrażeń. Na przykład wyrażenie „Pracuj ciężej” byłoby grzeczniejsze jako „Może być dobrym pomysłem, gdybyś pracował ciężej”. Choć uprzejme, te długie wyrażenia mogą utrudnić określenie głównego e-maila.
Użyj uproszczonej struktury wiadomości e-mail. Może to wyglądać mniej więcej tak: Powitanie (otwarcie) → Połączenie osobiste → Przypomnienie → Potwierdzenie (zamknięcie)
Krok 4. Edytuj niepotrzebne informacje
Dla każdego zdania i każdej części każdego zdania zadaj sobie pytanie: „Czy to konieczne?” W niektórych przypadkach „konieczne” może oznaczać coś tak szerokiego, jak „Jest to konieczne, aby mój e-mail nie był zimny”. Usuń niepotrzebne części wiadomości e-mail.
Ogólnie rzecz biorąc, przysłówki (takie jak „bardzo”, „naprawdę”, „naprawdę”, „bardzo” i „zdecydowanie”) można usunąć, aby wiadomość była bardziej zwięzła
Krok 5. Zamknij wiadomość e-mail z pożegnaniem
„Pożegnanie” to wymyślne słowo, które oznacza „żegnanie”. Potwierdzenia obejmują wyrażenia takie jak „Najlepsze”, „Pozdrawiam”, „Z poważaniem” i „Z poważaniem”. Twój podpis powinien być zgodny z pożegnaniem. Te wspólne pożegnania mogą jednak wydawać się bezosobowe. Możesz spróbować czegoś takiego:
- Twój przyjaciel
- Pozdrawiam
- Wszystkiego najlepszego
- Miłego dnia
- Tag, jesteś tym
- Nie mogę się doczekać kontaktu z Tobą
Część 3 z 3: Zapewnienie bezbłędnej poczty e-mail
Krok 1. Sprawdź swój e-mail
Nawet szybkie przejrzenie wiadomości e-mail raz lub dwa szybko wyeliminuje wiele prostych błędów, które mogły się wkraść podczas pisania. Po zakończeniu redagowania sprawdź e-mail pod kątem pisowni i gramatyki.
- Wiele usług poczty e-mail oferuje bezpłatne narzędzie do sprawdzania gramatyki i pisowni. Ich jakość będzie zależeć od dostawcy poczty e-mail. W niektórych przypadkach te warcaby mogą nie być bardzo dokładne.
- Pamiętaj, aby sprawdzić temat, powitanie i pożegnanie (zamknięcie). Łatwo je przemilczeć i skupić się tylko na treści wiadomości e-mail.
Krok 2. Przeczytaj na głos swój e-mail
Jeśli piszesz ważnego e-maila lub jeśli naprawdę chcesz być dla kogoś szczególnie przyjazny lub uprzejmy, przeczytaj go na głos od początku do końca. Czy to brzmi jak rozmowa? Jeśli tak, Twój e-mail jest gotowy do wysłania.
Przepisz zdania lub fragmenty, które brzmią niezdarnie. Oceniając to, kieruj się najlepszym osądem. Będzie się to różnić w zależności od osoby, w zależności od Twojego stylu mówienia
Krok 3. Niech inna osoba przejrzy wiadomość e-mail
W przypadku ważnych wiadomości, takich jak te przeznaczone dla biznesu, możesz chcieć, aby inna osoba sprawdziła przypomnienie przed jego wysłaniem. Jeśli napisałeś zwięzły e-mail, zazwyczaj zajmuje to niewiele czasu i może pomóc w wychwyceniu nawet najmniejszych błędów.
- Sprawdź swoją usługę przesyłania wiadomości online. Wyślij wiadomość do znajomego online z pytaniem w stylu: „Hej, czy mógłbyś przeczytać krótki e-mail, który muszę wysłać? To zajmie tylko minutę”.
- Pamiętaj, aby wyrazić wdzięczność każdemu, kto przeczyta Twój e-mail. W końcu robią ci przysługę.
