Chociaż możesz chronić pojedyncze pliki PDF za pomocą haseł, może to stać się niepotrzebnie skomplikowane, jeśli wysyłasz wiele plików. Za pomocą programu Adobe Acrobat możesz utworzyć tak zwaną kopertę bezpieczeństwa. Jest to plik PDF, który może zawierać różne pliki jako załączniki. Wszystkie te załączniki będą chronione jednym hasłem.
Kroki
Krok 1. Otwórz narzędzie Security Envelope w programie Acrobat Pro
Ten proces różni się nieco w zależności od używanej wersji. W darmowym programie Acrobat Reader nie można tworzyć kopert zabezpieczających.
- XI i DC - Kliknij menu Narzędzia po prawej stronie okna i wybierz „Ochrona” → „Więcej opcji”/„Większa ochrona” → „Utwórz kopertę zabezpieczającą”.
- X i starsze - kliknij przycisk „Zabezpiecz” na pasku narzędzi i wybierz „Utwórz kopertę zabezpieczającą”. Jeśli nie widzisz przycisku „Zabezpiecz”, otwórz menu Zaawansowane i wybierz „Zabezpieczenia” → „Utwórz kopertę zabezpieczającą”.
Krok 2. Dodaj pliki do wysłania w kopercie
Twój aktualnie otwarty plik PDF zostanie dodany automatycznie i możesz dodać dowolne inne pliki. Dodawane pliki nie muszą być plikami PDF; możesz dodawać dokumenty Word, arkusze kalkulacyjne Excel i inne typy plików.
Kliknij przycisk „Dodaj plik do wysłania” i wyszukaj pliki, które chcesz dodać. Więcej plików zwiększy rozmiar pliku koperty bezpieczeństwa
Krok 3. Wybierz szablon koperty
Program Acrobat zawiera trzy różne szablony kopert, z których można wybierać, a więcej można pobrać online. Jeśli używasz komputera Mac, możesz nie mieć żadnych szablonów do wyboru. W takim przypadku wykonaj następujące czynności:
- Otwórz folder Aplikacje i kliknij prawym przyciskiem myszy Adobe Acrobat.app.
- Wybierz opcję „Pokaż zawartość pakietu”, a następnie przejdź do /Applications/Adobe Acrobat DC/Adobe Acrobat.app/Contents/Resources/en.lproj/DocTemplates.
- Skopiuj szablony do łatwiejszej lokalizacji, takiej jak folder Dokumenty.
- Wróć do okna Utwórz kopertę zabezpieczającą, kliknij „Przeglądaj” i wybierz nową lokalizację szablonu.
Krok 4. Wybierz sposób wysłania koperty
Możesz wysłać go natychmiast, co otworzy klienta poczty e-mail po utworzeniu koperty. Jeśli zdecydujesz się wysłać go później, program Acrobat utworzy plik koperty w formacie PDF, umożliwiając wysłanie go w dowolny sposób.
Zazwyczaj najlepiej jest wybrać opcję wysłania pliku później
Krok 5. Zaznacz pole „Pokaż wszystkie zasady” i wybierz „Szyfruj za pomocą hasła
" Umożliwi to dodanie hasła do koperty. Nie zostaniesz poproszony o utworzenie hasła, dopóki proces się nie zakończy.
Możesz wybrać zabezpieczenie za pomocą certyfikatów, ale jest to bardziej złożony proces, który wymaga tworzenia zaszyfrowanych certyfikatów zarówno dla Ciebie, jak i dla odbiorcy. Jest to bezpieczniejsze niż hasło, ponieważ tylko posiadacz certyfikatu może otworzyć plik, ale zdezorientuje większość osób, do których próbujesz wysłać plik. Trzymaj się haseł, chyba że jesteś objęty bardzo rygorystycznymi środkami bezpieczeństwa lub poufności
Krok 6. Wprowadź informacje o nadawcy
Zostaniesz poproszony o wprowadzenie informacji o nadawcy, których program Acrobat użyje do wypełnienia szablonu. Po wypełnieniu możesz zaznaczyć opcję „Nie pokazuj ponownie”, aby zapisać ją na przyszłe koperty.
Krok 7. Sprawdź swoje ustawienia i kliknij „Zakończ
" Spowoduje to otwarcie okna Ustawienia hasła.
Krok 8. Zaznacz pole „Wymagaj hasła, aby otworzyć dokument”
Umożliwi to wprowadzenie hasła.
Krok 9. Utwórz hasło do koperty
Nowsze wersje programu Acrobat będą oceniać siłę hasła podczas wpisywania. Zostaniesz poproszony o ponowne wprowadzenie go w celu potwierdzenia.
Krok 10. Wybierz kompatybilność (opcjonalnie)
Większość użytkowników może pozostawić to w „Acrobat 7.0”, aby uzyskać maksymalną kompatybilność. Jeśli wiesz, że odbiorca używa programu Acrobat 6.0, możesz to wybrać. Jeśli wiesz, że używają XI lub nowszego, możesz wybrać to w celu zwiększenia szyfrowania hasła.
Koperty zabezpieczające nie są zgodne z wersją 5.0 lub wcześniejszą
Krok 11. Zakończ proces tworzenia
Zostaniesz ostrzeżony, że ustawienia nie zaczną obowiązywać, dopóki nie zapiszesz pliku.
Krok 12. Nałóż ostatnie poprawki na kopercie
Po zakończeniu procesu tworzenia zobaczysz swoją bezpieczną kopertę. możesz przeglądać i wprowadzać zmiany w polach oraz wypełniać odpowiednie informacje. W polu „Do” możesz umieścić instrukcje dla odbiorcy, ale upewnij się, że nie wpisujesz tutaj hasła.
Krok 13. Zapisz plik
Po zakończeniu zapisz plik na komputerze. Zapisze się jako zwykły plik PDF. Po zapisaniu pliku możesz wysłać go do dowolnej osoby jako załącznik do wiadomości e-mail lub przesłać go do usługi przechowywania w chmurze, która będzie potrzebować hasła, aby go otworzyć.
