Ze swojej natury e-mail nie jest tak formalny jak pisanie listów. Jednak nadal będziesz mieć chwile, kiedy będziesz potrzebować bardziej formalnego pisania e-maili. Zastanów się, kim jest odbiorca, a następnie wybierz powitanie odpowiednie do sytuacji. Gdy już to zrozumiesz, możesz przejść do formatowania powitania i pisania pierwszych zdań.
Kroki
Część 1 z 3: Uwzględnianie odbiorcy
Krok 1. Zdecyduj, jak formalnie musisz być
Nawet jeśli piszesz „formalny” e-mail, to, jak formalny jest ten e-mail, zależy od osoby, która go otrzymuje. Na przykład, pisząc do profesora, nie używałbyś tego samego poziomu formalności, co podczas ubiegania się o pracę.
Kiedy kontaktujesz się z kimś po raz pierwszy, lepiej być bardziej formalnym, niż to konieczne, po prostu po bezpiecznej stronie
Krok 2. Znajdź imię osoby
Zrób rozeznanie, aby wykopać imię osoby, jeśli jeszcze go nie znasz. Znajomość imienia i nazwiska osoby sprawia, że powitanie wydaje się bardziej ujmujące, nawet jeśli stosujesz formalne techniki do wiadomości e-mail.
Krok 3. Podążaj za wskazówkami osoby
Jeśli osoba już wysłała Ci wiadomość e-mail, możesz skopiować jej styl powitania. Jeśli na przykład użyją słowa „Cześć” i Twojego imienia, możesz odpowiedzieć w tym samym stylu, używając słowa „Cześć” i imienia osoby podczas adresowania e-maila.
Część 2 z 3: Wybór powitania
Krok 1. Wróć do „Drogi
„Kochanie” (z imieniem i nazwiskiem osoby) to nie bez powodu stary dyżur. Jest formalny, ale nie jest duszny, a ponieważ jest używany tak często, często staje się niewidoczny w powitaniu, co jest dobrą rzeczą. chcesz, aby Twoje powitanie wystawało, ponieważ jest nieodpowiednie.
Krok 2. Wypróbuj „Pozdrowienia”, gdy nie znasz imienia tej osoby
Pozdrowienia to stosunkowo formalne powitanie, którego można używać w firmowych wiadomościach e-mail, zwłaszcza jeśli nie znasz imienia i nazwiska osoby. Jednak zawsze lepiej jest poznać imię osoby, jeśli to możliwe.
Możesz również użyć „Do kogo to może dotyczyć”, jeśli wiadomość e-mail jest szczególnie formalna i nie znasz nazwiska osoby. Jednak to powitanie może być dla niektórych zniechęcające
Krok 3. Rozważ „Cześć” lub „Cześć” w nieco mniej formalnych e-mailach
E-maile są zwykle mniej formalne niż listy w ogóle, więc w nieco oficjalnym e-mailu może ujść na sucho coś w rodzaju „Cześć”. Na przykład, jeśli wysyłasz wiadomość e-mail do swojego profesora, szczególnie tego, z którym faktycznie wchodzisz w interakcję, „Cześć” lub „Cześć” powinny działać dobrze.
Krok 4. Pomiń „Hej
„Cześć” może być dopuszczalne w półoficjalnym e-mailu, ale „Hej” prawdopodobnie nie. Jest to bardzo nieformalne powitanie, nawet w mowie, więc należy go unikać we wszelkiego rodzaju formalnych e-mailach. Nawet jeśli znasz swojego szefa całkiem dobrze, na przykład, prawdopodobnie najlepiej pominąć „Hej” podczas wysyłania im wiadomości e-mail.
Krok 5. W razie potrzeby użyj tytułu zamiast imienia
Czasami, kiedy piszesz do osoby, znasz tylko jej tytuł w firmie lub organizacji. W takim przypadku zamiast imienia i nazwiska można podać tylko tytuł osoby, na przykład „Szanowny kierownik ds. zatrudnienia”, „Szanowny komitet ds. rekrutacji” lub „Drogi profesorze”.
Krok 6. Dodaj zwrot grzecznościowy osoby, aby był bardziej formalny
Jeśli to możliwe, dodaj „pan”, „pani”, „dr” lub „profesor” przed nazwiskiem osoby, aby było to bardziej formalne. Ponadto użyj nazwiska lub pełnego imienia i nazwiska osoby, aby były bardziej formalne, a nie tylko imienia osoby.
Część 3 z 3: Formatowanie i rozpoczynanie wiadomości e-mail
Krok 1. Umieść powitanie w pierwszym wierszu
W górnym wierszu powinno znajdować się wybrane przez Ciebie powitanie, po którym następuje imię i nazwisko osoby. Jeśli to możliwe, używaj tytułu osoby, na przykład Pan, Pani lub Dr., a następnie jej imienia i nazwiska.
Krok 2. Użyj przecinka
Generalnie po powitaniu użyjesz przecinka. W formalnych listach możesz użyć dwukropka, ale zwykle jest to zbyt formalne na e-mail, nawet formalny. W większości przypadków wystarczy przecinek, chociaż możesz użyć dwukropka, jeśli piszesz list motywacyjny w e-mailu.
Krok 3. Przejdź do następnej linii
Powitanie jest umieszczane w osobnym wierszu na górze, więc po jego napisaniu naciśnij klawisz powrotu, aby przejść do następnego wiersza. Jeśli do tworzenia akapitów używasz łamania wierszy zamiast wcięć, musisz pozostawić pustą linię między powitaniem a pierwszym akapitem.
Krok 4. Przedstaw się w zdaniu otwierającym, jeśli to konieczne
Jeśli piszesz do kogoś po raz pierwszy, powinieneś przedstawić wprowadzenie, nawet jeśli znasz tę osobę w prawdziwym życiu. Danie osobie wskazówki, kim jesteś, zachęca ją do dalszego czytania.
- Możesz na przykład napisać: „Nazywam się Jessica Hills i jestem dyrektorem marketingu firmy XYZ”. Możesz również podać, skąd znasz tę osobę: „Nazywam się Robert Smith i jestem na zajęciach z marketingu (Marketing 101, które odbywają się we wtorki i czwartki w południe).”
- Jeśli znasz już tę osobę i napisałeś ją wcześniej, możesz użyć pierwszego zdania jako powitania. Na przykład możesz powiedzieć „Dziękuję, że tak szybko do mnie wróciłeś” lub „Mam nadzieję, że dobrze ci idzie”.
Krok 5. Przejdź do sedna
Większość formalnych e-maili musi szybko dotrzeć do sedna sprawy. Oznacza to, że pierwsze lub drugie zdanie powinno przedstawiać powód, dla którego piszesz do odbiorcy. Pamiętaj, aby opisywać swój cel tak zwięźle, jak to tylko możliwe.
